Aufbe­wah­rungs­fris­ten für Belege und Dokumente

In diesem Artikel erklären wir Ihnen die Grundlagen rund um das Thema steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen und wie Sie Belege und Dokumente gemäß GoBD digital verwalten können.

Gesetzesgrundlage der Aufbewahrungspflicht

Die Aufbewahrungspflicht für Dokumente und Belege im Bereich des Steuerrechts ist in § 146 der Abgabenordnung (AO) verankert. Die Pflichten im Handelsrecht sind im Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) nachzulesen. 

Das Gesetz schreibt auch vor, für wen die Aufbewahrungspflicht gilt und welche Bedingungen und Regeln gelten.

Aufbewahrungsfristen

Die steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist beträgt für die meisten Dokumente 10 Jahre (allgemeine Aufbewahrungspflicht). Für bestimmte Dokumente gilt eine Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren. 

Nachstehend finden Sie einige Beispiele:

• Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren: Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Inventare...
• Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren: Geschäftskorrespondenz wie Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen...

Sollten Sie Zweifel haben, ob für ein bestimmtes Dokument eine Aufbewahrungspflicht von 6 oder 10 Jahren gilt, sollten Sie das Dokument für 10 Jahre aufbewahren.

Aufbewahrung gemäß GoBD

Vor einigen Jahren gab es eine wesentliche Neuerung im Bereich der Belegverwaltung: die novellierte GoBD. 

GoBD steht für “Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. In der GoBD werden die Anforderungen an die ordnungsgemäße Aufbewahrung definiert.

An den Aufbewahrungsfristen ändert sich nichts - diese müssen auch im Rahmen der GoBD eingehalten werden. Eine wesentliche Neuerung, die die GoBD mit sich bringt, ist die digitale Erfassung und Speicherung der Dokumente, also die Aufbewahrungsart.

Gemäß der Neufassung der GoBD dürfen Belege grundsätzlich in digitaler Form aufbewahrt und das Original vernichtet werden. Zu dieser Regel gibt es einige Voraussetzungen und Ausnahmen zu beachten. Ausgenommen von dieser Regelung sind beispielsweise Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Zolldokumente. 

Sämtliche Buchungsbelege dürfen gemäß GoBD auf Bild- oder Datenträgern gespeichert werden. Diese Bestimmung und die Regeln sind auch im Handelsgesetzbuch nachzulesen (§ 257 (3) HGB).

Scannen, Erfassen und Aufbewahren mit Mobilexpense

Mobilexpense erleichtert die Arbeit im Hinblick auf eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation gemäß GoBD. Die Mobilexpense App ermöglicht das Scannen und Erkennen von Belegen in einem. Die App arbeitet mit der sogenannten Realtime OCR (Datenerkennung in Echtzeit). Sämtliche Dokumente werden gemäß den Bestimmungen der GoBD und gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert. 

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