Risiken traditioneller Bankkreditkarten bei Geschäftsausgaben

Einleitung

Noch immer setzen viele Unternehmen darauf, dass ihre Mitarbeitenden reguläre Bankkreditkarten für Geschäftsreisen und Kundentermine nutzen.   

Dieser Ansatz bringt einige Risiken mit sich. Diese können:

• Finanzprozesse ins Wanken bringen, 
• Das Unternehmen anfällig für Betrug machen
• Und zu Ineffizienzen führen, die die Bilanz negativ beeinflussen. 

Lassen Sie uns die Risiken beleuchten, die mit der Nutzung von traditionellen Bankkreditkarten für Geschäftsausgaben einhergehen. 

Scrollen Sie direkt zum Ende, wenn Sie wissen möchten, wie Mobilexpense diese Herausforderungen effizient angeht. 

7 Risiken bei der Nutzung traditioneller Bankkreditkarten für Geschäftsausgaben 

Verzögerte Spesenabrechnung  

Transaktionen erscheinen oft erst nach mehreren Tagen in den Banking-Apps oder auf Kontoauszügen, was zu einer verzögerten Abrechnung führt. 

Das Finanzteam muss dann wertvolle Zeit darauf verwenden, Informationen zu Geschäftsausgaben von Mitarbeitenden einzuholen, um ein genaues Finanz-Reporting zu gewährleisten. Die Kontrolle über die Unternehmensfinanzen bleibt so nicht immer gewährleistet. 

Ein Beispiel: Ein leitender Angestellter tätigt eine größere Ausgabe im Namen des Unternehmens. Aufgrund der verzögerten Abrechnung erfährt das Finanzteam erst Tage später davon, was die Berücksichtigung im laufenden Budget erschwert.  

Solche Verzögerungen können zu Budgetierungsfehlern und finanziellen Abweichungen führen, die schwer zu beheben sind.

Betrugsrisiko

Der Einsatz traditioneller Bankkreditkarten birgt ein erhebliches Betrugsrisiko.

Selbst mit einer makellosen Zahlungshistorie sind Unternehmen nicht vor Gefahren geschützt. Zu den Risiken gehören betrügerische Transaktionen, die:

• Zur Sperrung von Bankkonten und Firmenkarten führen,  
• Den Kreditscore des Unternehmens beeinträchtigen,  
• Und zusätzlichen Aufwand für die Problemlösung verursachen. 

Ein Beispiel: David war 16 Jahre lang ein treuer Nutzer der "GoldCard" und nutzte sie für Geschäftsreisen im Wert von 480.000 €.  

Eines Tages fiel er Kreditkartenbetrügern zum Opfer, und seine Karte wurde trotz seiner makellosen Zahlungshistorie gesperrt.

Der Weg zur Klärung war langwierig und frustrierend, da er zahlreiche Anrufe beim Kundenservice erforderte. Am Ende war David gezwungen, eine neue Kreditkarte zu beantragen, alle Firmenabonnements zu aktualisieren und sich mit dem damit verbundenen Aufwand auseinanderzusetzen.

Diebstahlgefahr auf Geschäftsreisen  

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Auf Ihrer Geschäftsreise wird Ihr Geldbeutel gestohlen.  

Die Firmenkreditkarte, die Sie für ein wichtiges Geschäftsessen verwenden wollten, ist weg. Der erste Schritt? Den Kundenservice der Bank über die Nummer auf der Rückseite der Karte anrufen.

Aber wie soll das gehen, wenn die Karte weg ist?  

Ein Kartenverlust durch Diebstahl kann eine große Belastung sein, insbesondere während einer Geschäftsreise. Sie müssen die Karte sperren lassen und gleichzeitig eine Alternative finden, um weiterhin Geschäftsausgaben zu tätigen.

Leider ist dieses Szenario eine häufige und frustrierende Realität für viele Geschäftsreisende.  

Fehlende Kontrolle der Mitarbeiterausgaben

1. Das Prüfen von Abrechnungen gestaltet sich oft schwierig  

Nach der Vergabe von Firmenkreditkarten ist es unerlässlich, die Ausgaben der Mitarbeitenden zu kontrollieren, um sicherzustellen, dass die Karten ordnungsgemäß genutzt werden.  

Fehlt diese Kontrolle, können Ausgaben entstehen, die nicht den Unternehmensrichtlinien entsprechen oder zu hoch ausfallen.  

Das Problem bei traditionellen Kreditkarten liegt darin, dass Abrechnungen in der Regel nur einmal im Monat ankommen. Das bedeutet, dass bis zum Zeitpunkt der Überprüfung Wochen seit der eigentlichen Transaktion vergangen sein können – zu spät, um potenzielle Probleme in Echtzeit anzugehen.   

Echtzeitüberprüfungen können dabei helfen, Ausgabemuster frühzeitig zu identifizieren und Kosten zu sparen. 

2. Sie könnten unbemerkt doppelt für Softwarelizenzen zahlen

Ein weit verbreitetes Problem, das wir sowohl intern als auch in anderen Unternehmen festgestellt haben, ist, dass Mitarbeitende in verschiedenen Abteilungen individuelle Softwarelizenzen besitzen, z. B. für Sales Navigator, Asana oder LinkedIn Premium. Diese könnten effizient in einer zentralen Unternehmenslizenz zusammengefasst werden, um Kosten zu sparen.   

Eine detaillierte Ausgabenanalyse kann zudem Muster aufdecken, wie häufig gebuchte Hotels, wodurch Unternehmen bevorzugte Konditionen aushandeln und interne Richtlinien zur Kostensenkung implementieren können.  

In einigen Fällen haben wir auch festgestellt, dass für ungenutzte Dienste weiter bezahlt wurde, weil die Ausgaben nicht den jeweiligen Nutzern zugeordnet waren.  

Diese Beispiele zeigen, wie wichtig eine regelmäßige Überprüfung der Ausgaben ist, um Einsparpotenziale zu identifizieren.   

Ohne sorgfältige Überwachung ist es schwierig, Möglichkeiten zur Konsolidierung von Lizenzen und Abonnements zu erkennen.  

Übersehene Gebühren und Kosten  

Traditionelle Bankkreditkarten haben oft versteckte monatliche oder jährliche Gebühren sowie hohe Zinssätze. Diese werden häufig auf Auslandstransaktionen und Geschäftskonten angewendet.  

Wenn Unternehmen die verfügbaren Kartenoptionen nicht richtig vergleichen, zahlen sie möglicherweise unnötig hohe Gebühren.

Firmen, die Zahlungen in mehreren Währungen abwickeln, sehen oft nicht, wie schnell sich die Kosten summieren. Währungsaufschläge von 1,5 % bis 2 % oder mehr werden oft übersehen und können sich im Laufe der Zeit zu erheblichen versteckten Ausgaben entwickeln.

Offene Salden belasten den Cashflow  

Wird der Saldo auf einer Firmenkreditkarte nicht rechtzeitig beglichen, entstehen erhebliche Zinskosten. Dies hat negative Auswirkungen auf den Cashflow und den Kreditscore des Unternehmens. 

Papierbasierte Belege gehen verloren  

Was passiert, wenn es zu einem Feuer oder einer Überschwemmung kommt? Viele Unternehmen investieren erhebliche Summen in die Aufbewahrung von Papierbelegen, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen. 

Ein papierloser Ansatz, besonders bei Spesenabrechnungen, könnte das Risiko deutlich reduzieren.  

Papierbelege können leicht verloren gehen, was Audits erschwert und Compliance-Probleme verursachen kann.

Zudem verblassen thermisch gedruckte Belege mit der Zeit. Nach ein paar Jahren stehen Unternehmen oft vor dem Problem, dass wichtige Informationen auf den Belegen nicht mehr lesbar sind.

Wie Mobilexpense-Karten diese Risiken reduziert

Echtzeit-Tracking von Ausgaben  

Mobilexpense erfasst Ausgaben in Echtzeit, sodass Mitarbeitende, Manager und das Finanzteam alle Transaktionen sofort einsehen können.  

Diese Funktion reduziert die üblichen Verzögerungen, die bei traditionellen Firmenkreditkarten auftreten, und sorgt für stets aktuelle Finanzdaten.

Durch den optimierten Abrechnungsprozess minimiert Mobilexpense finanzielle Diskrepanzen und fördert ein effizientes Budgetmanagement.

Erweiterte Sicherheitsfunktionen

Mobilexpense bietet fortschrittliche Sicherheitsfunktionen, um Betrug effektiv vorzubeugen.  

Unternehmen können Ausgabenlimits festlegen, Karten bei Bedarf sofort sperren und Echtzeit-Benachrichtigungen bei verdächtigen Aktivitäten erhalten.

Zusätzlich sorgt die Funktion für private Transaktionen dafür, dass persönliche und geschäftliche Ausgaben getrennt werden, was das Risiko von Betrug weiter reduziert.

Die Verwendung einer einzigen Karte für alle Geschäftsausgaben kann riskant sein. Bei einem Betrugsfall wird die Karte möglicherweise gesperrt – entweder von der Bank oder durch Sie selbst, und es folgt der mühsame Prozess der Kartenneubeantragung.

Mit Mobilexpense-Karten können Sie so viele Kreditkarten verwenden, wie nötig, sogar eine eigene Karte für jeden Anbieter – und das alles ohne Mehrkosten.

Virtuelle Kartenlösungen für Unternehmen 

Mit Mobilexpense können Unternehmen sowohl physische als auch virtuelle Karten nutzen. Finanzteams können auf beiden Kartentypen Ausgabenlimits und tägliche Pauschalen festlegen.

Bei Verlust oder Diebstahl einer Karte kann diese sofort gesperrt und eine neue virtuelle Karte direkt ausgestellt werden. Dies schützt die Geschäftskonten und sorgt dafür, dass der Betrieb problemlos weiterläuft.  

Diese Flexibilität ist besonders nützlich für Geschäftsreisende, die sich sicher fühlen können, selbst wenn sie ihre physische Karte verlieren.

Echtzeit-Einblicke und Ausgabentransparenz

Mit Mobilexpense-Karten haben Unternehmen Echtzeit-Einblicke in ihre Ausgaben, was eine kontinuierliche Überwachung der Kosten ermöglicht.

Diese Funktion unterstützt das Budgetmanagement und stellt sicher, dass die Ausgaben mit den finanziellen Zielen des Unternehmens übereinstimmen.  

Zusätzlich bieten die Analysetools der Plattform die Möglichkeit, Ausgabentrends zu erkennen. Diese Einblicke helfen bei fundierten Entscheidungen, wie zum Beispiel bei der Aushandlung besserer Konditionen mit häufig genutzten Dienstleistern.  

Automatisierte Kontrolle der Mitarbeiterausgaben

Mobilexpense bietet eine automatisierte Überwachung von Mitarbeiterausgaben mit detaillierten Berichten und automatischen Warnmeldungen bei Verstößen gegen die Unternehmensrichtlinien.

Dieser proaktive Ansatz sorgt dafür, dass alle Ausgaben im Einklang mit den Unternehmensrichtlinien stehen, was das Risiko unerwarteter Kosten reduziert und finanzielle Kontrolle sichert.  

Unternehmen können mit Mobilexpense einfach Ausgabenlimits umsetzen und eine konsistente Spesen- und Reisekostenpolitik gewährleisten.  

Wege zur Kostensenkung und Optimierung 

Mobilexpense bietet Kreditkarten ohne Fremdwährungsgebühr. So sparen Unternehmen bei internationalen Transaktionen, da keine zusätzlichen Gebühren anfallen.

Diese Funktion ist besonders wertvoll für Unternehmen mit globaler Präsenz, wo die effiziente Verwaltung von Auslandszahlungen entscheidend ist.  

Dank der Tracking-Funktion können Unternehmen doppelte Abonnements leicht erkennen und konsolidieren. Dies führt zu Kosteneinsparungen und effizienterer Ressourcenverwaltung. 

Durch optimiertes Abonnementmanagement hilft Mobilexpense, unnötige Kosten zu vermeiden und die finanzielle Kontrolle zu verbessern. 

Automatisierte Zahlungserinnerungen

Das automatisierte Ausgabenmanagement von Mobilexpense hilft Unternehmen, den Überblick über ihre Zahlungen zu behalten. 

Dank Echtzeit-Tracking und automatisierten Erinnerungen werden Kreditkartensalden monatlich fristgerecht beglichen, wodurch Zinsen vermieden und der Kreditscore geschützt werden.

Diese Automatisierung reduziert das Risiko von Zahlungsverzögerungen und den damit verbundenen Gebühren.  

Digitale Dokumentation und GoBD-Konformität  

Mit Mobilexpense wird der gesamte Prozess des Ausgabenmanagements digitalisiert, sodass Mitarbeitende ihre Belege direkt in das System hochladen können.  

Die Einhaltung der GoBD-Vorgaben stellt sicher, dass alle Dokumente revisionssicher archiviert und bei Bedarf problemlos für Audits verfügbar sind, wodurch das Risiko von verlorenen Dokumenten reduziert wird.  

Durch die Umstellung auf digitale Dokumentation wird der Prüfprozess effizienter und fehlerfreier gestaltet, was den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert.  

Fazit

Traditionelle Bankkreditkarten mögen auf den ersten Blick praktisch erscheinen, doch sie bergen Risiken, die das Finanzmanagement und die Effizienz beeinträchtigen können.  

Mit Mobilexpense können Unternehmen diese Risiken reduzieren und mehr Kontrolle über ihre Ausgaben gewinnen. 

Durch Funktionen wie Echtzeit-Tracking, verbesserte Sicherheit und detaillierte Berichte wird das Ausgabenmanagement vereinfacht, die Kosten gesenkt und das Risiko von Betrug minimiert.

Für Unternehmen, die ihre Ausgabenverwaltung effizienter gestalten möchten, bietet Mobilexpense eine verlässliche und kostengünstige Alternative zu klassischen Bankkarten.