Viele dieser umfangreichen und zeitraubenden Tätigkeiten sind zwar notwendig, dank der heutigen Technik und neuen Regelungen können einige Arbeiten jedoch erheblich vereinfacht werden.
In diesem Beitrag erfahren Sie die Grundlagen rund um die Entwicklungen im Bereich Belegerfassung und -aufbewahrung für die Reisekostenabrechnung gemäß GoBD.
Belege für die Reisekostenabrechnung erfassen und aufbewahren
Belegerfassung
Das manuelle Erfassen von Belegen gehört längst der Vergangenheit an. Dank der Neufassung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) dürfen Belege wie Hotel- und Restaurantrechnungen, Tankquittungen, Eintrittskarten usw. nun ortsunabhängig mobil gescannt werden. In vielen Fällen darf der Originalbeleg sogar vernichtet werden (mehr dazu später).
Ein Reisender kann mit seinem mobilen Endgerät (Smartphone oder Tablet) von jedem Ort der Welt seine Belege zeitnah mobil erfassen und an das heimische Computersystem senden. Dies geschieht mit der richtigen Reisekosten-App in OCR-Realtime (Echtzeit), ohne Verzögerung und ohne Internetverbindung.
Belegaufbewahrung
Auch für die Aufbewahrung von Belegen und Dokumenten ist eine Neuerung in Kraft getreten: Die novellierte GoBD erlaubt nicht nur das mobile Scannen sämtlicher Belege, sondern ermöglicht ebenfalls das Vernichten der Originale.
In Sachen Belegaufbewahrung gemäß GoBD gibt es einige Aspekte zu beachten.
Zunächst entfällt die Aufbewahrung der Originale in Papierform nicht für alle Belege. Ausgenommen sind (unter anderem) Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Zolldokumente.
Bei Belegen, bei denen die Originale vernichtet werden dürfen, schreibt der Gesetzgeber einige Bedingungen vor. Beispielsweise ist der ständige Zugriff zu gewährleisten. Unternehmen und Steuerbehörden müssen also jederzeit in der Lage sein, die im System gespeicherten Daten abzurufen.
Gemäß GoBD muss ein digitaler Beleg fälschungssicher sein. Dies bedeutet, dass der Beleg nicht im Nachhinein angepasst (gefälscht) werden kann.
GoBD konforme Reisekostenabrechnung
Dank der oben beschriebenen Neuerungen ist das Erstellen einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung vereinfacht worden.
Der tägliche Kampf mit unzähligen Quittungen, die zudem schnell unlesbar (Thermopapier) werden, ist vorbei. Um einige manuelle Tätigkeiten kommt jedoch kein Unternehmer und kein Reisender umhin: Eine korrekte Reisekostenabrechnung erfordert bestimmte manuell einzutragenden Pflichtangaben, damit sie vom Finanzamt anerkannt wird.
Sind diese Angaben einmal im System hinterlegt, kann die Reisekostenabrechnung mit wenigen Klicks erstellt werden. Die Werte der Verpflegungspauschalen und der Übernachtungspauschalen können ebenso einmalig gespeichert werden.
Der Arbeitgeber berechnet die Reisekosten entweder mit den aktuellen gesetzlichen Pauschbeträgen der Reisekostenpauschalen oder er gibt eigene Werte in sein System ein.
Die praktische Reisekosten-App von Mobilexpense - mit integrierter Kreditkartenfunktion - erfasst und verarbeitet sämtliche eingescannten Daten und Belege und erstellt die komplette Reisekostenabrechnung.
Reisekostenabrechnung mit Mobilexpense
Dank der innovativen Reisekosten-App von Mobilexpense erstellen Sie nicht nur Ihre Reisekostenabrechnung im Handumdrehen, sondern scannen, erfassen, übermitteln und speichern Sie sämtliche Belege Ihrer reisenden Mitarbeiter aus allen Ländern und Zeitzonen.
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