Während einer Dienstreise haben Belege jedoch die Tendenz, verloren zu gehen, zerstört, unleserlich oder anderweitig unbrauchbar zu werden.
Wer hat nicht schon einmal eine Rechnung in der Laptoptasche vergessen oder die Hand in die Jackentasche gesteckt, nur um eine zerknitterte Quittung von vor Wochen (oder Monaten) herauszuziehen? Vielen von uns ist dies sicherlich schon passiert.
Daher stellt sich die Frage, wie reisende Mitarbeiter verhindern können, dass ihnen Kostenerstattungen aufgrund fehlender Kaufbelege entgehen.
Was gilt als gültiger Kaufnachweis?
Mitarbeiter können bei der Beantragung von Kostenerstattungen entweder eine Rechnung oder eine Quittung als Kaufnachweis vorlegen. Beide Belege sind für die meisten Steuerbehörden gültige Unterlagen. Es gibt jedoch einen Unterschied.
Rechnung
Eine Rechnung ist ein Dokument, das vom Verkäufer/Lieferanten an den Käufer (in diesem Fall den reisenden Mitarbeiter) für den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen ausgestellt wird.
Eine Rechnung enthält gewöhnlich eine Auflistung der gekauften Produkte/Dienstleistungen, deren Mengen und vereinbarte Preise für jeden Artikel, die dem Käufer mit dem Kaufdatum überlassen wurden.
Zahlungsbedingungen werden in der Regel ebenfalls angegeben. Eine Rechnung kann angeben, ob die Zahlung vollständig, teilweise oder noch nicht erfolgt ist. In vielen Fällen ist eine Rechnung jedoch auf das Datum der Leistung ausgestellt, mit Angabe von Zahlungsziel in der Zukunft (z.B. Rechnungsdatum = Lieferdatum. Zahlungsziel 30 Tage).
Quittung
Eine Quittung ist ein Dokument, das dem Käufer bestätigt, dass der Verkäufer/Lieferant die Zahlung für Waren oder Dienstleistungen erhalten hat.
Quittungen dienen als fiskalischer Nachweis und müssen bestimmte Mindestangaben enthalten.
Gültigkeit des Kaufnachweises
Um als Kaufnachweis akzeptiert zu werden, müssen Rechnungen und Quittungen - je nach Land - bestimmte Mindestangaben enthalten.
Kann ich Ausgaben ohne Kaufnachweis geltend machen?
Grundsätzlich ist für eine Kostenerstattung durch den Arbeitgeber ein Beleg (Nachweis) erforderlich. Schließlich braucht auch das Unternehmen wiederum diesen Beleg für seine Buchhaltung. Arbeinehmer können, abhängig von den Spesenrichtlinien Ihres Arbeitgebers, Ausgaben auch ohne Beleg erstattet bekommen.
Um Ausgaben ohne Kaufnachweis geltend zu machen, müssen Sie den Grund für das fehlende Dokument erklären und eine unterschriebene Erklärung vorlegen, die die Ausgabe rechtfertigt und bestätigt, dass der von Ihnen angegebene Betrag korrekt ist. Diese unterschriebene Erklärung wird als eidesstattliche Erklärung bezeichnet.
Die Regeln rund um fehlende Belege und Erklärungen können je nach Unternehmen und Land abweichen.
Warum eine eidesstattliche Erklärung für fehlende Belege?
Um Betrug so weit wie möglich einzudämmen, erstatten die meisten Unternehmen keine Auslagen, die durch den Arbeitgeber nicht nachweisbar sind.
Unternehmen benötigen rechtlich gültige Dokumente, um die Geschäftsausgaben ihrer Mitarbeiter erstatten zu können. Dies dient unter anderem zur Sicherstellung der Konformität der Ausgaben gemäß Unternehmensrichtlinien und den steuerlichen Bestimmungen.
Ist ein Dokument nicht verfügbar, können Arbeitnehmer eine Geschäftsausgabe in vielen Fällen dennoch - nach Ermessen Ihres Arbeitgebers - mithilfe einer eidesstattlichen Erklärung geltend machen.
Jedoch verlangen die meisten Steuerbehörden einen fiskalischen Kaufnachweis (Rechnung oder Quittung) für Steuererklärungen, was bedeutet, dass diese eidesstattlichen Erklärungen nicht für die Mehrwertsteuererstattung verwendet werden können.
Wie weise ich Erstattungsansprüche ohne Kaufnachweis nach?
Das Feature für verlorene Belege und eidesstattliche Erklärungen gehört zum Standard Produktangebot von Mobilexpense. Sobald diese Funktion aktiviert ist, können Benutzer eine Ausgabe und den dazugehörigen Betrag ohne Vorhandensein eines Belegs zertifizieren.
Durch die Aktivierung dieser Option wird ein Kontrollfeld auf Ebene der Ausgabeposition eingeführt, das es den Benutzern ermöglicht, fehlende Kaufnachweise zu kennzeichnen und stattdessen eine unterschriebene eidesstattliche Erklärung vorzulegen.
Durch Aktivieren des Feldes "Fehlender Kaufnachweis" erhalten Benutzer ein Textfeld, in dem sie den Grund für den fehlenden Beleg angeben können, sowie einen Button zum Erstellen der eidesstattlichen Erklärung.
Für einen einfachen Zugriff des Controllers auf diese eidesstattlichen Erklärungen wird die PDF-Datei während der Kontrolle des Spesenberichts in einem Popup-Fenster geöffnet. Controller können die eidesstattliche Erklärung je nach Bedarf ausdrucken oder löschen.
Zusammenfassung
Ein Kaufnachweis ist wichtig für Reisende und Controller. Kaufbelege gewährleisten sowohl exakte und zeitnahe Erstattungen als auch die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen.
Die Steuerbestimmungen ändern sich langsam auf der ganzen Welt. Während physische Unterlagen früher obligatorisch waren, setzen immer mehr Länder auf digitalisierte Dokumente und vollständig papierlose Steuerprozesse.
Wir wissen, dass Mitarbeiter eine reibungslose Erfahrung bei der Abrechnung ihrer Ausgaben mit einer mobilen App genießen. Dies ermöglicht es ihnen, Kaufbelege sofort und ortsunabhängig zu scannen. Das Risiko eines Verlusts oder einer Beschädigung des Kaufbelegs wird damit eliminiert.
Für jene Tage, an denen es einfach zu hektisch zuging oder das Einscannen eines Belegs vergessen wurde, ist die eidesstattliche Erklärung für fehlende Kaufnachweise ein nützliches Tool, das in Ihrem Expense Management zur Verfügung stehen sollte, um Ihre Mitarbeiter und Controller zufrieden zu stellen.
