Inhalt des Bundesreisekostengesetzes (BRKG)
Das BRKG umfasst 16 Paragraphen und trat erstmals 2005 in Kraft. Die letzte Änderung fand am 28. Juni 2021 statt. Herausgegeben wurde das BRKG vom Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz.
Die 16 Paragraphen des BRKG behandeln sämtliche Regeln rund um die Reisekostenvergütung. So verschafft das Gesetz beispielsweise Klarheit über Unterschiede zwischen privaten und dienstlichen Fahrten sowie die Bestimmungen rund um die entsprechenden Vergütungen.
Nachstehend finden Sie einige Kernpunkte des Bundesreisekostengesetzes zusammengefasst. Beachten Sie, dass es sich hierbei um eine Auswahl bestimmter Kerninhalte handelt. Es wurden weder alle Vorschriften aufgenommen, noch wird in diesem Artikel auf alle Besonderheiten und Ausnahmen eingegangen. Die genauen Regelungen entnehmen Sie bitte dem BRKG selbst.
Definition einer Dienstreise
Dienstreisen sind gemäß Bundesreisekostengesetz Reisen, die zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte dienen.
Dienstreisen sollen nur durchgeführt werden, wenn sie aus dienstlichen Gründen notwendig sind. Sie müssen - grundsätzlich - schriftlich oder elektronisch angeordnet oder genehmigt worden sein.
Eine Dienstreise beginnt mit der Abreise und Ankunft an der Wohnung bzw. Dienststätte.
Die genauen Bestimmungen rund um die Definition der Dienstreise lesen Sie in § 2 des BRKG.
Anspruch auf Reisekostenvergütung
Dienstreisende erhalten auf Antrag eine Vergütung der dienstlich veranlassten Reisekosten. Der Anspruch auf Reisekostenvergütung muss innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung der Reise schriftlich geltend gemacht werden. Belege sind auf Anforderung innerhalb von drei Monaten vorzulegen.
Die genauen Bestimmungen rund um den Anspruch, wo auch das Thema Kürzungen angeschnitten wird, finden Sie in § 3 des BRKG.
Fahrt- und Flugkostenerstattung
Entstandene Kosten für Fahrten auf dem Luft-, Land- oder Wasserweg werden erstattet. Es wird jeweils die Beförderung der niedrigsten Klasse des jeweiligen Transportmittels vergütet. Eventuelle Fahrpreisermäßigungen sind hierbei zu berücksichtigen.
Wurde aus triftigem Grund ein Mietwagen oder ein Taxi benutzt, werden die entstandenen notwendigen Kosten vergütet.
Ein Anspruch auf Fahrtkostenerstattung besteht nicht, wenn eine unentgeltliche Beförderungsmöglichkeit zur Verfügung steht.
Die Regeln rund um die Fahrtkostenerstattung sind in §4 festgelegt.
Wegstreckenentschädigung
Das Gesetz sieht einen Unterschied zu den genannten Fahrtkostenerstattungen in § 4 und der sogenannten "Wegstreckenentschädigung" vor. Diese wird für Fahrten gewährt, die mit Beförderungsmitteln stattfinden, die nicht Teil des vorherigen Paragraphs sind. Dies sind insbesondere Kraftfahrzeuge (Autos, Moped, Motorrad), was auf viele Dienstreisende zutrifft. Auch das Fahrrad ist Teil der Wegstreckenentschädigung.
Die genauen Bestimmungen und Ausnahmen zur Wegstreckenentschädigung für Dienstreisende finden Sie in § 5.
Tagegeld
Das Tagegeld gilt als Ersatz von Mehraufwendungen für Verpflegung. Es wird auch als Verpflegungspauschale oder umgangssprachlich als Verpflegungsmehraufwand bezeichnet.
Zur Höhe für das Tagegeld im Inland wird auf das Einkommensteuergesetz verwiesen. Die Pauschalen für das Ausland werden jährlich vom Bundesfinanzministerium in einem Schreiben bekanntgemacht.
Gemäß §6 des BKRG besteht kein Anspruch auf Tagegeld, wenn "Dienststätte oder der Wohnung und der Stelle, an der das Dienstgeschäft erledigt wird, nur eine geringe Entfernung" besteht.
Auch wird das Thema Kürzungen behandelt. Erhalten Dienstreisende unentgeltlich Verpflegung von ihrem Arbeitgeber oder einem Dritten, werden von der Tagespauschale für das Frühstück 20 % und für das Mittag- und Abendessen je 40 % des Tagessatzes für einen vollen Kalendertag einbehalten. Gleiches gilt, wenn das Entgelt für Verpflegung in den erstattungsfähigen Fahrt-, Übernachtungs- oder Nebenkosten enthalten ist.
Die genauen Bestimmungen lesen Sie in §6 des Bundesreisekostengesetzes.
Übernachtungsgeld
Für eine notwendige Übernachtung erhalten Dienstreisende in Deutschland eine Übernachtungspauschale von 20 Euro. Höhere Kosten werden erstattet, wenn eine Notwendigkeit vorliegt.
Neben dem Übernachtungsgeld für das Inland gibt es Übernachtungspauschalen für das Ausland. Die Werte für das Ausland unterscheiden sich teilweise erheblich von denen des Inlands. Alle aktuellen Höchstwerte für 180 Länder sind in der aktuellen Tabelle des BMF nachzulesen.
Zu beachten gilt, dass die Übernachtungspauschale nicht in jedem Fall gewährt wird. So wird Übernachtungsgeld nicht für die Dauer der Benutzung von Beförderungsmitteln gewährt (z.B. Reise über Nacht). Alle Ausnahmen sind in § 7 nachzulesen.
Reisenebenkosten
Zur Erledigung des Dienstgeschäfts notwendige Auslagen, die nicht nach den §§ 4 bis 9 zu erstatten sind, werden als Nebenkosten erstattet.
Entfällt eine Dienstreise aus einem von der oder dem Bediensteten nicht zu vertretenden Grund, werden durch die Vorbereitung entstandene, nach diesem Gesetz abzugeltende Auslagen erstattet.
Die genauen Bestimmungen rund um die Erstattung sonstiger Kosten lesen Sie in § 10. Die Regeln rund um die Auslagenerstattung bei längerem Aufenthalt am Geschäftsort sind in § 8 geregelt, die Aufwands- und Pauschvergütung in § 9.
Besonderen Fälle oder Krankheit
Auf einer Dienstreise läuft nicht immer alles nach Plan. Bestimmungen rund um die Bemessung der Reisekostenvergütung in besonderen Fällen finden Sie in § 11 ausführlich beschrieben. Diese sind für besondere Fälle wie Dienstreisen aus Anlass der Versetzung, Abordnung oder Kommandierung usw zu beachten. Auch Reisen Einstellungsreisen und Reisen zum Zwecke der Fortbildung mit teilweise dienstlichem Interesse, werden hier thematisiert.
Krankenhausaufenthalt während der Dienstreise, insbesondere Auslagenerstattung und Besuchsreisen, sind Thema von § 12.
Verbindung von Dienstreisen mit privaten Reisen
Nicht selten wird eine Dienstreise ein paar Tage verlängert, um einen privaten Urlaub zu verbringen. Dies ist natürlich grundsätzlich möglich, jedoch sieht das Bundesreisekostengesetz klare Regeln für die Verbindung von Dienstreisen mit privaten Reisen vor.
Werden Dienstreisen mit privaten Reisen verbunden, wird die Reisekostenvergütung so bemessen, als ob nur die Dienstreise durchgeführt worden wäre.
Werden Dienstreisen mit einem Urlaub von mehr als fünf Arbeitstagen verbunden, werden nur die zusätzlich für die Erledigung des Dienstgeschäfts entstehenden Kosten als Fahrtauslagen erstattet. Tage- und Übernachtungsgeld wird für die Dauer des Dienstgeschäfts sowie für die zusätzliche Reisezeit gewährt.
Weitere Bestimmungen, unter anderem auch rund um die Unterbrechung und vorzeitige Beendigung der Reise, lesen Sie in § 13 des BRKG.
Auslandsdienstreisen
Auslandsdienstreisen sind Dienstreisen im oder ins Ausland. Auch Reisen vom Ausland in das Inland gehören dazu. Dienstreisen der im Grenzverkehr tätigen Beamtinnen und Beamten im Bereich ausländischer Lokalgrenzbehörden gelten gemäß Bundesreisekostengesetz nicht als Auslandsdienstreisen.
Die genaue Definition entnehmen Sie § 14 des BRKG. Übrigens, die Pauschalen für Auslandsreisen (Tagegeld und Übernachtungsgeld) sind nicht Teil des Bundesreisekostengesetz. Sie werden über das Bundesfinanzministerium bekannt gegeben. Dieses veröffentlicht jährlich ein Schreiben mit den jeweils geltenden Pauschbeträgen für Auslandsdienstreisen (Schreiben des BMF 2024).
Trennungsgeld
Mitarbeiter, die an einen Ort außerhalb des Dienst- und Wohnortes ohne Zusage der Umzugskostenvergütung abgeordnet werden, erhalten für die ihnen dadurch entstehenden notwendigen Aufwendungen unter Berücksichtigung der häuslichen Ersparnis ein Trennungsgeld. Notwendige Mehrauslagen werden ganz oder teilweise erstattet.
Die genauen Bestimmungen rund um das Trennungsgeld lesen Sie in § 15 des Bundesreisekostengesetzes.
Verwaltungsvorschriften
Gemäß § 16 werden allgemeine Verwaltungsvorschriften zum BRKG vom Bundesministerium des Innern erlassen. Verwaltungsvorschriften zu den Sondervorschriften für die Reisekostenvergütung für Auslandsdienstreisen erlässt das Bundesministerium des Innern im Einvernehmen mit dem Auswärtigen Amt.
Gesetzeskonforme Berechnung gemäß BRKG
Die Beachtung und ordnungsgemäße Umsetzung der Vorschriften bezüglich einer Dienstreise kann zeitaufwändig und anspruchsvoll sein. Leicht schleichen sich Fehler bei der Berechnung ein.
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