Schickte man früher Belege per Post an das heimische Unternehmen, scannt man diese heutzutage einfach mobil mit dem Smartphone und eine Reisekosten App übermittelt alle Daten in Echtzeit an den heimischen Server.
In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Grundlagen der digitalen Belegerfassung und was es dabei zu beachten gilt. Auch verraten wir Ihnen einige Neuerungen zum Thema Belegverwaltung der letzten Jahre.
Belegerfassung von jederorts
Ob während der Auswärtstätigkeit oder beim Messebesuch - Arbeitnehmer haben regelmäßig Kosten, die sie sich im Nachhinein vom Arbeitgeber erstatten lassen möchten. Für die Erstattung dieser Kosten im Rahmen der Reisekostenabrechnung ist ein Beleg erforderlich.
Insbesondere bei längeren Dienstreisen oder diversen Ausgaben wird der Stapel an Papierbelegen schnell unübersichtlich.
Auch von unterwegs möchte man flexibel sein. Belege, die sich täglich anhäufen, sollten möglichst zeitnah erfasst und bearbeitet werden. Dank Reisekosten-Apps lassen sich Papierbelege von jederorts scannen und per Echtzeit an den heimischen Server übermitteln.
Vorbei sind die Zeiten, in denen Belege verloren gingen oder mit der Hose in der Waschmaschine landeten.
Belegverwaltung: Digital oder in Papierform?
Schon seit einigen Jahren geht der Trend Richtung digitale Belegerfassung und -verwaltung. In vielen Unternehmen werden Belege digital erfasst, übermittelt und verwaltet. Rechnungen von elektronischen Käufen und Buchungen werden ohnehin meist digital versandt.
Eine digitale Speicherung ermöglicht unbegrenzten Zugriff auf sämtliche Dokumente. Belege sind jederzeit abrufbar und einsehbar.
Doch da war doch was... genau, die gesetzlichen Anforderungen! Um dem Gesetz in Sachen Belegverwaltung gerecht zu werden, haben Unternehmen die Belege zwangsläufig weiterhin in Ordnern abgeheftet, gemäß der gesetzlichen Vorschriften rund um die Aufbewahrung.
Natürlich geht die Digitalisierung auch am Gesetzgeber nicht vorbei. Dank der novellierten GoBD gibt es eine wichtige Neuerung in Sachen Belegverwaltung.
Belege Scannen und Digitalisieren gemäß GoBD
Mobiles Scannen, also digitale Belegverwaltung, ist noch ein relativ neues Thema. Bisher gab es zahlreiche Beschränkungen, u.a. was die Aufbewahrung (digital vs. in Papierform) der Belege angeht.
Neue Regelungen, die sich an die Möglichkeiten der digitalen Belegerfassung, -speicherung und -aufbewahrung anpassen, mussten zunächst in der GoBD verankert werden.
Die novellierte GoBD bringt zahlreiche Neuerungen und Vorteile für Arbeitnehmer und Unternehmen mit sich mit.
Dank der Neufassung der GoBD ist das mobile Scannen von unterwegs kein Problem mehr. Der Reisende darf von jederorts im In- und Ausland seine Belege mit seinem mobilen Endgerät scannen und zur weiteren Verarbeitung an das heimische Computersystem senden.
Auf der Dienstreise können sämtliche Hotel- und Restaurantrechnungen, Tankbelege, Eintrittskarten und dergleichen bequem von unterwegs mobil gescannt und in Echtzeit an den heimischen Server übermittelt werden.
Diese Neuerungen ermöglichen dem Reisenden eine zeitnahe und ortsunabhängige Erfassung seiner Belege und in vielen Fällen auch eine schnellere Bearbeitung.
Digitale Belegerfassung mit Mobilexpense
Die innovative
Reisekosten-App von Mobilexpense erleichtert die Arbeit rund um die digitale Belegerfassung und im Hinblick auf eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation. Die Reisekosten-App ermöglicht das Scannen, Erfassen und Digitalisieren von Belegen. Die Datenerkennung erfolgt direkt auf dem mobilen Endgerät in Echtzeit. Die App arbeitet mit der sogenannten ‘
Realtime OCR’ (Datenerkennung in Echtzeit). Die eingegebenen Daten können sofort kontrolliert werden, bevor die Eingabe per Smartphone oder Tablet bestätigt wird.
Der mobile Charakter des Reisekosten-Managements fragt nach einem Realtime Scan und einem Erkennen in einem Vorgang, ohne Verzögerung bei der Eingabe, am liebsten integriert in eine Reisekosten-App, die auch offline arbeitet. All das bietet die Reisekosten-App von Mobilexpense. Alles rund um Ihre Belegerfassung auf Dienstreisen und eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation steckt in dieser praktischen App. Sparen Sie wertvolle Zeit und lassen Sie die App für sich arbeiten!
