Die Vorteile von digitalem Reise­kos­ten­ma­nage­ment

Doch es gibt eine Alternative zum manuellen Reisekostenmanagement: Digitalisierung. 

In diesem Artikel verraten wir Ihnen einige Grundlagen und Vorteile des digitalen Reisekostenmanagements.

Reisekostenmanagement digitalisieren

1. Belege

Die Zeiten, wo Belege und Quittungen manuell gebucht und in Ordnern abgeheftet werden mussten, sind Vergangenheit. Viele Belege bestehen auch heute noch aus Thermopapier, das im Laufe der Zeit verblasst und die Belege unlesbar macht.

Gemäß der Neufassung der GoBD dürfen Belege gescannt und - in vielen Fällen - auch der Originalbelege vernichtet werden.

Mit der GoBD konformen Lösung von Mobilexpense ist der Zugriff auf alle gespeicherten Daten jederzeit möglich und werden die gesetzlichen Vorschriften rund um Aufbewahrungsdauer und Serverstandort eingehalten.

2. Pauschalen

Erstattet ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern die Mehraufwendungen für Verpflegung und Unterkunft anhand von Pauschalen, lassen auch diese sich im digitalen Reisekostenmanagement ganz einfach berechnen.

Insbesondere bei den Pauschalen (Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungspauschale und Kilometerpauschale) gibt es zahlreiche Regeln, Besonderheiten und Ausnahmen, die es zu beachten gilt. Nicht selten verwechseln Mitarbeiter Kilometerpauschale (für dienstlich veranlasste Fahrten mit dem privaten PKW) und die Pendlerpauschale (für Fahrten von und zur Arbeitsstätte). 

Viele reisende Mitarbeiter, die mit unterschiedlichen Transportmitteln in verschiedene Länder und Zeitzonen reisen - leicht schleichen sich bei der manuellen Verarbeitung der Reisedaten Fehler ein. Durch die Nutzung der intuitiven Mobilexpense App werden derlei Fehler vermieden.

In der App sind alle aktuellen Pauschbeträge für das In- und Ausland gemäß der aktuellen Tabelle des BMF (Bundesministerium der Finanzen) gespeichert. Natürlich können Sie auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und die App nur zur professionellen und schnellen Berechnung Ihrer Reisekosten benutzen.

3. Reisekostenabrechnung erstellen

Nicht zuletzt besteht ein wesentlicher Vorteil des digitalen Reisekostenmanagements in der Vereinfachung und Automatisierung der Reisekostenabrechnung. 

Bei erstmaligem Gebrauch bzw. Hinzufügen eines neuen Mitarbeiters, ist einmalig die Eingabe der für die Reisekostenrechnung gesetzlich vorgeschriebenen Stammdaten erforderlich. 

Trotz manuellem Eintragen der Stammdaten auf Papierformularen, lässt sich die Reisekostenabrechnung mit einer digitalen Lösung im Handumdrehen erstellen. Gemäß der Angaben zu Dienstreisen und Auslagen kann eine Reisekostenabrechnung auf Knopfdruck erstellt werden. 

Die Lösung im digitalen Reisekostenmanagement

Manuelle Reisekostenabrechnungen sind Vergangenheit. Sparen Sie wertvolle Zeit und Energie und optimieren Sie Ihr Reisekostenmanagement: Mobilexpense bietet die digitale und zukunftssichere Lösung.

Die wichtigsten Features der Reisekosten-App auf einen Blick:

• Belege digitalisieren: Belege werden mit dem Smartphone oder Tablet mobil eingescannt. Die App digitalisiert und berechnet sämtliche Daten und übermittelt diese in OCR-Realtime an den heimischen Server.
• Reisekostenpauschalen: Die auf Dienstreisen anfallenden Ausgaben für Verpflegung und Übernachtung werden von der Reisekosten-App automatisch berechnet.
• Kreditkartenintegration: Zahlungen mit der Firmenkreditkarte werden in Echtzeit verarbeitet und automatisch mit den eingescannten Belegen abgeglichen.

Daneben bietet die praktische App noch viele weitere Vorteile, die wir Ihnen gerne in einer kostenlosen Demo vorstellen.