In der heutigen zunehmend digitalisierten Geschäftswelt sind Unternehmen bestrebt, Prozesse zu optimieren. Einer der Bereiche, in denen diese Transformation deutlich spürbar ist, ist das Expense Management.
Die Umstellung von traditioneller Belegverwaltung in Papierform (in verstaubenden Aktenordnern) auf digitales Expense Management bietet zahlreiche Vorteile, insbesondere im Bereich des Travel Managements.
In diesem Artikel lesen Sie einige der neuesten Entwicklungen rund um digitales Expense Management und die Digitalisierung von Reisekostenabrechungen.
Gesetzliche Anforderungen an das Travel & Expense Management
Das Gesetz verlangt eine lückenlose Verfahrensdokumentation gemäß GoBD. Diese beinhaltet die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Dies bedeutet konkret, dass nicht nur sämtliche Belege korrekt erfasst, sondern auch die gesetzeskonforme (digitale) Speicherung und der permanenter Zugriff auf alle Daten kontinuierlich gewährleistet sein müssen.
Travel Management und die Rolle von Mobilexpense
Insbesondere im Travel Management bringt die Digitalisierung zahlreiche Vorteile mit sich. Hier kommt die Reisekosten-App von Mobilexpense ins Spiel, die die gesamte Prozesskette von der Reiseplanung bis zur Kostenabrechnung abdeckt.
Die App ermöglicht es Geschäftsreisenden, Belege mobil einzuscannen und digitale Kopien direkt über ihre Mobilgeräte hochzuladen. Das Scannen geschieht mittels OCR (Optical Character Recognition) und die Datenübermittlung erfolgt in Echtzeit.
Das zeitnahe mobile Scannen ist zudem besonders praktisch, da Papierbelege oft verloren gehen oder verblassen, während die digitale Variante sicher in der Cloud bzw. auf dem heimischen Server gespeichert wird.
Automatisierte Erstellung von Reisekostenabrechnungen
Die Reisekosten-App von Mobilexpense automatisiert den Abgleich von Belegen mit den getätigten Ausgaben und erstellt automatisch detaillierte Reisekostenabrechnungen.
Zudem verfügt die App über eine Kreditkartenfunktion, so dass sämtliche mit der Firmenkreditkarte getätigten Zahlungen automatisch den entsprechenden Belegen zugeordnet werden.
Manuellen Fehlern und Betrug werden damit vorgebeugt. Selbstverständlich werden stets aktuelle Richtlinien und Vorschriften (national und international) berücksichtigt, um sicherzustellen, dass alle Ansprüche konform sind. Auch eine unternehmensinterne Reisekostenrichtlinie kann hinterlegt werden.
Die App reduziert den Zeitaufwand für die Erstellung von Reisekostenabrechnungen erheblich - sowohl für reisende Mitarbeiter, als auch für die Buchhaltung.
Transparenz und Mobilität im Expense Management
Die digitale Erfassung von Belegen erhöht die Transparenz.
Durch die Möglichkeit, jederzeit auf digitale Kopien der Belege zugreifen zu können, können sowohl Mitarbeiter, Arbeitgeber und Steuerberater als auch die Finanzbehörde Ausgaben kontinuierlich nachvollziehen und überwachen.
Dies kann zu einer erhöhten Compliance beitragen und dabei helfen, Betrug oder Missbrauch einzudämmen. Ein weiterer entscheidender Vorteil ist die Mobilität.
Zukunftssicheres Travel & Expense Management mit Mobilexpense
Eine führende Rolle bei der Förderung im digitalen Travel & Expense Management nimmt die Reisekosten-App von Mobilexpense ein. Sie unterstützt nicht nur die Digitalisierung von Ausgaben, sondern vereinfacht auch die Erstellung von Reisekostenabrechnungen um ein Vielfaches.
Die Reisekosten-App von Mobilexpense exemplifiziert die Vorteile des digitalen Expense Management, indem sie die Effizienz steigert, Transparenz gewährleistet, Compliance unterstützt und die Erstellung von Reisekostenabrechnungen vereinfacht.
Die Zeitersparnis, die Genauigkeit und die Flexibilität, die mit der digitalen Erfassung von Belegen einhergehen, sind entscheidende Faktoren, die Unternehmen dabei helfen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und sich den Herausforderungen der modernen Geschäftswelt erfolgreich zu stellen.
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