Warum Eigenbeleg erstellen?
Ein Unternehmer darf und will seine Aufwendungen steuerlich geltend machen. Dazu muss er diese beweisen können. Dies gilt grundsätzlich auch für Mitarbeiter, die eine Erstattung ihrer Kosten in tatsächlicher Höhe beim Arbeitgeber geltend machen möchten.
Beim Tanken oder Kauf eines Produktes in einem Geschäfts erhält der Mitarbeiter einen Beleg, den er der heimischen Buchhaltung zukommen lässt, die diese bucht und aufbewahrt.
Im Regelfall werden dem Mitarbeiter die Aufwendungen in tatsächlicher Höhe erstattet. Das Unternehmen bucht Kosten und Vorsteuer entsprechend.
Geht eine Rechnung oder Quittung verloren oder wurde gar nicht ausgestellt? Dann kommen Ersatzbelege ins Spiel. Diese dienen als "Ersatzausfertigung" für den nicht vorhandenen bzw. verlorenen Originalbeleg.
Wer darf einen Eigenbeleg erstellen?
Jeder Unternehmer oder Mitarbeiter darf einen Eigenbeleg ausstellen, wenn kein Originalbeleg vorliegt. Wichtig sind die Pflichtangaben auf dem Eigenbeleg, damit dieser vom Finanzamt anerkannt wird und einer möglichen Steuerprüfung standhält.
Angaben auf dem Ersatzbeleg
Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass das Finanzamt im Falle einer Betriebsprüfung ein besonderes Augenmerk auf Ersatzbelege legen dürfte. Daher gilt, dass ein Ersatzbeleg möglichst alle bekannten Informationen umfassen sollte. Dazu gehören beispielsweise:
- Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
- Art und Datum der Aufwendung (u.a. handelsübliche Bezeichnungen)
- Rechnungsbetrag
- Grund für das Ausstellen des Eigenbeleges (Verlust des Originalbeleges)
- Datum und Unterschrift des Ausstellers
Bei Bewirtung gelten abweichende Regeln. Beispielsweise sind hier grundsätzlich ergänzende Angaben wie Anlass und Teilnehmer erforderlich und gelten Anforderung hinsichtlich Ausstellungsart und -höhe.
Was die Erstellung eines Eigenbelegs und den richtigen Umgang mit Belegen und Ausgaben betrifft, sollten Sie sich stets an Ihren Steuerberater wenden. Die in diesem genannten Artikel dienen lediglich der groben Orientierung zu der Thematik. Es gibt zahlreiche Regeln zu beachten, die nicht Gegenstand dieses Artikels sind.
Beleg verloren, was tun?
Grundsätzlich gilt, dass ein Ersatzbeleg die letzte Wahl sein sollte, um eine Ausgabe für eine Aufwendung geltend zu machen.
Können Sie eine Rechnung nicht auffinden? Geht es um einen hohen Betrag? Statt direkt einen Eigenbeleg auszustellen, können Sie versuchen, eine Kopie des Belags bzw. Neuzusendung vom Verkäufer zu erhalten. In vielen Fällen ist dies einfacher, als Sie denken. Insbesondere bei Onlinekäufen.
Ist die E-Mail mit der Rechnung verloren gegangen oder haben Sie erst gar keine Rechnung erhalten? Nehmen Sie Kontakt zu dem Verkäufer auf und bitten Sie ihn um die Zusendung der Rechnung. Ob Onlineportale wie Amazon oder kleine Onlineshops, grundsätzlich haben Sie als Käufer die Möglichkeit, eine Rechnung von einem gewerblichen Verkäufer zu erhalten.
Auch bei vielen Einkäufen in Geschäften lässt sich (in vielen Fällen) im Nachhinein eine Kopie des Belegs besorgen. Haben Sie den geschäftlichen Einkauf (z.B. neuer Laptop, Tintenpatronen...) mit der Firmenkreditkarte oder der EC-Karte (Arbeitnehmer) getätigt? Im Normalfall können Geschäft anhand der Abbuchungsdaten nachvollziehen, um welche Transaktion es ging.
Nicht zuletzt ist ein Beleg des Verkäufers nicht nur für die Buchhaltung wichtig, sondern auch für eventuelle Garantieansprüche o.ä.
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