Aufgrund der potenziellen Auswirkungen bei Fehlern und Verstößen - insbesondere international - unterliegen Gesundheitsorganisationen strengen Compliance-Bestimmungen.
Immer mehr Länder führen Sunshine Act und ähnliche Vorschriften ein, die sich jährlich ändern können. Die manuelle Kontrolle der Kosten und der von den Transparenzgesetzen geforderten Daten ist ein zeitaufwändiger und fehlerträchtiger Prozess. Besonders schwierig ist die manuelle Überwachung von Reisekosten, da die Verfolgung der Vertreter und das Reporting sehr aufwändig sind.
Dieser Artikel bietet einen Überblick über 10 Best Practices, die Unternehmen im Gesundheitswesen und in den Biowissenschaften anwenden können, um Compliance zu gewährleisten und Ausgabenprozesse zu rationalisieren.
1. Cloudbasierte Expense Tracking Systeme
Cloudbasierte Software ist für Unternehmen im Gesundheitswesen eine Standardlösung für viele Prozesse, einschließlich des Expense Managements. Entsprechende Tools sind für die Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort aus zugänglich und ermöglichen eine einfache Kommunikation in Echtzeit, was vor allem bei mobilen Arbeitsplätzen wichtig ist.
Bei der Verwendung einer cloudbasierten Expense-Lösung muss ein Unternehmen darauf achten, dass diese eine sichere und zugängliche Datenspeicherung im Einklang mit den lokalen Datenschutzbestimmungen bietet. Online HCP-Verzeichnisse wie MediSpend, Tucania, MedPro und IQVIA erfüllen diese Anforderung und ermöglichen eine schnelle und fehlerarme Dateneingabe.
2. Transparente Ausgabenrichtlinien
Unternehmen des Gesundheitswesens und der Biowissenschaften können Ausgabenrichtlinien erstellen, um die Compliance mit den komplexesten Reporting-Standards gemäß den Sunshine Acts zu gewährleisten. Die US-Verordnung sieht beispielsweise eine Ausnahme für die Meldung von Ausgaben vor, die den Betrag von 10 Dollar nicht überschreiten - eine Meldung ist erst dann erforderlich, wenn die jährliche Gesamtsumme pro Begünstigtem 100 Dollar erreicht.
In Europa dient der Offenlegungskodex der European Federation of Pharmaceutical Industries and Association (europäischer Dachverband der nationalen Verbände forschender Pharmaunternehmen sowie einzelner Pharmaunternehmen) als Rahmen.
Einzelne Ausgaben sind manuell nur schwer nachzuvollziehen, so dass die Festlegung eines Grenzwerts oder eines Warnhinweises mit Hilfe von Expense Management Software ein kluger Schachzug ist. Diese Software hilft Unternehmen bei der Festlegung und Einhaltung von Ausgabenlimits pro Person oder pro Ausgabe sowie bei der Einhaltung anderer spezifischer Vorschriften.
3. Vorabgenehmigungen
Mit der Vorabgenehmigung soll sichergestellt werden, dass die Ausgabe bewilligt wird, bevor der Mitarbeiter sie tätigt. Das bedeutet, dass ein Verantwortlicher bereits bestätigt hat, dass die Ausgabe in Übereinstimmung mit den Expense-Richtlinien und dem Etat des Unternehmens notwendig ist.
Vorab genehmigte Workflows können zur Einhaltung der Sunshine Acts beitragen, da sie keinen Raum für Spekulationen lassen: Das Budget wird in Echtzeit aktualisiert und alle Beteiligten haben jederzeit Zugriff auf den aktuellen Stand der Gesamtausgaben. Mit modernen Tools für das Expense Management wird jede Phase des Prozesses unmittelbar nachvollziehbar, wodurch potenzielle Interessenkonflikte vermieden und eine regelkonforme Ausgabe sichergestellt werden sollen.
4. Datenanalyse
Ein datenbasiertes Expense Management ist eine Priorität für moderne Unternehmen, die ihre Abläufe optimieren und gleichzeitig die geltenden Vorschriften einhalten wollen. Datenanalyselösungen ermöglichen es Unternehmen, Trends zu erkennen, Forschungsausgaben zu verwalten und ihr Ausgabenverhalten zu optimieren.
Die Datenanalyse hilft Unternehmen auch bei der Erfüllung der Transparenzanforderungen der Sunshine Acts, da derartige Lösungen Anomalien bei den Ausgaben und potenziellen Betrug erkennen können, bevor sie zu einem Problem werden.
5. Fördern Sie digitale Belege und Dokumentationen
Branchen mit anspruchsvollen Compliance-Anforderungen, wie beispielsweise das Gesundheitswesen und die Biowissenschaften, können sich nicht nur auf Belege und Dokumentationen in Papierform verlassen. Da Papierbelege verblassen, reißen oder verloren gehen können, verwenden zahlreiche Unternehmen Software, die das mobile Scannen, die Übermittlung und die digitale Speicherung von Belegen ermöglicht. Solche digitalen Prozesse vereinfachen die Verwaltung von Belegen und können Unternehmen helfen, akkurate Berichte zu erstellen.
Wenn sämtliche Belege in einer zentralen Datenbank gespeichert werden, können alle Beteiligten - vom Mitarbeiter über den Buchhalter bis hin zum Rechnungsprüfer - die Belege bei Bedarf bearbeiten, Rückfragen stellen oder Abrechnungen zur Erstattung weiterleiten. Gleichzeitig erfüllen sie die digitalen Dokumentations- und Meldepflichten, die in den Sunshine Acts festgelegt sind.
6. Kostenabgleich
Manuelle Ansätze für das Expense Management erfordern eine Unmenge an Spreadsheets. Branchen mit komplexen Transaktionen benötigen bessere Ansätze, daher setzen viele Unternehmen im Gesundheitswesen auf die Automatisierung von Abgleichprozessen.
Ein digitales Expense Management System vereinfacht den Prozess der Reisekostenabrechnung für Mitarbeiter, Verwaltung und Rechnungswesen. Diese Art der Automatisierung erhöht die Genauigkeit und gewährleistet die Compliance mit Finanzvorschriften.
7. Lieferantenverträge aushandeln
Unternehmen des Gesundheitswesens und der Biowissenschaften sollten ihre Lieferantenverträge regelmäßig überprüfen und gegebenenfalls neu aushandeln, um die Kostenkontrolle zu verbessern und die sich ändernden Richtlinien einhalten zu können.
Die Sunshine Acts beispielsweise enthalten Anforderungen für das Reporting von Lieferantenbeziehungen, was eine Überprüfung aller Lieferantenverträge unerlässlich macht.
8. Mitarbeiterschulungen
Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter dahingehend instruieren, wie sie Best Practices in allen Bereichen identifizieren, implementieren und monitoren können. Durch die Schulung der Mitarbeiter können Compliance-Risiken und ethische Fragen reduziert werden.
Mitarbeiterschulungen in Bezug auf eine korrekte Dateneingabe oder die Meldepflichten sind von entscheidender Bedeutung. Da die erstattungsfähigen Mitarbeiterausgaben in den Bilanzen der meisten Unternehmen einen erheblichen Posten ausmachen, ist dies der ideale Zeitpunkt, um das Kostenbewusstsein zu schärfen.
9. Monitoring und Prüfung
Ein weiterer wichtiger Punkt für das Expense Management in Unternehmen des Gesundheitswesens und der Biowissenschaften ist die Einrichtung eines Reporting-Systems, das die Einreichung von Belegen und Reisekostenabrechnungen durch die Mitarbeiter erleichtert. Gutes Reporting ermöglicht es den Finanzabteilungen, Trends zu erkennen, die eine weitere Optimierung des Expense Managements ermöglichen.
Durch routinemäßige Überprüfungen kann der Buchhalter die Ausgaben langfristig überwachen, potenzielle Probleme wie überhöhte Ausgaben oder betrügerische Abrechnungen erkennen und zeitnah entsprechende Maßnahmen ergreifen.
10. Kontinuierliche Prozessoptimierung
Die Gesundheitsbranche entwickelt sich stetig weiter und die Unternehmen müssen neue Entwicklungen genau im Auge behalten. Sie müssen ihre Abläufe an die neuen Herausforderungen anpassen und neue Chancen ergreifen. Proaktives Handeln und die kontinuierliche Optimierung der Prozesse im Expense Management sind der Schlüssel zum Erfolg.
Fazit
Das Expense Management hat sich im Gesundheitswesen und in der Biowissenschaft zu einem komplexen Bereich entwickelt, der viele Unternehmen nach Automatisierungslösungen suchen lässt, die die Compliance mit Richtlinien wie den Sunshine Acts sicherstellen und zusätzliche Informationen für strategische Entscheidungen liefern.
Automatisierte Software für das Expense Reporting erhöht die Compliance und verringert Betrug, wodurch die Kosten reduziert und die Produktivität gesteigert werden. Durch korrektes Reporting und mehr Transparenz bei den Gesamtausgaben erleichtern solche Tools die Einhaltung der Sunshine Acts.
Bei Mobilexpense sind wir uns der Komplexität des Expense Reportings in Unternehmen des Gesundheitswesens und der Biowissenschaften, die mit Regularien wie dem Loi Bertrand und den Sunshine Acts konfrontiert sind, bewusst.
Unsere Experten haben ihre Kenntnisse in einem E-Book über die Compliance mit den Sunshine Acts für Ausgaben im Gesundheitswesen zusammengefasst. Fordern Sie es hier an und optimieren Sie Ihre Kostenprozesse im Einklang mit den Regularien.
