Vor- und Nachteile der Firmenkreditkarte für Mitarbeiter

In diesem Artikel lesen Sie einige grundlegende Vor- und Nachteile rund um die Firmenkreditkarte, basierend auf der Erfahrung unserer Redaktion.

Vorteile der Firmenkreditkarte

Vorschuss, Auslagen und Erstattung entfallen

Auf Dienstreisen entstehen täglich Kosten, die oft direkt zu begleichen sind. Denn auch in der heutigen Zeit lässt sich nicht alles vorab online buchen und bezahlen.

Beispiele dafür sind das Tanken des Firmenwagens, Parkgebühren, Eintrittskarten für berufliche Veranstaltungen oder das Geschäftsessen mit dem Kunden.

Statt den Mitarbeitern Bargeld oder Spesen mit auf die Reise zu geben oder diese bis nach der Reise mit Erstattungen ihrer Aufwendungen zu vertrösten, bietet die Firmenkreditkarte eine praktische Lösung.

Die Mitarbeiter brauchen keinen Kassensturz mehr zu machen oder ständig in Vorlage zu treten, sondern verwenden einfach die Firmenkreditkarte ihres Unternehmens zur Bezahlung.

Weltweites Zahlungsmittel

Es gibt verschiedene Arten von Kreditkarten. Im Geschäftsleben wird meistens die klassische Kreditkarte und keine Prepaidkarte (Guthabenkarte) verwendet. Klassische Kreditkarten wie beispielsweise VISA, Master oder American Express werden an vielen Orten der Welt und in den meisten Onlineshops akzeptiert.

In Kombination mit einem guten Kartenmanagement-System bieten Firmenkreditkarten unübertroffene Flexibilität. 

Individuelle Konditionen

Für viele Corporate Cards können flexibele und individuelle Konditionen vereinbart werden. So lassen sich das monatliche Volumen (maximaler Betrag, der ausgegeben werden darf) einstellen. 

Mit der Corporate Card profitieren Unternehmen von - je nach Situation und Herausgeber - von Zusatzleistungen, Prämien und Bonusprogrammen. Auch gibt es für Firmenkreditkarten bei erhöhter Abnahme oft günstigere Konditionen.

Verbesserte Reisekostenabrechnung und Belegverwaltung

Nicht nur reisenden Mitarbeitern wird mit einer Firmenkreditkarte das Leben enorm erleichtert. Auch das Unternehmen profitiert von der Nutzung einer Firmenkreditkarte.

Sämtliche Reisekosten werden sowieso per mobilem Scannen in die praktische Reisekosten-App eingegeben, die die Daten in OCR-Realtime an den heimischen Server sendet. Die Zeiten der Zettelwirtschaft gehören seit der Neufassung der GoBD endgültig der Vergangenheit an. Belege müssen nicht mehr in Archiven aufbewahrt, sondern dürfen digital gespeichert werden.

Nachteile der Firmenkreditkarte

Missbrauchsgefahr

Die wohl größte Gefahr in Sachen Firmenkreditkarte ist ein möglicher Missbrauch durch die Mitarbeiter. So können einige Mitarbeiter dazu neigen, höhere Ausgaben (z.B. für ein Geschäftsessen) in Kauf zu nehmen oder - im schlimmsten Fall - für private Ausgaben zu missbrauchen. Bei Diebstahl birgt auch die Gefahr der unerlaubten Nutzung durch Dritte.

Um Missbrauch vorzubeugen, empfehlen sich klare Unternehmensrichtlinien in denen festgelegt ist, zu welchem Zweck die Firmenkreditkarte genutzt werden darf und in welcher Höhe die Ausgaben zulässig sind.

Regelmäßige Kontrollen der Abbuchungen sind unerlässlich, um unrechtmäßige Abbuchungen festzustellen. Dies gilt auch, wenn Sie Ihren Mitarbeitern vertrauen, denn eine falsche / doppelte Abbuchung kann jederzeit auftreten.

Abhängigkeit von Einzelpersonen

Wenn die Firmenkreditkarte mit einer einzigen Person verbunden ist, beispielsweise einem bestimmten Mitarbeiter, kann dies zu Problemen führen, wenn dieser das Unternehmen verlässt und die Kreditkarte gesperrt wird.

Ein Beispiel: Nutzt ein Mitarbeiter der Marketing-Abteilung zur Zahlung der Werbekampagnen seine personengebundene Kreditkarte und wird diese gesperrt, wenn er das Unternehmen verlässt, kann dies im schlimmsten Fall dazu führen, dass die Kampagnen vorübergehend stillstehen. Je nach Unternehmen und Jahreszeit kann dies durchaus zu Umsatzeinbrüchen führen. 

Stellen Sie also sicher, dass für essentielle Transaktionen keine Abhängigkeit von personengebundenen Firmenkreditkarten besteht.

Fazit: Mehr Vorteile als Nachteile mit einer Firmenkreditkarte

Firmenkreditkarten sind grundsätzlich ein sicheres und zeitgemäßes Zahlungsmittel. Der Einsatz eines benutzerfreundlichen Kartenmanagement-Systems kann die Kontrolle über betriebsbedingte Ausgaben deutlich erhöhen. Darüber hinaus öffnet ein flexibles Kartenmanagement-System die Tür zu modernen Zahlungsmethoden.

Die Kombination einer Firmenkreditkarte mit unserer Reisekosten-App bietet Unternehmen und Mitarbeitern gleichermaßen Vorteile, wovon Kosten- und Zeitersparnis sowie zufriedene Mitarbeiter nur die wichtigsten sind.

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