Firmen­kre­dit­kar­ten im Ausgabenmanagement

Warum also werden Firmenkreditkarten nicht von mehr Unternehmen genutzt, insbesondere von mittelständischen Unternehmen?

In diesem Artikel erfahren Sie, was Firmenkreditkarten sind und wie Sie sie für die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter einsetzen können. Außerdem stellen wir Ihnen einige Alternativen vor.

Was sind Firmenkreditkarten?

Im Grunde genommen ist eine Firmenkreditkarte dasselbe wie eine gewöhnliche, private Kreditkarte. Das Konto, das mit dieser Karte verknüpft ist, gehört jedoch einem Unternehmen und nicht einer Privatperson. Mitarbeiter, die Firmenkarten benutzen, müssen ihren Ausgaben grundsätzlich einen Kaufbeleg vorlegen. Die Buchhaltung benötigt diese Nachweise für Abgleich- und Steuerzwecke.

Firmenkarten werden oft an Mitarbeiter ausgegeben, die viele betriebliche Ausgaben haben. Denken Sie an reisende Mitarbeiter und Vertriebsmitarbeiter. Bevor es Firmenkarten gab, reichten diese Mitarbeiter mehrere Spesenabrechnungen für eine dienstliche Reise ein. Firmenkreditkarten ermöglichen es ihnen, die Aufwendungen einer Reise zu bezahlen, ohne diese aus eigener Tasche vorzustrecken.

Wie funktionieren Firmenkreditkarten?

Eine Firmenkreditkarte funktioniert im Grunde wie eine privat Karte. Der Unterschied ist, dass das Geld vom Konto des Unternehmens direkt abgezogen wird, statt vom privaten Konto des Arbeitnehmers. Das Unternehmen oder der CFO erhält die monatliche Abrechnung, nicht der Nutzer.

Dies ermöglicht zwar Transparenz und Cashflow, jedoch ist diese Transparenz oft zeitverzögert. Die Abrechnung kommt in vielen Fällen monatlich. In vielen Fällen liegen Tage oder gar Wochen zwischen der Transaktion und der Kreditkartenabrechnung.

Der Kartenverwalter kann für diese Karten Limits festlegen, aber vor Betrug und Missbrauch schützt dies nicht vollständig.

Firmenkreditkarten für Mitarbeiterausgaben optimal nutzen

Machen Sie Firmenkreditkarten populär

In den meisten Fällen wird nicht jeder Mitarbeiter eine Firmenkreditkarte haben. Das kann - je nach Unternehmen - zu Spannungen zwischen Mitarbeitern führen, denen das Gefühl vermittelt wird, dass sie nicht vertrauenswürdig sind oder es nicht verdient haben.

Firmenkreditkarten werden häufig an Abteilungsleiter ausgegeben. Das bedeutet, dass die übrigen Mitarbeiter Spesenabrechnungen einreichen müssen. Eine umständliche Lösung. 

Diese eingeschränkte Verfügbarkeit kann zu Verzögerungen und letztlich zu höheren Kosten führen.

Eine Lösung könnte darin bestehen, Firmenkarten an mehr Mitarbeiter auszugeben, aber das ist oft nicht realistisch.

Eine andere Möglichkeit sind virtuelle Karten, eine beliebte Lösung für Unternehmen mit vielen „einmaligen“ Ausgaben.

Vereinfachen Sie das Management von Belegen für Business-Kreditkarten

Mitarbeiter, die Firmenkreditkarten verwenden, müssen für jede Transaktion einen Kaufbeleg vorlegen. Aber wer hat nicht schon einmal einen Beleg verlegt? Oder ihn aus der Manteltasche gezogen, nur um ihn dann unleserlich vorzufinden? Manche Verkaufsstellen stellen überhaupt keine Belege mehr aus, es sei denn, sie fordern sie an. All das macht das Management von Belegen für Business-Kreditkarten noch lästiger.

Die Verwendung einer Spesenlösung mit einer Mobile App vereinfacht das Management von Belegen. Nutzer fotografieren ihre Belege, um sie an Ort und Stelle zu speichern. In der Zwischenzeit extrahiert OCR die Transaktionsdaten und reduziert so den manuellen Aufwand beim Einreichen von Ausgaben. Und wenn die Karte auf den Namen des Käufers lautet, werden die Transaktion und der fotografierte Beleg automatisch abgeglichen.

Mehr Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben

Da die Kartenabrechnungen oftmals erst lange nach der Transaktion eintreffen, ist es schwierig, unrechtmäßige Ausgaben anzufechten.

Und wie sagen Sie einem Mitarbeiter, der in gutem Glauben Firmengelder ausgegeben hat, dass er aufgrund des Kleingedruckten in der Richtlinie keine Rückerstattung erhält? Selbst wenn eine Ausgabe nicht den Richtlinien entspricht, kann dieses Gespräch zu verärgerten Mitarbeitern führen. 

Viele Finanzteams wünschen sich eine Echtzeit-Übermittlung der Ausgaben, um problematische Muster zu erkennen. Das ist schwierig, wenn die Kartenabrechnung nur monatlich kommt. Noch schwieriger ist es, schnell und effizient auf verdächtige oder regelwidrige Ausgaben zu reagieren.

Die Verwendung einer Spesenlösung mit Firmenkreditkarten gibt Finanzteams die Kontrolle über Ausgabenlimits, Kostenkategorien und mehr. Ebenso wie einfach zu bedienende Dashboards und Reports, die analysiert und mit dem Management geteilt werden können.

Die Integration speist Ihre Kartentransaktionen täglich oder wöchentlich in Ihre Spesenlösung ein. Alles, was Sie tun müssen, ist zu beobachten, wie Ihr Verständnis für die Ausgabenkontrolle mit dieser zusätzlichen Sichtbarkeit zunimmt.

Eliminieren Sie das Risiko von Kartenbetrug

Natürlich wären wir nachlässig, wenn wir nicht auch das Risiko des Kreditkartenbetrugs erwähnen würden. Betrüger brauchen nicht einmal mehr die physische Karte. Sie können sich Zugang zu Ihren Daten verschaffen und sie für Online-Einkäufe verwenden, ohne die Karte jemals in der Hand zu haben.

Es gibt zwar Mitarbeiter mit ruchlosen Absichten, aber wir ziehen es vor, das Beste anzunehmen. Aber für die Fälle, in denen es nötig ist, gibt es KI-Lösungen, die Ihnen helfen, Betrug zu erkennen.

SpendController zum Beispiel kontrolliert automatisch die von der OCR extrahierten Daten mit den vom Nutzer eingegebenen Daten. Wenn die beiden nicht übereinstimmen, gibt SpendController eine rote Flagge zur manuellen Kontrolle der Ausgaben aus.

Warum Firmenkreditkarten für die Ausgaben der Mitarbeiter verwenden?

Klügeres Management der Ausgaben

Firmenkarten geben dem Management mehr Einblick in die Ausgaben des Unternehmens als Bargeld oder persönliche Karten.

Mithilfe von Lösungen für das Spesenmanagement wie Mobilexpense können Unternehmen die Erstattung von Spesen für Mitarbeiter rationalisieren und gleichzeitig den Papierkram und die damit verbundenen Frustrationen vermeiden.

Darüber hinaus automatisieren digitale Spesenlösungen die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und regulatorischer Compliance, insbesondere wenn sie mit Firmenkreditkarten verwendet werden.

Diese Kombination gibt Ihnen folgende Vorteile:

• Standardisieren Sie Ihr Spesenverfahren.
• Überwachung der Unternehmensausgaben in Echtzeit, wobei Sie einen tiefen Einblick in die Ausgaben pro Geschäftseinheit erhalten.
• Erstattung der Spesen Ihrer Mitarbeiter in kürzerer Zeit und mit weniger Hin und Her.
• Rationalisierung Ihres Spesenprozesses, indem Sie die Anzahl der zeitraubenden manuellen Aufgaben reduzieren, die jeder Mitarbeiter erledigen muss.
• Mehr Transparenz bei den Ausgaben in Echtzeit und Verfolgung positiver oder bedenklicher Trends.

Flexiblere Geschäftsausgaben der Mitarbeiter

Firmenkarten geben Mitarbeitern die Freiheit, ihre Ausgaben so zu gestalten, wie sie es für richtig halten. Sie geben ihnen auch die Möglichkeit, Rechenschaft abzulegen. Außerdem können sie zu sparsameren Ausgaben führen. Wenn Mitarbeiter wissen, dass ihre Ausgaben jeden Monat überprüft werden, neigen sie dazu, vorsichtiger zu sein.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Firmenkreditkarten für Ausgaben zur Verfügung stellen, erhöht dies in vielen Fällen die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Sie müssen nicht jeden Monat Hunderte oder Tausende von Euro aus der eigenen Tasche vorstrecken.

Wenn Sie die Verwendung von Firmenkreditkarten mit einem automatisierten Spesenmanagement kombinieren, werden Ihre Mitarbeiter:

• weniger Zeit mit Spesen und mehr Zeit mit der Arbeit verbringen, die für sie und das Unternehmen wichtig ist.
• Fühlen sie sich für ihre Ausgaben verantwortlich und rechenschaftspflichtig.
• Sie müssen sich keine Sorgen mehr um Rückerstattungen machen.

Firmenkreditkarten für die Ausgaben der Mitarbeiter richtig eingesetzt

Unser Kunde Recticel ist ein Meister im Umgang mit Firmenkarten für das Spesenmanagement seiner Mitarbeiter.

Recticel hat sich für Mobilexpense entschieden, weil wir in der Lage sind, mehrere Firmenkreditkarten, Reisen und andere Anbieter wie Tankkarten, Autovermietungen und Mobilfunkanbieter sowie eine Mehrwertsteuer-Rückerstattung zu integrieren.

Durch die Integration möglichst vieler Ausgabearten in Mobilexpense konnte Recticel Einsparungen in Höhe von 1 Million Euro erzielen. Ein Teil dieser Einsparungen ist auf die vereinfachte Verwaltung zurückzuführen. Der Rest ist auf das Ausgabenmanagement und die Befähigung der Mitarbeiter zur Nutzung von Tools mit eingebetteten Einsparungen bei gleichzeitiger Verbesserung der Reiseerfahrung zurückzuführen.

Infolgedessen gibt Recticel nur € 3,20 für die Bearbeitung einer Spesenabrechnung aus. Die Verwaltungskosten für eine zusätzliche Kreditkartentransaktion bei einer Spesenabrechnung sind auf null gesunken, gegenüber € 5,30 für eine Rechnung.

Fazit

Firmenkreditkarten sind immer noch mit einigen Herausforderungen verbunden. Dennoch sind sie bei weitem eine bessere Lösung für die Verwaltung der Ausgaben von Mitarbeitern als das altmodische Bargeld oder private Karten und Tabellenkalkulationen.

Firmenkreditkarten ermöglichen ein effizienteres Management der Ausgaben. Sie ermöglichen auch eine flexiblere Verwendung der Ausgaben der Mitarbeiter und eine bessere Transparenz. Außerdem lassen sich Firmenkarten in Lösungen für das Spesenmanagement integrieren, was bei Tabellenkalkulationen nicht der Fall ist...

Neugierig, was Mobilexpense für Sie tun kann? Kontaktieren Sie uns noch heute.