Digitale Belegverwaltung gemäß Neufassung GoBD (2024)

Die GoBD ist in Sachen digitaler Belegverwaltung eine echte Bereicherung. 

Kennen Sie Mobilexpense bereits, erinnern Sie sich vielleicht an unseren Artikel über die Neufassung der GoBD, oder haben unser kostenloses GoBD E-Book heruntergeladen. Doch was ist nochmal die GoBD und warum ist sie so wichtig?

Hier finden Sie einen Überblick über die zentralen Inhalte der GoBD, die zum 1. Januar 2020 aktualisiert wurden, sowie die neuesten Änderungen der GoBD-Neufassung 2024 – und was diese für Ihr Ausgabenmanagement bedeuten.

Was ist GoBD?

Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

Die GoBD enthält Richtlinien und Anforderungen, an die sich Unternehmen bei der Nutzung digitaler Buchhaltung halten müssen.

Nachdem mit dem BMF-Schreiben vom 14. November 2014 die GoBD erstmalig eingeführt wurden, bedurfte es nach einigen Jahren einer Aktualisierung. Die technische Entwicklung war derart schnell vorangeschritten, dass einige Punkte der GoBD veraltet erschienen. 

Basiswissen zum Anwendungsbereich der GoBD

Die GoBD gelten für alle Bereiche des Finanzwesens in Deutschland, also auch für das Expense Management. Die in der GoBD enthaltenen Vorgaben sind für alle IT-Systeme maßgeblich, die steuerrelevante Daten erfassen oder verarbeiten. Sie legen Mindestanforderungen an Prozesse, Systeme, Datensicherheit, Kontrollen und Prozessdokumentation fest. Ein Format, an das sich Unternehmen halten müssen, wird jedoch nicht vorgeschrieben.

Die deutsche Steuerverwaltung verlangt, dass Belege und Dokumente lückenlos zurückverfolgt und jederzeit überprüft werden können. Sämtliche Belege müssen fälschungssicher gespeichert werden d.h. nicht im Nachhinein verfälscht werden können.

Das bedeutet, dass die nach dem GoBD-Verfahren digital erfassten Dokumente den Papierbelegen rechtlich gleichgestellt sind. Die nach diesem Verfahren digital erfassten Papierdokumente dürfen in den meisten Fällen vernichtet werden. Ausgenommen von dieser Regelung sind Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Zolldokumente. 

Die GoBD regeln in Deutschland auch den Zugriff der Wirtschaftsprüfer auf die Steuerdaten und den Geltungsbereich der Richtlinien sowie die Einhaltung von Buchhaltungsprozessen und die gesetzeskonforme Protokollierung.

GoBD und die Pflicht des Unternehmers

Gemäß §§ 238 ff. HGB ist ein Unternehmer (Kaufmann) dazu verpflichtet, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation einzuhalten. Die steuerlichen Pflichten sind in der Abgabenordnung (§§ 145 bis 147 AO) sowie im Umsatzsteuer- und Einkommensteuergesetz festgelegt.

Die Entwicklung der GoBD

GoBD 2015

Mit der Einführung der GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Dokumentation) wurden die Anforderungen der Finanzverwaltung an die Aufzeichnung steuerrelevanter Daten festgelegt. Seit dem 1. Januar 2015 gelten sie für alle Veranlagungsjahre und legen den Fokus auf die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit von Belegen.

GoBD 2020

Der technologische Fortschritt machte eine Anpassung der GoBD erforderlich. Während Reisekostenabrechnungen 2014 noch meist manuell erfolgten, wurde 2020 die digitale Belegverwaltung erleichtert. Mitarbeitende konnten Belege mobil erfassen, in Echtzeit übermitteln und revisionssicher digital archivieren – mit wenigen Ausnahmen entfiel die Pflicht zur Aufbewahrung von Papierbelegen.

GoBD 2024

Die Neufassung der GoBD zum 1. April 2024 bringt weitere Erleichterungen für Unternehmen: Sie präzisiert Anforderungen an die digitale Belegverwaltung und fördert eine effizientere, vollständig elektronische Buchführung. Besondere Aufmerksamkeit gilt der Automatisierung von Prozessen sowie der Nutzung von Cloud-Lösungen, um die Einhaltung der GoBD-Vorgaben noch praktikabler zu gestalten.

Die Neuerungen der GoBD

Die wichtigsten Neuerungen der GoBD im Überblick:

• Ortsunabhängiges mobiles Scannen von Belegen mit zeitnaher Erfassung und Digitalisierung im System ist zulässig (z.B. durch Unterstützung von OCR)
• Fotografieren von Belegen mit mobilen Endgeräten (Mobiles Scannen) ist dem stationären Scannen gleichgestellt
• Bildliche Erfassung mittels Smartphone auch im Ausland zulässig
  Unter bestimmten Voraussetzungen reicht die digitale Kopie des Belegs aus und der Originalbeleg (Papierbeleg) darf vernichtet werden
• Anwendung der Cloud-Technologie

Die Voraussetzungen, unter welchen Umständen das mobile Erfassen und die digitale Speicherung von Belegen (+ Vernichtung der Papierbelege) zulässig ist, sind ebenfalls definiert:

• Belege sind absolut fälschungssicher
• Der ständige Zugriff auf Belege ist gewährleistet
• Beim Scannen, Datentransfer und bei der Speicherung gehen keine Daten verloren
• Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht wird eingehalten 

Belegverwaltung gemäß neuer GoBD

Mittels mobilem Scannen und OCR (optische Zeichenerkennung) können Belege nun ortsunabhängig erfasst, in Echtzeit übermittelt und in (Cloud-) Systemen gespeichert werden. Sämtliche Belege sind jederzeit abrufbar und sowohl für das Unternehmen als auch für das Finanzamt zeitnah einsehbar. 

Dank der Neufassung der GoBD müssen Originalbelege grundsätzlich nicht mehr in zahllosen Ordnern archiviert und jahrelang aufbewahrt werden. Sind die gescannten und digitalisierten Belege unveränderbar in (Cloud-) Systemen gespeichert, ist diese oft lästige und zeitaufwändige Pflicht endlich Vergangenheit.

So unterstützt Mobilexpense die Einhaltung der GoBD

GoBD-Dokumentation

Zur Umsetzung der GoBD-Anforderungen bietet Mobilexpense seinen in Deutschland tätigen Kunden eine vollständige, von PwC geprüfte GoBD-Dokumentation an. Die meisten Dokumente sind bereits in unserem eigenen Format vorkonfektioniert, nur fünf müssen vom Kunden mit seinen eigenen Angaben ergänzt werden.

Dank der aktuellen Änderungen der GoBD sind jetzt mobiles Scannen, digitale Speicherung und die Nutzung von Cloud-Systemen erlaubt. Dies ermöglicht unseren Kunden ein vollständig papierloses Expense Management.

Z1 Zugang für die Finanzbehörde

Die GoBD beziehen sich auch auf die Kontrolle von Finanzdaten. Mobilexpense ermöglicht diese Kontrolle, indem es den zuständigen Behörden einen Z1-Zugriff auf die Daten des zu prüfenden Unternehmens gewährt.

Es liegt im Ermessen der Steuerbehörde, welcher Zugriff erwünscht ist. In der Regel werden die Daten der letzten drei Jahre geprüft. Bei Verdacht auf Betrug oder sonstiges Fehlverhalten können jedoch Daten der letzten zehn Jahre angefordert werden.

Die Konformitätsstufe Z1 ist die anspruchsvollste einer dreistufigen Konformitätsanforderung hinsichtlich des Datenzugriffs und der Überprüfbarkeit digitaler Dokumente durch die deutschen Steuerbehörden.

• Z1 - Direkter Nur-Lese-Zugriff
• Z2 - Indirekter Zugriff
• Z3 - Datenträgerfreigabe / Datentransfer

Auf Wunsch kann Mobilexpense spezielle Konten für den "Auditor"-Zugang konfigurieren. Damit kann der entsprechende Benutzer auf sämtliche abgeschlossenen Reisekostenabrechnungen des zu prüfenden Zeitraums zugreifen, allerdings nur, wie von der GoBD gefordert, im Lesemodus.

GoBD konforme Belegverwaltung mit Mobilexpense

Unsere Reisekosten-App ermöglicht es Reisenden, Belege ortsunabhängig mit ihrem mobilen Endgerät zu scannen. Die App erkennt dank OCR sämtliche Daten in Echtzeit und speichert diese digital. Der gesamte Prozess des Expense Managements, von der Erfassung über die Digitalisierung bis zur Buchung und Archivierung der Belege, findet in der App statt. Zudem verfügt unsere App über eine Kreditkartenintegration, so dass sämtliche mit der Firmenkreditkarte getätigte Zahlungen sofort den mobil eingescannten Belegen zugeordnet werden können. 

Mobilexpense unterstützt Unternehmen bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation und vereinfacht so die Einhaltung der GoBD. Kontaktieren Sie uns, um mehr über unsere Angebote zu erfahren und wie Sie sich und Ihren Mitarbeitern das Leben erleichtern können!