Karten-Manage­ment: Geschäft­li­che Bankkar­ten richtig verwal­ten

Geschäftliche Kredit-, Debit- und Prepaidkarten

Grundsätzlich unterscheiden wir drei verschiedene Arten von Karten: Kredit-, Debit- und Prepaidkarten. Um es vorweg zu nehmen: Das perfekte Zahlungsmittel für jeden existiert nicht.

Jedoch entwickelt sich der Markt in rasantem Tempo und moderne Zahlungsmethoden wie beispielsweise virtuelle Karten sind auf dem Vormarsch. Diese relativ günstige Lösung ermöglicht Mitarbeitern die sichere Zahlung von jedem Ort auf der Welt mit den vom Unternehmen eingestellten Restriktionen.

In Kombination mit einem guten Kartenmanagement-System bieten virtuelle Karten unübertroffene Flexibilität.

Wo liegt der Unterschied?

Um Karten richtig vergleichen zu können, sind verschiedene Faktoren zu berücksichtigen. Welches Ziel verfolgt der Arbeitgeber? Welche Rolle spielt der Nutzer? Nachfolgend einige Beispiele:

• Reduzierung von (ausgelegtem) Bargeld
• Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit
• Kontrolle über Ausgaben
• Korrekte Verbuchung
• Verantwortungsbewusster Umgang mit geschäftlichen Ausgaben seitens des Mitarbeiters
• Und schließlich: die Kosten!

Welche Karten gibt es?

Prepaidkarten

Die Akzeptanz von Prepaidkarten ist noch immer ein Thema. Manche Autoverleihfirmen beispielsweise akzeptierten dieses Zahlungsmittel nicht, um eine Kaution zu hinterlegen. Bei gängigen Transaktionen on- und offline werden jedoch auch Prepaidkarten meist akzeptiert. Wie ihr Name verrät, muss das Guthaben im Voraus aufgeladen werden, was ein entsprechend geringes Missbrauchsrisiko mit sich bringt.

Kreditkarten

Traditionell populär: ein flexibles, aber (relativ) teures Zahlungsmittel. Aufgrund der (notwendigen) 2-Stufen-Authentifizierung bei Zahlungen immer sicherer, jedoch mit abnehmender Flexibilität. Es steht fortwährend eine Dateneingabe mit minimaler Verzögerung von höchstens einem Tag zur Verfügung, was die Rechtfertigung betriebsbedingter Aufwendungen für Nutzer erleichtert.

Debitkarten

Eine Bankkarte, wie wir sie alle kennen. Natürlich verteilen Unternehmen nicht ohne Weiteres Bankkarten an ihre Mitarbeiter. Die wenigsten Unternehmen akzeptieren es, wenn ihre Mitarbeiter gedankenlos ihre verursachten Parkgebühren, Restaurant-Rechnungen und weitere personenbezogene Kosten direkt von der Firmenkarte abbuchen lassen. Denn schließlich sind nicht alle Ausgaben rein geschäftlich bzw. voll absetzbar / erstattungsfähig.

Indem neben dem Hauptkonto ein separates Konto (z.B. bei Bunq) geführt wird, gehört dieses Manko der Vergangenheit an.

Geschäftliche Karten vs. Expense Management

Beide Disziplinen treffen immer öfter aufeinander. Die Reisekosten-App der Zukunft bietet Unterstützung bei der Verwaltung sämtlicher Kosten und Ausgaben der Mitarbeiter, beispielsweise bei Kilometerabrechnungen, Tagesspesen und anderen Vergütungen und Erstattungen, Vorschüssen usw.

Ebenso bietet die App eine einfache Verwaltung aller Aufwendungen und die Kontrolle über alle zur Verfügung gestellten Zahlungsmittel. Im Optimalfall wird die Reisekosten-App zentral, von einem benutzerfreundlichen Portal verwaltet.

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