Ausfüllen von Spesenformularen, Belege sammeln und beifügen, manuelles Genehmigen jeder Position... Diese lästigen Aufgaben sind der tägliche Fluch für jeden Geschäftsreisenden - und für den Controller seines Unternehmens.
Leider kommt man nicht umhin, diese Aufgaben im Hinblick auf die Reisekostenerstattung der Mitarbeiter und die Einhaltung der Steuervorschriften des Unternehmens korrekt auszuführen. Aber es gibt einen besseren Weg, als dies alles manuell zu erledigen.
DISCLAIMER: Die nachstehenden Informationen dienen lediglich als Richtlinie. Wir empfehlen Ihnen ausdrücklich, Ihren Steuerberater zu konsultieren, um alle rechtlichen und steuerlichen Verpflichtungen in dem Land oder den Ländern, in denen Sie tätig sind, zu erfüllen.
Was ist ein (gültiger) Kaufbeleg?
Ein Kaufbeleg ist ein Nachweis für den Erwerb eines Produkts oder einer Dienstleistung, in der Regel in Form einer Quittung oder Rechnung. Der Kaufbeleg enthält das Kaufdatum sowie eine Auflistung der erworbenen Produkte oder Dienstleistungen mit den jeweiligen Mengen und vereinbarten Preisen.
Im Rahmen von Dienstreisen benötigen Arbeitnehmer gültige Belege, um ihre Auslagen von ihrem Arbeitgeber zurückfordern zu können.
Der Arbeitgeber kann seinen Mitarbeitern fast alle (geschäftlichen) Aufwendungen erstatten. Um jedoch einen Steuerabzug geltend machen zu können (und damit Kosten zu senken), benötigt er einen gültigen Kaufbeleg. Er wird daher von seinen Mitarbeitern einen solchen verlangen.
Neben dem steuerlichen Aspekt verlangen Arbeitgeber im Rahmen ihrer Spesenrichtlinien einen Kaufbeleg von ihren Mitarbeitern, um Betrug zu vermeiden.
Spesennachweis: Ausnahmefälle
Für bestimmte Arten von Reisekosten gibt es keine Quittung oder Rechnung. Dies gilt insbesondere für die Zahlung von Pauschalen. Hierfür gelten besondere Regeln.
Kilometergeld
Nutzt ein Mitarbeiter sein privates Fahrzeug für Geschäftsreisen, hat er möglicherweise Anspruch auf Kilometergeld (Kilometerpauschale) Dazu muss er die folgenden Angaben machen:
- Zweck der Reise (Nachweis des geschäftlichen Charakters)
- Start- und Endpunkt der Reise
- Gesamte Fahrstrecke in km
- In einigen Ländern: Angaben zu Marke, Modell, Zulassung und PS des Fahrzeugs
Ein gültiger Beleg für die Erstattung zusätzlicher Kosten wie Kraftstoff oder Mautgebühren ist weiterhin erforderlich.
Hinweis: Kilometergeld ist gewöhnlich, nach den aktuellen Höchstsätzen des betreffenden Landes, steuerfrei. Zahlt ein Unternehmen seinen Mitarbeitern ein höheres Kilometergeld, wird der Mehrbetrag als Teil des Arbeitsentgelts des Mitarbeiters behandelt und ist zu versteuern.
Tagegelder oder Spesen
Ein Reisender hat möglicherweise Anspruch auf Tagegelder oder Spesen. Dabei handelt es sich um Pauschalen, die zur Deckung von Ausgaben wie Mahlzeiten oder Unterkunft dienen, sofern diese nicht anderweitig erstattet werden.
Die Höhe des Tagegelds hängt unter anderem vom Land sowie von der Dauer und dem Ziel der Reise ab. Die Pauschalen werden anhand von Tabellen (BMF) manuell oder automatisch berechnet.
Erstattung von Mahlzeiten
Entstehen einem Arbeitnehmer im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit (Dienstreise) Verpflegungskosten, können diese erstattungsfähig sein. Für die Erstattung in tatsächlicher Höhe ist ein gültiger Beleg mit Datum, Anbieter und Betrag erforderlich. Sofern die Mahlzeit Gäste einschließt, sollte der Beleg zusätzlich weitere Angaben enthalten, wie:
- Name jedes Gastes - sowohl externe Gäste als auch interne Kollegen
- Anlass der Bewirtung
- Bezeichnung der verzehrten Artikel
Hinweis: Erhält der Mitarbeiter eine Verpflegungspauschale, werden für ein durch den Arbeitgeber bezahltes Mittag- oder Abendessen 40 % vom Tagessatz abgezogen, da ansonsten die Mahlzeiten doppelt vergütet würden. Handelt es sich um ein Frühstück, werden 20 % abgezogen.
Lesen Sie mehr zum Thema Kürzungen der Verpflegungspauschale.
Unterkunft
Eine Unterkunft wird in der Regel vor Reiseantritt durch das Unternehmen gebucht. Im heutigen Zeitalter erfolgt die Zahlung meist online. Der Buchende erhält die Rechnung auf elektronischem Weg und kann diese an die Buchhaltung weiterleiten.
Der Dienstreisende selbst muss die Unterkunft in den meisten Fällen nicht mehr vor Ort bezahlen.
Hinweis: Erhält der Mitarbeiter eine Übernachtungspauschale von seinem Arbeitgeber, wird dieser Betrag bei der Berechnung einer möglichen Erstattung abgezogen, da ansonsten die Übernachtungskosten doppelt abgerechnet würden.
Kostenerstattung, wenn kein Beleg vorhanden ist
Für den Fall, dass ein Beleg verloren geht oder beschädigt wird, können Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern gestatten, eine eidesstattliche Erklärung zur Rechtfertigung ihrer Ausgaben abzugeben. Mit dieser eidesstattlichen Erklärung können die Arbeitnehmer den Grund für den fehlenden Nachweis erläutern und die Richtigkeit des Betrags versichern.
Die meisten Finanzbehörden verlangen für die Steuererstattung einen rechtlich gültigen Kaufbeleg. Eidesstattliche Erklärungen ermöglichen es Arbeitnehmern, gemachte Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen.
Hinweis: Unternehmen, die versuchen, eine Steuererstattung ohne die entsprechenden Belege geltend zu machen, müssen mit ernsthaften Konsequenzen bis hin zur strafrechtlichen Verfolgung rechnen. Es wird daher dringend empfohlen, Belege gemäß der geltenden Aufbewahrungsfristen aufzubewahren (in Europa bis zu 10 Jahre).
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