In der heutigen Geschäftswelt sind Effizienz und Kostenkontrolle von entscheidender Bedeutung. Eine der herausforderndsten Aufgaben für Unternehmen ist das Expense Management. Traditionell war dies ein zeitaufwändiger Prozess, der nun jedoch dank Künstlicher Intelligenz (KI) revolutioniert wird.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie KI im Expense Management eingesetzt werden kann. Wir zeigen Ihnen die Vorteile der Künstlichen Intelligenz und wie Sie dank KI wertvolle Zeit und somit eine Menge Geld sparen können.
Die Vorteile von KI im Expense Management
Der Einsatz von KI im Expense Management bietet eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen:
- Zeitersparnis: KI kann Routineaufgaben automatisieren, die normalerweise viel Zeit in Anspruch nehmen. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.
- Genauigkeit: KI-Systeme sind äußerst präzise und minimieren menschliche Fehler. Dies ist besonders wichtig, wenn es um die Erfassung und Verarbeitung von Ausgabenbelegen geht.
- Kosteneinsparungen: Durch die Automatisierung von Prozessen und die Vermeidung von Fehlern können Unternehmen bares Geld sparen und effizienter arbeiten.
- Compliance: KI kann dazu beitragen, die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen, was wiederum das Risiko von Sanktionen reduziert.
- Bessere Einblicke: Durch die Analyse großer Datenmengen kann KI wertvolle Einblicke in Ausgabentrends und -muster liefern, die zur Optimierung der Geschäftsentscheidungen genutzt werden können.
Wichtig: Auch die künstliche Intelligenz macht Fehler. Für die meisten Anwendungsbereiche gilt, dass eine Kontrolle durch einen Menschen weiterhin unerlässlich bleibt.
Reisekostenmanagement manuell vs. KI-gestützt
Welcher Reisende sortiert schon gerne die ganzen Rechnungen und Quittungen, die sich auf der Dienstreise angesammelt haben? Und wie oft gehen Belege verloren, so dass der Mitarbeiter seine Ausgaben nicht nachweisen kann!
Das Erstellen einer ordnungsgemäßen Reisekostenabrechnung gehört zu den lästigen Aufgaben, die jeder Reisende erledigen muss.
Dank der innovativen Reisekosten-App von Mobilexpense können Sie jedoch aufatmen: Die App arbeitet mit neuester Technologie und KI-gestützten Features. OCR, Kreditkartenintegration (automatische Zuordnung der Zahlungen zu den entsprechenden Belegen) sowie Datenübermittlung in Echtzeit sind nur einige Vorteile unserer Reisekosten-App.
Statt stundenlang über Excel-Tabellen zu brüten, erstellen Sie mit unserer intelligenten App Ihre Reisekostenabrechnung mit wenigen Klicks.
KI in der Reisekosten-App von Mobilexpense
Belegerfassung mit OCR
Belege dürfen dank novellierter GoBD mobil eingescannt werden. Das bedeutet, dass Rechnungen, Tankquittungen & Co. mittels OCR (Optical Character Recognition) erfasst, digitalisiert und in Echtzeit an den heimischen Server übermittelt werden.
Diese intelligente Art der digitalen Belegerfassung erspart Reisenden wertvolle Zeit. Zudem ist das Problem, dass Belege verlorengehen oder im Laufe der Zeit verblassen können, aus der Welt geschafft. Die meisten Papierbelege dürfen - gemäß novellierter GoBD - digital aufbewahrt werden (Wichtig: Ausnahmen und Voraussetzungen beachten!)
Compliance
Nachdem der Reisende seine Reisekostenabrechnung im Unternehmen eingereicht hat, stehen die Mitarbeiter der Buchhaltung vor der Aufgabe, die Daten zu übertragen und zu bearbteiten. Jede Ausgabe, jeder Posten muss manuell geprüft und genehmigt werden.
Zudem müssen länderspezifische Besonderheiten wie Mehrwertsteuersätze, Reisekostenpauschalen und andere Gesetze beachtet werden, damit die Reisekostenabrechnung vom Finanzamt anerkannt wird.
KI erledigt all dies für Sie. Sämtliche nationalen und internationalen Spesen- und Steuersätze sowie Ihre Unternehmensrichtlinien werden automatisch angewendet, so dass Sie hinsichtlich der Compliance immer auf der sicheren Seite sind.
Bulkfiattering (Massengenehmigung)
Mit ein paar Klicks die Ausgaben Ihrer Mitarbeiter genehmigen und eine gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung erstellen?
Ja, dank KI-gestützter Software ist das möglich. Der langwierige Prozess, jede Reisekostenabrechnung einzeln zu prüfen, gehört der Vergangenheit an. Dank entsprechender Software prüft KI im Bruchteil von Sekunden, ob Ausgaben korrekt eingegeben wurden und diese den aktuellen Gesetzen und Unternehmensrichtlinien entsprechen.
Die Integration von KI in die Reisekosten-App ermöglicht einen reibungsloseren und effizienteren Prozess für Reisende, die Finanzabteilung und den Unternehmer. Sie sparen Zeit bei der Dateneingabe, minimieren Fehler und stellen sicher, dass Unternehmensrichtlinien und Gesetze eingehalten werden.
Ist KI Freund oder Feind des Expense Managements?
Die Integration von Künstlicher Intelligenz in das Expense Management und in Reisekosten-Apps bietet erhebliche Vorteile für Unternehmen. Von der Automatisierung von Aufgaben wie OCR und Compliance-Prüfungen bis hin zur Optimierung von Prozessen wie Bulkfiattering – KI verbessert die Effizienz, Genauigkeit und Compliance im Expense Management erheblich.
Zukunftssicheres Expense Management
Oft hören wir, dass Mitarbeiter und Vorgesetzte befürchten, KI könne sie irgendwann ersetzen.
Im Bereich des Expense Managements kann KI jedoch eher als Chance angesehen werden. Holen Sie das Beste aus der Automatisierung und den neuesten Entwicklungen auf dem Gebiet der Künstlichen Intelligenz heraus, um Ihr Expense Management zu verbessern.
Lassen Sie sich umfassend von unserem Team beraten und entdecken Sie, wie Sie Ihr Expense Management mit Mobilexpense optimieren können. Entdecken Sie die Möglichkeiten für Ihr Unternehmen im Rahmen einer kostenlosen Demo.
