Compliance MwST-Rückerstattung

Mehrwertsteuererstattung im Ausland: Leitfaden für Unternehmen

Lesedauer: 3 min

Okt 28, 2022

Haben Sie als deutsches Unternehmen Umsatzsteuer auf ein Produkt bezahlt, das Sie beispielsweise in Belgien oder Österreich erworben haben? Je nach Kaufbetrag kann die Mehrwertsteuer schnell im dreistelligen Bereich liegen. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, die gezahlte Steuer zurückzufordern.

Die Grundlagen der Mehrwertsteuererstattung für ausländische Mehrwertsteuer erläutern wir in diesem Artikel.

Das Prinzip der Mehrwertsteuer

Unternehmen schlagen die Mehrwertsteuer auf den Nettobetrag ihrer Waren und Dienstleistungen und führen diese anschließend an das Finanzamt ab. Die Mehrwertsteuer ist eine Verbrauchsteuer, die beim Endverbraucher eines Produktes bzw. Dienstleistung belastet werden soll.

Je nach Produkt bzw. Dienstleistung gibt es verschiedene Mehrwertsteuersätze. In Deutschland gilt der Regelsteuersatz von 19 % und der ermäßigte Steuersatz von 7 %. Des Weiteren sind zahlreiche Produkte und Dienstleistungen von der Mehrwertsteuer befreit.

Deutsche vs. ausländische Mehrwertsteuer

Erhält ein deutsches Unternehmen von einem Kunden Mehrwertsteuer, führt er diese an das Finanzamt ab. Bezahlt es Mehrwertsteuer (innerhalb Deutschlands), darf es diese im Gegenzug als Vorsteuer abziehen.

Hat das Unternehmen jedoch Mehrwertsteuer an ein Unternehmen im Ausland bezahlt, gelten andere Anforderungen für die Mehrwertsteuererstattung.

Um eine Rückerstattung der ausländischen Mehrwertsteuer zu beantragen, müssen Sie Ihren Antrag über die Finanzbehörden des Landes einreichen, in dem Ihr Unternehmen ansässig ist.

Zunächst wird geprüft, ob ein Erstattungsanspruch besteht. In einigen EU-Ländern gilt, dass die Mehrwertsteuer auf Ausgaben wie z.B. Bewirtung, Fahrzeuge und Kraftstoff nicht möglich ist. Falls Ihnen eine Erstattung zusteht, leitet die zuständige Behörde Ihren Antrag an die entsprechenden Behörden im anderen Land weiter.

Voraussetzungen für die Mehrwertsteuererstattung

Eine wichtige Voraussetzung, damit eine Ausgabe überhaupt für eine Steuerrückerstattung in Frage kommt, ist das Vorhandensein eines vollständigen und korrekten Belegs bzw. Rechnung.

Wie bereits erwähnt, muss die zu erstattende Mehrwertsteuer auch unter die in dem betreffenden Land zulässigen Ausgabearten fallen. In einigen Ländern kann die Mehrwertsteuer auf z.B. Bewirtung oder Kraftstoff nicht zurückgefordert werden.

Zu den am häufigsten erstattungsfähigen Ausgaben gehören (je nach EU-Land):

Hotels
Autovermietungen
Konferenzen und Veranstaltungen
Ausbildung, Schulungen
Marketing und IT-Dienstleistungen

Beachten Sie, dass es je nach Land weitere Voraussetzungen und Besonderheiten geben kann, unter anderem im Bezug auf den Beleg (Originalbeleg vs. digitale Kopie), Rechnungsempfänger, Deadline... Lassen Sie sich in Sachen Mehrwertsteuererstattung stets von Ihrem Steuerberater beraten.

Wie funktioniert die Mehrwertsteuererstattung?

Die Integration des von Ihnen gewählten Partners für die Mehrwertsteuererstattung aus dem Ausland in Mobilexpense ist ein einfacher Zwei-Schritte-Prozess, der zum Einen darin besteht, dass Sie Ihren Partner auswählen und uns sodann Unterlagen zur Verfügung stellen, die Ihre Beziehung zu ihm nachweisen.

Sobald dies erfolgt ist, wird alles für Sie erledigt: von der Beschaffung der vollständigen Unterlagen bis zur Archivierung.

Ihre Mitarbeiter geben Reisedaten und Fotos in Ihr EMS ein.
Ihr EMS lädt diese Daten regelmäßig in die Datenbank Ihres Partners für die Mehrwertsteuererhebung hoch.
Der Partner lädt die Daten herunter und filtert sie, um zu ermitteln, ob es sich um erstattungsfähige oder nicht erstattungsfähige Ausgaben handelt.
Für nicht konforme, aber dennoch erstattungsfähige Ausgaben fordert der Partner vollständige Dokumente vom ursprünglichen Anbieter an.
Anschließend werden die Daten überprüft, oft mittels optischer Zeichenerkennung (OCR), bevor sie mit menschlichem Fachwissen und/oder AI (Artificial Intelligence) zusammengestellt werden.
Schließlich reicht der Rückforderungspartner Ihren Antrag bei der zuständigen Steuerbehörde ein.
Abschließend wird Ihnen die Mehrwertsteuererstattung ausgestellt.

Vorteile der automatisierten Mehrwertsteuererstattung

Durch die Integration eines Partners für die Rückerstattung der ausländischen Mehrwertsteuer in Ihr EMS erhalten Sie folgende Vorteile:

Genauigkeit: Große Volumen von Rechnungen werden mittels OCR und Regeln überprüft, um sicherzustellen, dass nur korrekte Daten erfasst und für Mehrwertsteuerrückforderungen verwendet werden.
Globale Konformität, sogar für multinationale Unternehmen: Ihr Partner für die Rückforderung der Mehrwertsteuer kennt die Mehrwertsteuersätze der Länder, in denen Sie tätig sind, und verfolgt regelmäßig alle Änderungen, damit Sie es nicht tun müssen.
Keine manuellen/menschlichen Fehler: Durch den Einsatz von OCR und AI werden Eingabefehler und Unstimmigkeiten aus den Daten herausgefiltert, um eine einwandfreie Datenqualität zu gewährleisten.
Ein "Hands-off"-Prozess: Ihr Partner für die Rückerstattung der Mehrwertsteuer fordert die Neuausstellung von Rechnungen, die nicht den Vorschriften entsprechen, für erstattungsfähige Ausgaben an, was minimalen Mehrwertsteuerverlust und maximalen Wert gewährleistet.
Peace of mind: Die Verantwortung für die Datenerfassung und die Korrektheit der Ansprüche liegt bei Ihrem Partner, so dass Sie nicht Gefahr laufen, Strafen für falsche oder unvollständige Ansprüche zu riskieren.

Und da die Beauftragten für die MwSt-Erstattung nach dem Prinzip "no cure, no pay" arbeiten, zahlen Sie nur einen geringen Prozentsatz der erstatteten Mehrwertsteuer. Sollten Sie nichts zurückerhalten, müssen Sie auch nichts bezahlen.

Besonderheit Kleinunternehmer

Eine der Voraussetzungen für die Mehrwertsteuerrückerstattung ist, dass ein Unternehmen vorsteuerberechtigt ist. Kleinunternehmer stellen Rechnungen ohne Mehrwertsteuer aus, dürfen im Gegenzug jedoch auch keine Vorsteuer zurückfordern. Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind gemäß § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz) in Deutschland, stellen Rechnungen ohne Mehrwertsteuer aus. Diese Befreiung von der Umsatzsteuer bedeutet jedoch auch, dass sie keine Vorsteuer geltend machen können.

Mehrwertsteuer automatisch und mühelos buchen

Ob im In- oder Ausland, mit der richtigen Software buchen Sie Mehrwertsteuer und Vorsteuer auf moderne Art. Mühsame manuelle Berechnungen, Tabellen und Papierstapel gehören der Vergangenheit an. Möchten Sie all Ihre Belege inklusive korrekter Mehrwertsteuer digitalisieren? Mobilexpense ist die Lösung im Expense-Management, die sämtliche Prozesse vereinfacht.

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