Im Durchschnitt entfallen 15 bis 30 % Ihres Bruttoumsatzes auf Personalkosten. Und dieser Betrag kann in arbeitsintensiven, dienstleistungsorientierten Branchen bis zu 50 % betragen.
Umso wichtiger ist es, die Arbeitszeit der Mitarbeiter nicht zu verschwenden, sondern für sinnvolle Aufgaben zu nutzen. Insbesondere im Expense Management lässt sich in vielen Unternehmen sehr viel Zeit sparen.
Eine Woche Zeitverschwendung im Expense Management
Stellen Sie sich Folgendes vor: Es ist der letzte Arbeitstag des Monats und Ihre Vertriebsleiter und Dienstreisenden machen sich an die Arbeit, um sämtliche Ausgaben einzureichen. Sie suchen in Laptoptaschen, Jackentaschen, im Dienstwagen und in den Büroschubladen, um sicherzustellen, dass jeder Beleg eingereicht und jede Ausgabe erfasst wird.
Anschließend geben sie auf ihrem Laptop Daten, Art des Kaufs, Beträge und mehr in eine Tabelle ein. Zeile für Zeile. Es ist eine mühsame und zeitraubende Tätigkeit.
Sobald alle Ausgaben erfasst wurden, senden sie Ihnen das Sheet mit der Kostenaufstellung zur Genehmigung und legen Ihnen am nächsten Arbeitstag die dazugehörigen Belege auf den Schreibtisch.
Zu Arbeitsbeginn im neuen Monat öffnen Sie Ihren Posteingang und er ist voller Tabellen. Sie müssen Zeit damit verbringen, jede einzelne Ausgabenposition mit dem Stapel an eingereichten Belegen zu vergleichen. War diese oder jene Ausgabe gerechtfertigt? Wenn nicht, warum nicht? Und das bei allen Mitarbeitern und allen Posten.
Das Highlight in dieser Zeitverschwendung ist Ihre Finanzabteilung. Sie muss jede Forderung im Hinblick auf die Unternehmensrichtlinien prüfen. Stimmt der eingegebene Betrag mit dem auf dem Beleg oder der Rechnung überein? Stimmt die ausgewiesene Mehrwertsteuer? Enthalten die Rechnungen die Angaben des Unternehmens zur Mehrwertsteuererstattung?
Bis Freitag hat jeder Mitarbeiter im Ausgabenprozess bis zu 30 Minuten pro Spesenabrechnung verbracht. Multiplizieren Sie das mit der durchschnittlichen Anzahl an Spesenabrechnungen, die Ihr Unternehmen jeden Monat bearbeitet, und Sie haben eine Vorstellung von der Zeit und dem Geld, das Sie für das Expense Management ausgeben. Dabei ist noch nicht einmal die Zeit eingerechnet, die Ihre Personalabteilung für die Codierung der Zahlungen zur Ausgabenerstattung Ihrer Mitarbeiter aufwendet!
Jeder von Ihnen würde seine Zeit lieber anderswo verbringen und wertschöpfendere Aufgaben erledigen, die mehr Spaß machen. Ihre Vertriebsmitarbeiter sollten verkaufen und nicht administrativ tätig sein!
Ihr Management-Team sollte Ihren Mitarbeitern helfen, ihre Ziele zu erreichen, sie coachen und ihnen dort, wo nötig, Türen öffnen, anstatt administrativ tätig zu sein! Und Ihr Finanzteam sollte die Budgetanalyse durchführen, strategische Entscheidungen auf Grundlage von Daten treffen, anstatt administrativ tätig zu sein!
Gewinnen Sie Zeit zurück mit Expense Automation
Denken Sie an all diese leitenden Angestellten, deren Zeit durch die Erledigung von low-level Aufgaben verschwendet wird, die automatisiert werden könnten. Bis zu 5 % ihrer Arbeitszeit wird Kostenabrechnungen gewidmet. Stellen Sie sich stattdessen vor, Sie sparen diese 5 % und geben diese Zeit an sie zurück. Wie, fragen Sie? Ganz einfach: durch Automatisierung Ihres Expense Managements.
Mit einer digitalen Expense Management Lösung haben Ihre Vertriebsmitarbeiter Zugriff auf eine mobile App, mit der sie ihre Belege direkt fotografieren (mobil scannen) können. Diese einfache Handlung des Ablichtens hat zwei Effekte.
- Sie speichert den Beleg digital, was zu einer korrekten Buchung und sauberen Aufzeichnungen führt.
- Sie extrahiert automatisch die Belegdaten, was das Risiko manueller Fehler reduziert. Dadurch wird der Spesenprozess erheblich beschleunigt.
Statt zahllose Stunden pro Monat für Kostenabrechnungen aufzuwenden, benötigen Ihre Mitarbeiter nur noch Sekunden pro Vorgang. Und wenn sie eine Spesenabrechnung einreichen möchten? Es bedarf nur weniger Klicks und alles ist erledigt! Kein Abheften von zerknitterten Belegen, vergessene oder verlorene Rechnungen oder Verzögerungen in der Buchhaltung mehr... und keine Verstöße gegen gesetzliche oder firmeninterne Richtlinien mehr!
Die automatisierte Lösung gewährleistet die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien. Sie stellt auch sicher, dass eventuelle regulatorische Anforderungen wie Kilometergeld, Mehrwertsteuersätze, Tagespauschalen und mehr, denen Ihr Unternehmen unterliegen könnte, erfüllt werden.
Und wenn die Kostenaufstellungen zur Genehmigung bei Ihnen landen? Ein schneller Blick genügt, um festzustellen, ob es Verstöße gegen Richtlinien oder widersprüchliche Positionen gibt. Wenn nicht, können Sie die Ausgaben mit nur einem Klick genehmigen!
Für Ihre Controller ist es genauso einfach. Unsere grün-rot anzeigende Lösung zeigt Verstöße gegen Richtlinien oder abweichende Positionen für eine einfache manuelle Kontrolle an, während der Rest automatisch validiert werden kann. Tatsächlich spart das automatisierte Expense Management Ihren Controllern bis zu 95 % der Zeit, die sie für die manuelle Kontrolle der Ausgaben aufwenden müssten!
Einsparungspotenzial
Aber was bedeutet es, diese Zeit zurückzugewinnen?
Studien haben ermittelt, dass die Kosten für die manuelle Bearbeitung einer Spesenabrechnung zwischen 25 € und 55 € liegen, unabhängig von der Höhe der Kostenaufstellung. Im Gegensatz dazu kostet die digitale Spesenabrechnung 5 € bis 6 € pro Vorgang und liefert zugleich eine höhere Genauigkeit als die manuelle Bearbeitung. Das bedeutet Einsparungen von 20 € bis 50 € pro Spesenabrechnung!
Doch die Vorteile beschränken sich nicht nur auf den monetären Aspekt. Indem Sie Ihre Mitarbeiter davon befreien, Zeit mit mühsamer manueller Verwaltungsarbeit zu verbringen, verbessern Sie deren Zufriedenheit. Dies reduziert die Fluktuationsrate und steigert die Effizienz, was wiederum die Profitabilität des Unternehmens verbessern kann.
Zufriedenere und engagiertere Mitarbeiter sind sowohl für HR als auch das Management ein Gewinn. Die Frage ist also: Warum tragen Sie nicht mit einer digitalen Spesenlösung zur Zufriedenheit und Effizienz Ihrer Mitarbeiter bei? Was hält Sie zurück?
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