Mitarbeiterausgaben optimieren mit Firmenkreditkarten

Was ist ein Datenfeed?

Ein Datenfeed ist eine automatische Übertragung von Bankdaten an ein externes Softwarepaket. Im Fall eines Kreditkarten-Datenfeeds betrifft dies die Transaktionsdaten.

Sämtliche Ausgaben, die mit einer Firmenkreditkarte bezahlt wurden, werden, zusammen mit allen relevanten Informationen der Transaktion, automatisch übertragen.

Zu den Informationen gehören Betrag, Datum, Valuta, Wechselkurs, Name des Verkäufers / Ausstellers der Rechnung, Händlercode (MCC - merchant category code) und weitere Angaben.

Wie ein Datenfeed für Firmenkreditkarten funktioniert

Ist ein Datenfeed aktiviert, werden Mitarbeitende, die eine Firmenkreditkarte nutzen, proaktiv über ihre Transaktionen informiert. Dank Push-Benachrichtigungen erhalten sie eine Erinnerung, den passenden Beleg oder die Rechnung hinzuzufügen.

Das geht ganz einfach: Der Beleg oder die Rechnung wird mit dem Smartphone fotografiert und direkt hochgeladen. Dieser Prozess vereinfacht die Erstellung und Einreichung von Spesenabrechnungen erheblich. Gleichzeitig wird die administrative Verarbeitung von Kreditkartentransaktionen und -abrechnungen effizienter und schneller. Das führt zu zügigeren Prüfungen und Erstattungen – zur Zufriedenheit von Geschäftsreisenden und der Finanzabteilung.

Auch Finanzteams profitieren von Kreditkartendatenfeeds, da sie Echtzeit-Einblicke in die Ausgaben erhalten. Zudem entfällt das mühsame Nachverfolgen verlorener oder unleserlicher Belege, da alle Belege sofort in der App digital erfasst und zugeordnet werden. Die Finanzberichterstattung wird präziser und datenbasiert, was strategischere Entscheidungen ermöglicht.

Welche Firmenkreditkarten sind verfügbar?

Die Verfügbarkeit eines automatischen Transaktionsdatenfeeds hängt von der Art der Karte und dem Kartenaussteller ab. Der Aussteller ist in den meisten Fällen Ihre Bank, jedoch nicht immer.

Mastercard-Firmenkreditkarten

Wenn Sie eine Mastercard über Ihre Bank nutzen, kann der Prozess etwas komplexer sein. In diesem Fall muss die Bank oder der Kartenaussteller direkt bei Mastercard eine Smart Data Online-Lizenz erwerben. Diese Lizenz ist erforderlich, um Transaktionsdatenfeeds für Endkunden zu aktivieren.

Leider verfügen nicht alle europäischen Banken über eine Smart Data Online-Lizenz. Wenn Sie einen Mastercard-Datenfeed für Drittanbieter-Software aktivieren möchten, sollten Sie bei Ihrer Bank nachfragen, ob sie diese Lizenz besitzt.

Visa-Firmenkreditkarten

Bei Visa-Firmenkreditkarten ist der Prozess etwas komplexer. Es gibt kein standardisiertes Produkt zur Einrichtung von Transaktionsdatenfeeds, und Banken dürfen hierfür keine Lizenzen erwerben.

Um Visa-Transaktionen automatisch zu erhalten, muss Ihre Bank (der Kartenaussteller) einen eigenen Datenfeed entwickeln und Ihnen die Transaktionen bereitstellen. Sie sind also darauf angewiesen, dass Ihre Bank bereit ist, einen solchen Datenfeed zu entwickeln.

Nach unseren Informationen verfügen derzeit nur wenige Banken in Europa über die technischen Möglichkeiten, Visa-Transaktionsdatenfeeds bereitzustellen.

Amex-Firmenkreditkarten

Für Unternehmen mit Amex-Firmenkreditkarten ist die Einrichtung eines Datenfeeds besonders einfach.

Da Amex keine externen Kartenaussteller hat, erfolgt die Kundenbetreuung direkt durch den Anbieter. Das Einrichten eines Transaktionsdatenfeeds ist daher schnell, unkompliziert und kostenlos.

Was tun, wenn für meine Kreditkarte kein Datenfeed verfügbar ist?

Wenn es nicht möglich ist, einen Datenfeed für Ihre Firmenkreditkartentransaktionen einzurichten, bieten Ausgabenmanagement-Tools eine praktikable Lösung.

Die monatlichen Abrechnungen Ihres Kartenanbieters lassen sich problemlos in ein solches Tool importieren. Dort werden die Transaktionen automatisch ausgelesen und den jeweiligen Mitarbeitenden zugeordnet. Bereits hinterlegte Belege oder Rechnungen werden direkt mit der entsprechenden Transaktion verknüpft.

Falls ein Beleg noch nicht vorhanden ist, kann er jederzeit nachträglich hinzugefügt werden.

Diese Methode ist in Europa die kosteneffizienteste Alternative zur automatisierten Verarbeitung von VISA-Corporate-Card-Transaktionen und vielen weiteren Kartenausstellern.

Zusätzlich unterstützt Mobilexpense den automatischen Upload aller Arten von Abrechnungen in verschiedenen Dateiformaten – unabhängig vom Kartenanbieter.

Datenfeed Management

Ein weiterer Vorteil der Expense Management Lösung ist, dass Mitarbeiter sämtliche betrieblichen Ausgaben in nur einer, benutzerfreundlichen App verwalten und rechtfertigen können.

Das Fotografieren eines Beleges ist mit einem Smartphone im Handumdrehen geschehen. Neben einer aktuellen Übersicht der verfügbaren Kreditkarten-Transaktionen hat der Mitarbeiter ebenfalls Realtime Einblick in Kilometerabrechnungen und privat vorgelegte Aufwendungen, die nach Prüfung vom Arbeitgeber erstattet werden.

Die Lösung mit Mobilexpense

Mobilexpense steht für benutzerfreundliche und einfach zu installierende Plug & Play Apps. Der Datenfeed-Import geschieht in Realtime (Echtzeit). Bei einigen Kartenanbietern erscheint die Bezahlung in der App sogar vor dem Drucken des Beleges!

Mitarbeiter erhalten umgehend eine Push-Nachricht, wodurch das Fehlen eines Beleges in der Buchhaltung fast unmöglich wird. So wird die geschäftliche Tasse Kaffee mit der Buchhaltung besonders angenehm, da man den Beleg in der App auch in Echtzeit genehmigen kann.

Darüber hinaus unterstützt Mobilexpense (automatische) Uploads aller Arten von Abrechnungen im CSV- oder PDF-Dateiformat und macht keinen Unterschied, was den Herausgeber der Karte betrifft.

Fazit

Firmenkreditkarten werden zunehmend für die Verwaltung von Mitarbeiterausgaben genutzt – und das aus gutem Grund. Sie ermöglichen eine klare Budgetkontrolle und transparente Nachverfolgung, während Mitarbeitende flexibel dort ausgeben können, wo es notwendig ist.

Corporate Cards bieten sowohl den Nutzenden als auch Finanzabteilungen wertvolle Einblicke in Ausgaben und reduzieren menschliche Fehler sowie Betrugsrisiken.

Die Verwaltung von Kartentransaktionen kann jedoch komplex sein. Durch die Integration der Kartenfeeds in eine Ausgabenmanagement-Lösung wie Mobilexpense wird dieser Prozess erheblich vereinfacht.