5 Erkenntnisse von Entropy: Nachhaltigkeit und Firmenausgaben

Ein Restaurant zu führen heißt, das volle Potenzial jeder Zutat auszuschöpfen. Auch vermeintlich unscheinbare Teile können kreativ und sinnvoll verwertet werden.

Beim Expense Summit 2024 haben wir Zeit mit dem Team von Entropy verbracht, einem nachhaltigen Restaurant im Herzen von Brüssel. Hier setzen Chefkoch Elliot Van de Velde und seine Partnerin Adeline Barras konsequent auf eine Zero-Waste-Philosophie. Jedes Blatt, jede Wurzel und jeder Stiel werden genutzt.

Jetzt zeigen sie uns, wie sich dieselbe Methode auf Geschäftsausgaben übertragen lässt. Wir haben ihre Vorgehensweise zur Vermeidung von Küchenabfällen genauer betrachtet. Und hier wird es spannend: Es zeigt sich, wie ähnlich Zero-Waste-Kochen dem papierlosen Ausgabenmanagement ist. 

Kleine und mittlere Unternehmen können sich von Entropy inspirieren lassen, um Prozesse effizienter zu gestalten, Ressourcen zu schonen und das Ausgabenmanagement zu optimieren.

Erkenntnis 1: Den Wert in „Resten“ erkennen 

Von Zutaten in der Küche zu digitalen Daten in Ihrem Unternehmen

Bei Entropy beginnt der Weg zu Zero Waste mit Zutaten, die andere wegwerfen würden. Chef Elliot erklärte, wie viel Zeit und Geld in die Sortierung von Lebensmittelabfällen investiert wird. 
 
An diesem Punkt begann die Veränderung. Gemüsereste werden nicht mehr als Abfall gesehen, sondern als Möglichkeit: Blumenkohlblätter dienen als Grundlage für eine schmackhafte Brühe, Wurzeln und Stiele werden zu kreativen Garnierungen umfunktioniert.  

Dieser Zero-Waste-Ansatz passt perfekt zum papierlosen Arbeiten – weniger „Abfall“ in Form von endlosen Papierbelegen, doppelten Berichten und zeitaufwendigem Aktenwälzen.

Wie ein Restaurant, das Abfall durch die vollständige Nutzung aller Zutaten minimiert, können Unternehmen durch papierloses Arbeiten profitieren:

1. Ordnung schaffen, 
2. Fehler minimieren 
3. und das Ausgabenmanagement vereinfachen.

Durch die Digitalisierung von Unterlagen und die Automatisierung von Prozessen stellen Unternehmen sicher, dass jede Information optimal genutzt wird – ganz ohne Papierchaos.

Erkenntnis 2: Die Kosten ineffizienter Prozesse berechnen

Ineffizientes Ausgabenmanagement hat Auswirkungen auf alle 

In einer hektischen Küche summieren sich Ineffizienzen schnell.

Wenn ein Koch eine Zutat oder ein Werkzeug nicht finden kann, gerät der gesamte Service ins Stocken. Ähnlich wirkt sich schlechtes Ausgabenmanagement auf das gesamte Unternehmen aus.  

Während seiner Keynote auf dem Expense Summit erinnert sich Chef Elliot an das Chaos, als sein Team immer wieder nach seiner verlegten Bankkarte suchen musste, um Einkäufe für die Küche zu erledigen. Sehen Sie sich hier die vollständige Keynote an.  

Diese Umstände führten zu mehr Stress, Zeitverlust und zusätzlichen Ressourcenverschwendungen, etwa durch falsch erfasste Ausgaben oder verlorene Belege.

Ineffiziente Ausgabenprozesse führen auch im Büro zu Frust: Sie verursachen doppelte Zahlungen, fehlende Rückerstattungen und Fehler, die Mitarbeitende und Vorgesetzte gleichermaßen treffen.  

Adeline Barras berichtet in einem Interview von den hohen Kosten, die durch doppelte Zahlungen aufgrund von Belegchaos oder mehrfachen Erstattungsanträgen entstanden.

Für Mitarbeitende ist es mühsam, veraltete Tabellen auszufüllen oder Belege zu suchen, um Spesenabrechnungen einzureichen.  

Für das Management erschwert ineffizientes Ausgabenmanagement den Überblick über die Ausgaben, verkompliziert die Budgetplanung und verursacht letztlich zusätzliche Kosten für das Unternehmen.  

Genauso wie eine Küche ohne organisierte Werkzeuge nicht effizient arbeiten kann, braucht ein Unternehmen ein strukturiertes und optimiertes Ausgabenmanagement, um erfolgreich zu sein. 

Erkenntnis 3: Effektive Abläufe gestalten 

Adeline brachte ein schlichtes, aber eindrucksvolles Beispiel: Sie stellte fest, dass Kund:innen keine gedruckten Belege mehr verlangten, und verzichtete darauf, die Papierrollen der Kasse nachzukaufen. 

Mit dieser einfachen Entscheidung wurden zahlreiche Blätter Papier eingespart und Abfall messbar reduziert. Auch Unternehmen können ihre Ausgabenprozesse optimieren, indem sie mit kleinen, aber wirkungsvollen Schritten starten:

1. Belege und Spesenabrechnungen digitalisieren

So wie Adeline in ihrem Restaurant das Drucken von Kundenbelegen eingestellt hat, können kleine Unternehmen Papierbelege durch digitale Alternativen ersetzen. Mit Plattformen wie Mobilexpense können Mitarbeitende Belege einfach abfotografieren, die dann digital gespeichert und verwaltet werden – Schluss mit dem Chaos um verlorene Unterlagen. 
 
Entdecken Sie in unserem aktuellen Blog, wie Ihr Unternehmen den Schritt in die Digitalisierung meistern kann.

2. Nutzen Sie Automatisierung, wo immer es geht 

Automatisierung im Ausgabenmanagement ähnelt der Vorbereitung von Zutaten in der Küche: Sie spart Zeit und minimiert Fehler.  

Automatisierte Ausgabensysteme verfolgen und kategorisieren Einkäufe sofort, sorgen für präzise Aufzeichnungen und reduzieren Fehlerquellen. Besonders für Unternehmen im Wachstum ist Automatisierung von unschätzbarem Wert, da sie Echtzeit-Einblicke in Ausgaben ermöglicht und das Management bei besseren Entscheidungen unterstützt.

3. Ressourcen bedacht einsetzen 

Wie bei Entropy, wo jeder Gemüseteil eine Verwendung findet, sollte auch jede Person in Ihrem Unternehmen bedacht eingebunden und effizient eingesetzt werden.  

Verabschieden Sie sich von zeitaufwendiger Zettelwirtschaft und setzen Sie auf digitale Workflows, die jede Transaktion präzise erfassen. Das spart nicht nur Ressourcen, sondern ermöglicht es Mitarbeitenden, sich auf die Steigerung der Umsätze zu konzentrieren.

Erkenntnis 4: Prozesse skalierbar gestalten, damit sie mit Ihrem Unternehmen wachsen 

Ein effektives Ausgabenmanagementsystem wächst mit Ihrem Unternehmen, ähnlich wie Entropys Fokus auf Zero Waste über die Jahre hinweg erweitert wurde.  

Was bei Entropy mit einigen wenigen nachhaltigen Maßnahmen begann, hat sich zu einer Philosophie entwickelt, die das gesamte Restaurant durchdringt. Ihr Erfolg beruht darauf, dass sie konsequent an ihren Werten festhalten. 

Der Wechsel zu einem papierlosen Ausgabenmanagement ist ein erster Schritt. Ein digitaler und automatisierter Ansatz wächst mit Ihrem Unternehmen und liefert kontinuierlich Unterstützung und relevante Einblicke. 

Finden Sie Tools, die sich nahtlos in Ihre Systeme integrieren lassen, das Wachstum Ihres Teams begleiten und verschiedene Ausgabenarten abdecken.

Erfahren Sie hier mehr darüber, wie sich Mobilexpense in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integriert.

Ein skalierbares Ausgabenmanagementsystem sorgt dafür, dass Ihre Prozesse mit Ihrem Unternehmen mitwachsen und nicht ständig erneuert werden müssen.

Erkenntnis 5: Nachhaltigkeit als Unternehmenskultur etablieren 

Der Umstieg auf ein papierloses Ausgabenmanagement ist mehr als nur die Reduzierung von Papierabfällen – er schafft eine Kultur der Ressourcenschonung und Verantwortung. 

Mitarbeitende sind engagierter und motivierter, wenn sie merken, dass ihr Unternehmen gezielt daran arbeitet, Abfall zu minimieren und Abläufe zu verbessern. 

Entropys nachhaltige Philosophie motiviert das Team, die Auswirkungen ihres Handelns bewusst zu reflektieren – und das nicht nur in der Küche.

Egal ob durch weniger Papierverbrauch oder klügeres Ausgabenmanagement – eine nachhaltige Haltung inspiriert andere. 

Das Erfolgsrezept für effiziente Prozesse 

Ähnlich wie bei der Zubereitung eines köstlichen Gerichts besteht das Erfolgsrezept für nachhaltiges Ausgabenmanagement aus drei Hauptzutaten: Kreativität, Effizienz und dem Willen zur kontinuierlichen Verbesserung. 

Ein papierloses Ausgabenmanagementsystem einzuführen, ist nicht nur eine organisatorische Veränderung, sondern eröffnet einen neuen Blickwinkel, der Ihrem Unternehmen, Ihren Mitarbeitenden und der Umwelt zugutekommt. Inspiriert von Entropys Ansatz können kleine und mittelständische Unternehmen eine nachhaltige und effiziente Zukunft gestalten – Schritt für Schritt.

Alle Sessions des Expense Summit 2024 finden Sie hier. Schauen Sie auf unserer Website vorbei und erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen in der sich ständig wandelnden Welt der Unternehmensfinanzen erfolgreich bleibt.