Was kann das Spesenmodul der Reisekosten-App?
Mit unserer Reisekosten-App erstellen Sie Ihre Spesenabrechnung mit wenigen Klicks. Dank mobilem Scannen mit OCR (Optical Character Recognition) und Datenerfassung in Realtime gehört das manuelle Eingeben und Buchen Ihrer Belege längst der Vergangenheit an.
Hotelrechnungen, Tankquittungen und sämtliche auf Reisen anfallenden Belege dürfen seit der Neufassung der GoBD mit dem mobilen Endgerät (Smartphone oder Tablet) fotografiert werden.
Sie prüfen nur kurz die Eingabe, den Rest erledigt das Spesenmodul der App für Sie. Der Originalbeleg darf (in vielen Fällen) sogar vernichtet werden, da die Daten dauerhaft und fälschungssicher digital gespeichert werden.
Verlorene Belege, fehlerhafte Eingaben und unübersichtliche Zettelwirtschaft sind also passé.
Was kann das neue Spesenmodul?
Geht es noch einfacher und noch besser?
Ja, denn das neue Spesenmodul arbeitet noch präziser. Für Nutzer der App bedeutet das, dass die App den genauen Standort des Reisenden auf Straßenebene erfassen kann und die für diesen Ort geltenden Spesen automatisch berechnet.
Die App erfasst zudem die Dauer des Aufenthaltes an einem bestimmten Ort, so dass kleiner und großer Spesensatz immer richtig angewandt werden.
Das neue Spesenmodul ist insbesondere für Dienstreisende in Deutschland interessant. Viele Reisende bezahlen Kosten im Rahmen dienstlicher Fahrten, z.B. Kundenbesuche oder Geschäftsessen vorab, aus eigener Tasche. Diese Kosten werden anschließend beim Arbeitgeber zur Erstattung eingereicht.
Jetzt gibt es eine Schnittstelle dafür, die die Spesenabrechnung hinsichtlich der direkten Aufwandsentschädigungen weiter vereinfacht.
Zudem haben wir Zulagensätze pro Stadt und innerhalb derselben Stadt für Reisen, die länger als 8 Stunden dauern, in die App integriert. Das neue Spesenmodul ermöglicht es Nutzern, verschiedene Spesen in derselben Stadt (Genauigkeit auf Straßenebene) einzugeben.
Wie funktioniert das neue Spesenmodul?
Für eine einfache Berechnung der Spesen haben wir die Eingabe auf dem Mobilgerät weiter vereinfacht. Sie geben die variablen Daten der Dienstreise in vier Schritten ein und die App berechnet automatisch die für die eingegebenen Reiseziele gültigen Spesen.
Im Display sind Aufenthaltsort, der anzuwendende Tagessatz sowie mögliche Abzüge übersichtlich aufgeführt. Das Menü ist selbsterklärend und die Reisekosten-App daher äußerst einfach zu bedienen.
So funktioniert das Spesenmodul:
- Tippen Sie im Menü auf “Spesen”. Wählen Sie zwischen Kurztrip (8-24 Std.) und mehrtägiger Reise (>24 Std.).
- Geben Sie den Startpunkt der Reise ein. Es werden Vorschläge angezeigt.
- Geben Sie einen oder mehrere Zielorte ein. Häufig besuchte Orte werden angezeigt.
- Geben Sie die Adresse ein, an der die Dienstreise enden wird.
Haben Sie alle Daten eingegeben, müssen Sie nur noch auf “Speichern” drücken, um die Berechnung der Spesen zu aktivieren.
Die wichtigsten Vorteile des neuen Spesenmoduls auf einen Blick:
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Bessere Benutzeroberfläche
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Schnellere Eingabe von Aufwandsentschädigungen
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Eingabemöglichkeit für Tagespauschalen und Pauschalen für lange Reisen
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Differenziertere Eingabe der Tagespauschalen (Genauigkeit auf Straßenebene)
Aktivierung
Zur Aktivierung des neuen Spesenmoduls gehen Sie am Unternehmenscomputer zu den “Einstellungen” der Reisekostenabrechnung und aktivieren Sie das Modul “Assistent für neue Tagegelder”.
Deaktivieren Sie zunächst das Feld “Transportmittel, Flugnummer und Ticket-Upload”.
Die Berechnungsmethode für Zulagen und die Art und Weise, wie man diese einrichtet, wurden nicht geändert. Sie können die Berechnung der Zulagen wie gewohnt verwalten.
Das neue Spesenmodul von Mobilexpense
Mobilexpense folgt dem technischen Fortschritt auf dem Fuß. Dank neuester Technologie können wir unsere Reisekosten-App kontinuierlich verbessern und Ihnen das beste Nutzererlebnis anbieten.
Kreditkartenintegration und weitere Tools machen unsere Reisekosten-App zu einem unverzichtbaren Begleiter auf Dienstreisen, egal, ob die Reise ein Kurztrip innerhalb Deutschlands oder eine mehrtägige internationale Geschäftsreise ist.
Möchten Sie mehr über unsere Reisekosten-App und das neue Spesenmodul erfahren und wie Sie sich und Ihren Mitarbeitern die Spesenabrechnung weiter vereinfachen können? Kontaktieren Sie uns und fragen Sie eine Demo an!
