Was ist eine mobile Quittungsscanner-App?
Es steckt alles im Namen. Es ist eine App, mit der Sie Ihre Quittungen oder Rechnungen mit Hilfe Ihres Smartphones scannen.
Doch die innovative Reisekosten-App von Mobilexpense kann mehr, als "nur" scannen.
Unsere App scannt nicht nur Ihre Quittung, sie digitalisiert sie auch für Sie. Mit Hilfe von Optical Character Recognition (OCR) extrahiert sie die Informationen auf der Quittung (von den Posten, dem Betrag sowie der Mehrwertsteuer). Daten auf der Quittung werden also in Text umgewandelt.
Da der Inhalt des Belegs automatisch extrahiert wird, müssen Sie das Datum, den Lieferanten, den Betrag oder die Mehrwertsteuer nicht mehr manuell eingeben. Es ist alles für Sie erledigt.
Spesen-App von Mobilexpense mit Quittungsscanner
Mobilexpense verfügt über zwei Lösungen zum Scannen von Ausgaben und Belegen: SpendCatcher für Unternehmensanwender und die Declaree-App für mittelständische Unternehmen. Beide wurden entwickelt, um die Aufgabe des Spesenmanagements für Geschäftsreisende durch Automatisierung zu vereinfachen. Sie bietet die Möglichkeit, Belege einfach zu scannen und auszulesen.
Diese Apps erleichtern das Reisekosten-Management um ein Vielfaches, sodass Sie als Dienstreisender wertvolle Zeit und Nerven sparen.
Wie funktioniert das Scannen von Quittungen?
In den meisten Fällen besteht der erste Schritt darin, zunächst den Papierbeleg zu scannen.
Statt Belege und Quittungen zu sammeln, können Sie dies auch unverzüglich tun. Sobald Sie eine Quittung für einen Einkauf erhalten, erfassen Sie diese mit unserer App. Diese wird anschließend mithilfe von OCR verarbeitet, um die erforderlichen Informationen wie Datum, Händler, Betrag und Mehrwertsteuer zu extrahieren.
Mit den in unserer App gespeicherten Belegdaten können Sie Ihrem Tag nachgehen oder Ihre Ausgaben vervollständigen und mit wenigen Klicks übermitteln. Wenn Sie den Kauf mit einer Firmenkreditkarte bezahlt haben, werden die Kartentransaktion und der Beleg abgeglichen, was den Vorgang weiter vereinfacht und beschleunigt.
Und unsere Apps sind ebenso nützlich für Genehmiger im Unternehmen. Das Überprüfen und Genehmigen einer Ausgabe dauert in der App einige Sekunden. Diskrepanzen werden gekennzeichnet (z.B. wenn eine Ausgabe den Höchstwert gemäß Reisekostenrichtlinie überschreitet).
Ist die Ausgabe gemäß der Richtlinien und ist keine manuelle Überprüfung nötig, ermöglicht dies eine schnelle Genehmigungen für den Arbeitnehmer.
Vorteile von mobilem Scannen
Nachstehend finden Sie die wichtigsten Vorteile vom mobilem Scannen im Überblick.
Zeitersparnis
Keine Sonntagabende mehr, um Tabellen auszufüllen und einem Stapel Quittungen zu sortieren. Im Durchschnitt dauert das Erstellen einer Spesenabrechnung auf "altmodische" Weise etwa 30 Minuten. Mit Hilfe unserer mobilen Belegscanner dauert es weniger als 5 Minuten.
Übersicht in der Buchhaltung
Vergessen Sie die Stapel unleserlicher Quittungen und handschriftlich ausgefüllte Vordrucke. Und vergessen Sie auch das manuelle Übertragen sämtlicher Formulare. Digitalisierung und Buchhaltung gehen einfacher.
Bei einer digitalen Reisekostenabrechnung werden alle Reisedaten automatisch in die Systeme des Unternehmens übertragen. Datenverlust und Dateneingabefehler werden somit umgangen. Der Beleg einer Ausgabe wird stets mitgespeichert.
Gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden sämtliche Daten für 10 Jahre speichert. Diese Daten sind jederzeit verfügbar.
Weniger Fehler und Betrug
Durch die automatisierte Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Vorschriften reduziert eine Reisekosten-App das Risiko menschlicher Fehler und Betrugs.
Da unsere Apps die von der OCR extrahierten Daten mit den vom Benutzer eingegebenen Daten abgleichen, werden Fehler vermieden.
Der Compliance-Aspekt erstreckt sich ebenfalls auf Spesen, Kilometer und Mehrwertsteuer, für eine vollkommen gesetzeskonforme Buchführung.
Automatische Berechnung
Unsere Reisenkosten-App ist mehr als nur ein Quittungsscanner. Sie ermöglicht es, sämtliche Kilometerstände zu speichern, Distanzen (Kilometer) und Tagegelder zu berechnen.
Kilometer werden anhand von Ankunft- und Abfahrtort automatisch berechnet. Gleiches gilt für das Tagegeld, falls das Unternehmen seinen Arbeitnehmern Reisekostenpauschalen bezahlt.
Im Ausland eingekauft? Ausländische Währungen werden dank dem integrierten Währungsumrechnerbetrifft ganz einfach umgerechnet.
Automatischer Datenimport und -export
Exportieren Sie automatisch sämtliche Ausgaben und Belege in Ihre Buchhaltungssoftware, ERP- oder Gehaltsabrechnungslösung.
Mobilexpense verfügt über bestehende Integrationen mit allen wichtigen Tools wie SAP, Sage, Microsoft Dynamics oder Oracle. Darüber hinaus verbindet sich Mobilexpense mit Ihrer HR-Lösung zur Stammdatensynchronisation. Benutzer müssen in Mobilexpense nicht manuell erstellt werden. Die Daten werden aus Ihrer HR-Lösung abgerufen und mit Mobilexpense synchronisiert. Dies reduziert Zeitaufwand und Eingabefehler.
Neue Benutzer können sofort damit beginnen, unsere mobilen Lösungen zu verwenden, um ihre Reisekostenabrechnung zu erstellen und einzureichen.
Überzeugen Sie sich selbst
Mobile Reisekosten-Apps haben sich in Sachen Mitarbeiterzufriedenheit bewährt. Eine mobile App ist nicht nur einfach zu bedienen, sie spart Arbeitgebern und -nehmern wertvolle Zeit. Auch Sicherheit und Compliance werden erhöht.
Entdecken Sie alle Vorteile und Möglichkeiten von Mobilexpense im Rahmen einer kostenlosen Demo.
