Man unterscheidet zwischen einer Erstattung der tatsächlich angefallenen Ausgaben auf einer Dienstreise und pauschal zur Verfügung gestellten Beträgen.
Eine tatsächliche Erstattung der Aufwendungen des Reisenden bedeutet, dass dieser anhand von Belegen (Tickets, Restaurant- und Hotelrechnungen...) die exakten Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet bekommt. Diese Pflicht des Arbeitgebers zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt.
Aber Achtung: Es gibt einige Voraussetzungen für die Erstattungspflicht. So lautet der Gesetzestext: "Macht der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber zum Ersatz verpflichtet." (Quelle)
Anders sieht es bei der pauschalen Erstattung von Reisekosten aus. Der Arbeitgeber ist gegenüber seinem Arbeitnehmer nicht verpflichtet, Reisekostenpauschalen zu zahlen.
Zahlt der Arbeitgeber Reisekostenpauschalen, ist dies eine freiwillige Leistung. Da ein Arbeitnehmer aber grundsätzlich das Recht auf Erstattung seiner Kosten hat, kann er diese bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen, wenn er kein Geld vom Unternehmen erhält. Hier gilt aktuell ein jährlicher Freibetrag von € 1.230 (Stand: 1.1.2024).
Pflicht oder keine Pflicht - bei der Frage, ob Unternehmen ihren Dienstreisenden Reisekosten erstatten, ist nicht nur das Gesetz ausschlaggebend.
In der Praxis spielt auch die Mitarbeiterzufriedenheit eine wichtige Rolle.
In vielen Unternehmen ist es Gang und Gebe, dass die Fahrtkosten, die einem dienstreisenden Mitarbeiter mit seinem privaten Fahrzeug entstanden sind, über die Kilometerpauschale erstattet werden. Dies ist übrigens nicht nur für den Mitarbeiter selbst von Vorteil, sondern kann auch für das Unternehmen zeitsparend sein.
Viele mittelständische und große Unternehmen bezahlen dem Dienstreisenden Verpflegungsmehraufwand in der Höhe der gesetzlichen Pauschbeträge. Eine Abweichung von den Beträgen ist in der Praxis jedoch auch möglich, hat jedoch Konsequenzen (u.a. im Bezug auf Steuern bei höheren Zahlungen).
Wird einem Mitarbeiter die Erstattung einer Ausgabe verweigert, weil der Arbeitgeber diese als "den Umständen nach für nicht erforderlich" hält (vergleiche § 670 BGB), so ist der Frust des Mitarbeiters vorprogrammiert.
Eine Reisekostenrichtlinie sorgt besonders in großen Unternehmen mit vielen Reisenden für Transparenz. Regeln und Budgets sind klar definiert, was den Verwaltungsaufwand (u. a. Genehmigung von Reisekosten) erheblich reduziert.
Bei Unternehmen ab einer bestimmten Größe ist eine Reisekostenrichtlinie für die Reisekostenerstattung essentiell. Eine Reisekostenrichtlinie (Travel & Expense Policy) ist ein offizielles Dokument, in dem die Dos & Don’ts in Bezug auf Geschäftsausgaben aufgeführt sind. Eine Reisekostenrichtlinie enthält sämtliche Ausgaben, die Dienstreisende im Namen des Unternehmens tätigen dürfen sowie Ausgaben, die vom Unternehmen nicht automatisch genehmigt sind.
Egal, ob Sie die Aufwendungen Ihrer reisenden Mitarbeiter lieber anhand von Belegen oder anhand von Reisekostenpauschalen erstatten, verwenden Sie die innovative Reisekosten-App von Mobilexpense, haben Sie stets die volle Kontrolle über sämtliche Reisekosten im In- und Ausland.
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