Reisekosten: Was steht Dienstreisenden zu?
Je nach Dauer und Art der Dienstreise, stehen einem Dienstreisenden verschiedene Komponenten der Reisekosten zu. Bei der Reisekostenerstattung wird zunächst zwischen der Erstattung tatsächlicher Kosten und pauschaler Erstattung unterschieden. Nachstehend konzentrieren wir uns auf die pauschale Erstattung.
Verpflegungspauschale: Kleine Pauschale vs. Große Pauschale
Ist ein Dienstreisender mehr als 8 Stunden außer Haus, hat er Anspruch auf die Verpflegungspauschale. Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden gilt die kleine Pauschale von € 14. Ab einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden greift der große Spesensatz von € 28. Bei mehrtägigen Dienstreisen gilt für An- und Abreisetag der kleine Spesensatz.
Die Spesensätze beziehen sich auf das Inland (Deutschland). Für dienstlich veranlasste Fahrten gelten Auslandsreisekosten, die von denen des Inlands abweichen.
Hinweis: Ursprünglich war eine Erhöhung der Spesen für das Inland im Rahmen des Wachstumschancengesetzes geplant. Das im März 2024 verabschiedete Gesetz enthält jedoch nicht mehr die geplante Erhöhung. Demnach gelten für Dienstreisen im Inland weiterhin die oben genannten Pauschalen von 2023.
Die Pauschale für Berufskraftfahrer wurde ab dem 01.01.2024 von € 8 je Kalendertag auf € 9 je Kalendertag angehoben.
Übernachtungspauschale bei mehrtägigen Reisen
Viele Dienstreisen erstrecken sich über mehrere Tage. Es fallen nicht nur höhere Kosten für die Verpflegung an - auch eine Unterkunft ist zu bezahlen. Für eine auswärtige Übernachtung steht dem Mitarbeiter in Deutschland eine Übernachtungspauschale von € 20 zu (Stand: 2024). Auch hier gibt es für das Ausland abweichende Pauschalen.
Kilometergeld
Auch wenn die Abwesenheit nicht mehr als 8 Stunden beträgt, hat ein Dienstreisender Anspruch auf Kilometergeld für dienstlich veranlasste Fahrten mit dem privaten Fahrzeug. Das Kilometergeld beträgt aktuell € 0,30 / Kilometer bei Fahrten mit dem PKW bzw. € 0,20 bei Fahrten mit dem Mopen/Motrorrad (Stand: 2024). Diese Werte gelten für das In- und Ausland.
Besonderheiten beachten: Im Bundesreisekostengesetz gibt es zahlreiche Voraussetzungen und Sonderregelungen rund um Reisekosten. Unter anderem gilt es das Thema Kürzungen und die Dreimonatsfrist zu beachten. Auch besteht kein Anspruch auf Tagegeld, wenn die Entfernung zwischen dem Ort der dienstlichen Tätigkeit und dem Wohnort/Dienststätte gering ist (gemäß § 6, Absatz 1, BRKG). Weitere Besonderheiten, Sonderfälle und Voraussetzungen sind im BRKG beschrieben.
Wer bezahlt die Pauschalen?
Grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer das Recht auf die Erstattung seiner Auslagen für dienstlich veranlasste Reisen. Diese Pflicht zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt: “Macht der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber zum Ersatz verpflichtet.”
Allerdings ist ein Arbeitgeber nicht zur Zahlung der Reisekostenpauschalen verpflichtet. In dem Fall kann der Arbeitnehmer diese bei der Einkommensteuererklärung geltend machen. Hier gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.230 (Stand 1.1.2024).
Eventuelle Teilzahlungen des Arbeitgebers müssen natürlich berücksichtigt und abgezogen werden, um nicht doppelt zu kassieren.
Mobilexpense im Reisekostenmanagement
Um Unternehmen diese anspruchsvolle und zeitaufwändige Arbeit zu erleichtern, bietet Mobilexpense die Reisekosten App an. Alle fixen Daten (Pflichtangaben wie Name des Reisenden, Höchstwerte der Pauschalen für In- und Ausland, evtl. festes KFZ) können in der App gespeichert werden, Sie geben nur noch die variablen Daten (Reiseziel, Reisedauer usw.) der jeweiligen Reise ein. Lassen Sie die App für sich arbeiten und konzentrieren Sie sich auf Ihr Kerngeschäft!
