Compliance

Reisekosten: Mehr als 8 Stunden außer Haus

Lesedauer: 3 min

Apr. 21, 2021

Geschäftsreisen bringen oft lange Tage mit sich – Meetings, Kundentermine und Konferenzen sorgen dafür, dass der Tag selten nach acht Stunden endet. Wer beruflich unterwegs ist, muss sich nicht nur um seine Aufgaben kümmern, sondern auch um die eigene Verpflegung und Unterkunft. Damit diese Kosten nicht zur finanziellen Belastung werden, gibt es die Verpflegungspauschale – auch bekannt als Spesen.

Um diese Mehrkosten abzufedern, gibt es die Verpflegungspauschale – auch bekannt als Spesen.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Ansprüche Ihnen zustehen und worauf Sie bei der Abrechnung achten sollten.

Reisekosten: Was steht Dienstreisenden zu?

Je nach Dauer und Art der Dienstreise stehen Ihnen unterschiedliche Erstattungen zu. Grundsätzlich unterscheidet man bei der Reisekostenerstattung zwischen der Erstattung der tatsächlichen Kosten und der pauschalen Erstattung. Hier konzentrieren wir uns auf die pauschalen Beträge, die Ihnen 2025 zur Verfügung stehen.

Verpflegungspauschale: Kleine Pauschale vs. Große Pauschale

Wer mehr als 8 Stunden beruflich unterwegs ist, hat Anspruch auf die Verpflegungspauschale:

Kleine Pauschale: Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden stehen Ihnen 14 Euro zu.
Große Pauschale: Bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden erhalten Sie 28 Euro.
Mehrtägige Reisen: Für An- und Abreisetage gilt die kleine Pauschale von 14 Euro.

Update 2025: Eine geplante Erhöhung der Spesen im Rahmen des Wachstumschancengesetzes wurde nicht umgesetzt. Daher gelten weiterhin die bisherigen Sätze aus dem Jahr 2023.

Besonders für Berufskraftfahrer gibt es eine Änderung: Die Pauschale wurde ab dem 1. Januar 2025 von 9 Euro pro Kalendertag auf 10 Euro erhöht.

Übernachtungspauschale bei mehrtägigen Reisen

Mehrtagige Dienstreisen verursachen nicht nur höhere Verpflegungskosten, sondern oft auch Hotelkosten. Für Übernachtungen gilt:

Deutschland: Pauschale von 20 Euro pro Nacht (Stand 2025)
Ausland: Abhängig vom Zielland gibt es abweichende Pauschalen

Falls die tatsächlichen Übernachtungskosten höher ausfallen, kann der Arbeitgeber diese gegen Nachweis erstatten.

[DE] Übernachtungspauschalen-Ausland-2025

Hinweis: In der verlinkten PDF-Datei des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) sind alle Beträge, die sich im Vergleich zum Vorjahr geändert haben, fettgedruckt hervorgehoben. Eine vollständige Übersicht der aktuellen Spesenpauschalen für über 180 Länder und Landesteile finden Sie direkt im offiziellen BMF-Schreiben. Hier geht’s zur Liste der Übernachtungspauschalen 2025.

Kilometerpauschale: Was steht Ihnen zu?

Auch wenn Sie weniger als 8 Stunden unterwegs sind, können Ihnen Fahrtkosten erstattet werden. Nutzen Sie Ihr eigenes Fahrzeug für die Dienstreise, erhalten Sie Kilometergeld:

PKW: 0,30 Euro pro Kilometer
Motorrad/Moped: 0,20 Euro pro Kilometer

Diese Werte gelten sowohl für Inlands- als auch für Auslandsreisen.

Besonderheiten und Sonderregelungen

Im Bundesreisekostengesetz (BRKG) gibt es viele Sonderregelungen und Voraussetzungen. Wichtig zu wissen:

Kürzungen: Werden Ihnen Mahlzeiten gestellt (z. B. durch den Arbeitgeber oder bei Seminaren), kann die Pauschale gekürzt werden.
Dreimonatsfrist: Nach drei Monaten am gleichen Einsatzort entfällt die Verpflegungspauschale.
Kein Anspruch auf Tagegeld: Wenn die Entfernung zwischen der dienstlichen Tätigkeit und Ihrem Wohnort oder Ihrer Dienststelle gering ist, entfällt die Pauschale (gemäß § 6, Absatz 1 BRKG).

Ein Blick ins BRKG lohnt sich, um individuelle Sonderfälle zu prüfen.

Wer bezahlt die Pauschalen?

Grundsätzlich haben Arbeitnehmer das Recht auf Erstattung dienstlich veranlasster Reisekosten. Dies ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) geregelt:

"Macht der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber zum Ersatz verpflichtet."

Allerdings muss der Arbeitgeber keine Pauschalen zahlen. Zahlt er sie nicht, kann der Arbeitnehmer diese bei der Einkommensteuererklärung geltend machen. Hier gilt ein jährlicher Freibetrag von 1.230 Euro (Stand 2025). Bereits gezahlte Teilbeträge des Arbeitgebers müssen natürlich abgezogen werden.

Reisekostenmanagement mit Mobilexpense

Dienstreisen bedeuten nicht nur Arbeit unterwegs – sondern auch Mehraufwand bei der Abrechnung. Mobilexpense erleichtert diesen Prozess mit einer intelligenten Reisekosten-App:

Alle fixen Daten hinterlegen (Name, Pauschalen)
Variable Daten schnell eingeben (Reiseziel, Reisedauer)
Automatische Berechnung der Erstattungen

So bleibt der Abrechnungsprozess übersichtlich und effizient, sodass Sie Ihre Reisekosten mühelos verwalten können.

Fazit

2025 ändert sich wenig an den Spesensätzen, doch die Digitalisierung macht das Reisekostenmanagement einfacher denn je. Nutzen Sie moderne Technologien, um Ihre Reisekosten reibungslos abzuwickeln und den administrativen Aufwand zu reduzieren.