Die DOs, um die Reisekosten zu reduzieren
1. Schaffen Sie Anreize für Ihre Mitarbeiter
Sie möchten die Reisekosten reduzieren? Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter in Ihre Überlegungen ein! Eine bewährte Methode besteht im Bieten von Anreizen, weniger für Reisen auszugeben.
So funktioniert es: Gibt ein Mitarbeiter weniger als sein zugewiesenes Budget aus, bekommt er einen Teil der Einsparung ausgezahlt. Dieser Win-Win-Ansatz kann auch Ihrem Unternehmen zugutekommen. Tatsächlich haben einige Unternehmen die Reisekosten allein durch die Belohnung klugen Ausgabenverhaltens um 20-30 % gesenkt. Warum also nicht einen Versuch wagen?
2. Erhöhen Sie die Flexibilität durch vorausschauende Planung
Möchten Sie bei Geschäftsreisen viel Geld sparen? Fördern Sie Flexibilität! Zwar kann nicht jede Reise angepasst werden, aber wenn Sie einen gewissen Spielraum haben, sollten Sie Ihren Travel Manager darüber informieren. Um eine vorausschauende Planung zu fördern, sollten Sie ein Reiseantragsverfahren in Ihre Reiserichtlinien aufnehmen.
Dies ermöglicht es Ihrem Travel Manager, Reisen zu buchen, wenn die Tarife am niedrigsten sind. Indem Sie Spitzenreisezeiten und Feiertage vermeiden, umgehen Sie hohe Kosten für unter anderem Flüge und Hotels. Warum also nicht Flexibilität bei den Reisedaten zu einem wichtigen Bestandteil Ihrer Reiserichtlinien machen?
3. Machen Sie (angemessene) Ausnahmen von der Einhaltung Ihrer Reiserichtlinien
Die Einhaltung der Reiserichtlinien ist wichtig, manchmal müssen jedoch Ausnahmen gemacht werden dürfen. Um den Genehmigungsprozess zu vereinfachen, sollten Sie etwas Flexibilität ermöglichen. Bedenken Sie, dass es Fälle geben kann, in denen eine Geschäftsreise nicht den Richtlinien entspricht.
Bleiben Sie offen für Ausnahmen! Ihr Mitarbeiter könnte eine günstigere Option finden, beispielsweise eine alternative Fluggesellschaft oder ein Hotel außerhalb Ihres üblichen Netzwerks, die nicht strikt mit Ihrer Reiserichtlinie konform ist.
Ermutigen Sie Kreativität und Reduzierung der Reisekosten und Sie werden vielleicht überrascht sein, welche Einsparungen Sie erzielen können.
4. Priorisieren Sie die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel
Warum sich während einer Geschäftsreise in einem Taxi quälen? Dichter Verkehr, Staus und hohe Fahrpreise sind das Letzte, was Ihre Mitarbeiter brauchen auf einer Dienstreise brauchen, wenn sie ohnehin unter Zeitdruck stehen.
Inbesondere innerhalb von Großstädten sowie bei Fahrten von einer Großstadt in die andere (z.B. Düsseldorf nach München) kann es schneller, entspannter und günstiger sein, öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen.
Natürlich sollten bestehende Vereinbarungen mit Taxiunternehmen berücksichtigt werden, aber zögern Sie nicht, Ihr Team zur Benutzung von Bussen, U-Bahnen und anderen erschwinglichen Optionen zu ermutigen. Und wenn sie wirklich ein Taxi benötigen, beispielsweise um frühmorgens einen Flug zu erreichen, seien Sie flexibel und erlauben Sie die Nutzung von Ride-Share-Diensten als kostengünstigere Alternative.
5. Ermutigen Sie die Nutzung von Gruppentransporten bei Reisen zum selben Ziel
Reisen mehrere Mitarbeiter zum selben Ziel? Oft werden bei Reisen zum selben Ziel unzureichende oder keine Absprachen gemacht. Insbesondere, wenn Mitarbeiter aus verschiedenen Teams/Abteilungen betroffen sind, die sich nicht sehr gut kennen.
Statt fünf Mitarbeiter in fünf Autos einzeln zu einer Messer zu schicken, erwägen Sie eine Fahrt mit einem Auto. Bei größeren gruppen kann die Buchung von Gruppentransporten oder sogar eines Shuttleservices für alle Mitarbeiter eine Option sein. Dies kann eine großartige Möglichkeit sein, sowohl die Reisekosten als auch den ökologischen Fußabdruck Ihrer Geschäftsreisen zu reduzieren.
Zudem ist es eine gute Gelegenheit, den Teamgeist zu fördern und Ihren Mitarbeitern während der Dienstreise die Möglichkeit zu geben, neue Kontakte zu knüpfen.
Denken Sie also bei der Planung der nächsten Geschäftsreise darüber nach, wie Sie gemeinsame Fahrten fördern können.
Die DON'Ts zur Reduzierung der Reisekosten
1. Vermeiden Sie Last-Minute-Buchungen
Sie möchten Ihre Reisekosten reduzieren? Warten Sie nicht bis zur letzten Minute mit der Buchung von Transport und Unterkunft. Oft sind Fahrkarten und Hotelpreise kurz vor dem gewünschten Datum teurer, als wenn sie einige Wochen im Voraus gebucht werden.
Planen Sie vorausschauend und frühzeitig! Ermutigen Sie Ihr Team, Reiseanträge so früh wie möglich einzureichen. Dieser Punkt sollte in Ihren Reiserichtlinien enthalten sein, mit einigen vernünftigen Ausnahmen natürlich.
Machen Sie deutlich, dass Last-Minute-Buchungen allgemein nicht erwünscht sind, damit Sie von niedrigeren Tarifen profitieren und unnötigen Stress vermeiden können - das gilt sowohl für Ihre Mitarbeiter als auch für Ihre Buchhaltung.
2. Zwingen Sie Ihre Mitarbeiter nicht zum Teilen eines Hotelzimmers
Seien wir realistisch: Das Teilen eines Hotelzimmers mit einem Kollegen auf einer Geschäftsreise ist nicht gerade ideal. Nach einem langen Arbeitstag verdient jeder ein wenig Privatsphäre und Raum zur Entspannung. Komfort und Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter sind über Kosteneinsparungen zu stellen.
Solange Ihre Mitarbeiter nicht explizit darum bitten, ein Zimmer zu teilen, sollten Sie diese Option erst gar nicht in Erwägung ziehen.
Letztendlich ist nur ein ausgeruhtes und zufriedenes Team ein produktives Team.
3. Heben Sie nicht die Privilegien der Business Class für Vielreisende auf
Denken Sie darüber nach, die Privilegien der Business Class für Vielflieger zu streichen, um Ihre Reisekosten zu reduzieren? Denken Sie noch einmal darüber nach!
Das Streichen vertrauter Privilegien wird bei Führungskräften oder Vielreisenden nicht gut ankommen. Es ist wichtig, die unterschiedlichen Hierarchiestufen in Ihrem Unternehmen zu berücksichtigen und Ihre Reiserichtlinien entsprechend anzupassen.
Anstatt alle Mitarbeiter strikt gleich zu behandeln, sollten Sie verschiedene Reiseoptionen anbieten, die für jede Ebene angemessen sind.
4. Konzentrieren Sie sich nicht nur auf abgeschlossene Deals und Verträge
Obwohl es sinnvoll sein kann, Deals mit Taxiunternehmen oder Verträge mit Reiseanbietern zu haben, sollten Sie andere Optionen nicht übersehen. Ihre Mitarbeiter oder Ihr Travel Manager könnten eine kostengünstigere Alternative finden, die immer noch zu Ihren Reiserichtlinien passt.
Alternativen sind immer eine Überlegung wert und können zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, insbesondere bei längeren Geschäftsreisen. Bleiben Sie aufgeschlossen und erkunden Sie alle Optionen, die Ihre Reisekosten reduzieren können.
Zusammenfassung
