Aber welche Reisekosten müssen erstattet werden? Lesen Sie nachstehend die wichtigsten Grundlagen zum Thema Reisekostenerstattung für Dienstreisende.
Anspruch auf Reisekostenerstattung
Grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer das Recht auf die Erstattung seiner Auslagen für dienstlich veranlasste Reisen. Diese Pflicht zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt: “Macht der Beauftragte zum Zwecke der Ausführung des Auftrags Aufwendungen, die er den Umständen nach für erforderlich halten darf, so ist der Auftraggeber zum Ersatz verpflichtet.”
Ob und in welcher Höhe Kosten erstattet werden, ist jedoch ein komplexes Thema. Grundsätzlich gesagt wird bei der Erstattung von Reisekosten zwischen einer Erstattung der tatsächlich angefallenen Ausgaben und einer pauschalen Vergütung unterschieden.
Ebenfalls hantieren viele Unternehmen eine interne Reisekostenrichtlinie, die die Art und Höhe der vom Unternehmen erstatteten Auslagen definiert.
Welche Kosten fallen auf einer Dienstreise an?
Eine Dienstreise bringt verschiedene Kostenposten mit sich mit. Daher besteht eine Reisekostenerstattung oft aus mehreren Komponenten, die einzeln berechnet werden. Zu den wichtigsten Kostenposten zählen Verpflegung, Fahrtkosten, Übernachtungskosten und sonstige Kosten (Reisenebenkosten).
Tatsächliche Erstattung vs. Pauschale Erstattung
Eine tatsächliche Erstattung der Reisekosten bei Dienstreisen bedeutet, dass der Arbeitnehmer anhand von Belegen die exakten Auslagen seiner dienstlichen Reise einreicht und erstattet bekommt.
Eine weitere Möglichkeit sind die sogenannten Reisekostenpauschalen. Die Pauschalen sind jedoch eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Zahlt ein Arbeitgeber keine Reisekostenpauschale, kann der Arbeitnehmer diese im Rahmen der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Hier gilt ein jährlicher Freibetrag von € 1.230 (Stand 1.1.2024).
Bei der Reisekostenerstattung über die Reisekostenpauschalen wird ebenfalls zwischen verschiedenen Komponenten entschieden:
- Verpflegungspauschalen (Spesen). Diese dienen dazu, die Verpflegungskosten (Mahlzeiten) zu decken. Es gibt hierbei unterschiedliche Pauschalen für das Inland (Deutschland) und das Ausland.
- Übernachtungspauschale (bei Dienstreisen mit Übernachtung). Auch hier gelten für das In- und Ausland abweichende Pauschalen.
- Kilometergeld. Reist ein Dienstreisender mit dem Privatfahrzeug, steht ihm Kilometergeld zu. Die Höhe ist für Fahrten im In- und Ausland identisch.
Auch Reisenebenkosten (Auslagen, die nicht in den Pauschalen enthalten sind) sind zu erstatten.
Reisekostenrichtlinie
Viele Unternehmen hantieren eine interne Reisekostenrichtlinie. Dies macht insbesondere bei Unternehmen ab einer bestimmten Größe Sinn. Eine Reisekostenrichtlinie (Travel & Expense Policy) ist ein Dokument, in dem die Regeln und Höchstwerte rund um das Thema Kostenerstattung und Reisekosten aufgeführt sind.
Eine Reisekostenrichtlinie sorgt besonders in großen Unternehmen mit vielen Reisenden für Transparenz. Regeln und Budgets sind klar definiert, was den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren kann und Missverständnissen vorbeugen kann.
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