Zusatzausgaben bei mehrtägigen Reisen
Nicht jeder reisende Mitarbeiter kehrt täglich an den Ort seiner Arbeitsstätte zurück. Ein LKW-Fahrer übernachtet normalerweise in seinem Fahrzeug, ein Handelsreisender mit einem PKW ist jedoch auf eine Fremdunterkunft angewiesen, wenn er nicht zufällig (gratis) bei Freunden oder Bekannten unterkommen kann. Da bei einer solchen auswärtigen Übernachtung gewöhnlich Mehrkosten für den Arbeitnehmer anfallen, greift hier das Gesetz. Das bedeutet, dass der Reisende Anspruch auf eine Reisekostenpauschale hat, um seine Extrakosten aufzufangen.
Diese Pauschalen und die jeweiligen Höchstwerte werden jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) angepasst und in einer Tabelle anschaulich dargestellt. Für viele Länder gelten in 2024 neue Höchstwerte.
Tatsächliche Ausgaben des reisenden Mitarbeiters, wie beispielsweise Benzinkosten oder Fahrtkosten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, werden anhand von Belegen exakt mit dem Arbeitgeber und dem Finanzamt abgerechnet.
Anspruch des Arbeitnehmers auf die Reisekostenpauschale
Für zu erwartende Ausgaben bezüglich Kost und Logis hat der Arbeitnehmer Anspruch auf die Reisekostenpauschale. Dieses Geld steht ihm netto zur freien Verfügung. Dem Reisenden ist selbst überlassen, ob er in einem teuren Restaurant feudal speisen möchte oder sich von zu Hause Brote mitnimmt.
Der Arbeitgeber ist zur Zahlung von Spesen nicht verpflichtet, so dass sich manche Reisende die Pauschalen über ihre Einkommensteuererklärung erstatten lassen müssen. Es müssen hierbei das Datum und die exakte Dauer der Reise, alle Zielorte und der Zweck der Reise explizit dokumentiert werden. Für diese sogenannten Werbungskosten gilt in Deutschland seit dem 1. Januar 2023 ein jährlicher Freibetrag von € 1.230 (Stand: 2023).
Berechnung der Reisekostenpauschale
Kleine und große Pauschale
Es gibt aktuell zwei Spesensätze: die ‘kleine Pauschale’ und die ‘große Pauschale’. Ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von zu Hause greift der kleine Spesensatz mit € 14, beträgt die Abwesenheit mindestens 24 Stunden, erhält der Reisende € 28 Spesen netto zur freien Verfügung. Für eine auswärtige Unterkunft gilt in Deutschland eine Übernachtungspauschale von € 20.
Hinweis: Ursprünglich war eine Erhöhung der Spesen für das Inland im Rahmen des Wachstumschancengesetzes geplant. Das im März 2024 verabschiedete Gesetz enthält jedoch nicht mehr die geplante Erhöhung. Demnach gelten für Dienstreisen im Inland weiterhin die oben genannten Pauschalen von 2023.
Die Pauschale für Berufskraftfahrer wurde ab dem 01.01.2024 von € 8 je Kalendertag auf € 9 je Kalendertag angehoben.
Besonderheiten bei der Berechnung
Kürzungen
Reisekostenpauschalen stehen dem Reisenden grundsätzlich zur freien Verfügung. Werden jedoch Mahlzeiten beispielsweise durch Dritte bezahlt, werden die Tagessätze gekürzt. Lesen Sie hier ausführliche Informationen über Kürzungen der Verpflegungspauschale.
Lenk- und Ruhezeiten dokumentieren
Ein Arbeitstag ist schnell vorbei. Lange Fahrtstrecken, viele verschiedene Zielorte, Staus oder ungeplante Aufenthalte halten einen reisenden Mitarbeiter der Heimat fern. Reisen Sie mit dem Fahrzeug, müssen gesetzliche Lenk- und Ruhezeiten beachten und einhalten werden. Bei Zuwiderhandlungen drohen empfindliche Strafen und Bußgelder. In einem Fahrtenbuch für den Dienstwagen bzw. auf der Fahrerkarte eines LKW-Fahrers werden sämtliche Lenkzeiten und die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen exakt dokumentiert.
Andere Pauschalen für Auslandsreisen
Neben den Reisekostenpauschalen für Deutschland gelten unterschiedliche Pauschalen für Dienstreisen weltweit. Für diese komplizierte Berechnung der Reisekostenpauschalen Ausland steht Ihnen die intuitive Mobilexpense App zur Verfügung. Die Berechnung mehrtägiger Reisen mit diversen Verkehrsmitteln, oft in entfernte Länder mit anderen Zeitzonen, ist dank der App im Handumdrehen erledigt. Sie geben lediglich die Reisedaten Ihres Mitarbeiters ein, die komplette Berechnung der Reisekostenpauschalen erledigt die Mobilexpense App für Sie.
Immer auf dem neuesten Stand mit der intuitiven Mobilexpense App
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Mobilexpense aktualisiert jährlich sämtliche Höchstwerte der Reisekostenpauschalen für Deutschland und das Ausland. Verfügen Sie in Ihrem System über eigene Raten, kommen Sie bei Nutzung der praktischen Mobilexpense App trotzdem in den Genuss einer unkomplizierten, schnellen und gesetzeskonformen Berechnung.
