Eine schriftlich fixierte Reisekostenrichtlinie ist für Unternehmen ab einer bestimmten Größe essentiell. In diesem Blog erläutern wir, warum eine klare T&E Policy so wichtig ist und was in ihr enthalten sein sollte.
Was ist eine Reisekostenrichtlinie?
Eine Reisekostenrichtlinie (Travel & Expense Policy) ist ein offizielles Dokument, in dem die Dos & Don’ts in Bezug auf Geschäftsausgaben aufgeführt sind. Es enthält sämtliche Ausgaben, die Mitarbeiter im Namen des Unternehmens tätigen dürfen sowie Ausgaben, die vom Unternehmen nicht automatisch genehmigt sind. Zu den Ausgaben, die Mitarbeiter auf Dienstreisen tätigen, gehören beispielsweise Geschäftsessen, Hotelübernachtungen und Parktickets.
Bei Mitarbeitern im Homeoffice fallen unter anderem Kosten für technische Geräte (Laptop, Drucker & Co.) an. Diese Ausgaben machen oft einen erheblichen Teil der Gesamtkosten des Unternehmens aus, der bis zu 10 % des Gesamtumsatzes betragen kann. Daher ist es nur logisch, dass mit dem Wachsen Ihres Unternehmens auch der Bedarf an einer klaren Reisekostenrichtlinie wächst, um Ihre Kosten transparent und unter Kontrolle zu halten.
Wichtige Elemente für eine effektive Reisekostenrichtlinie
Auch wenn Reisekostenrichtlinien per Unternehmen variieren können, gibt es einige allgemeine Grundsätze, die Sie berücksichtigen sollten:
1. Definieren Sie klare Kategorien und Budgets
Ihre Mitarbeiter müssen exakt wissen, wie hoch die Ausgaben pro Kategorie sein dürfen. Wie viel darf ein Geschäftsessen mit einem potentiellen Kunden kosten? Wie teuer darf eine Hotelübernachtung sein? Darf ein Mitarbeiter einen Kunden ins Theater oder zu einem sportlichen Event einladen?
Entscheiden Sie realistisch. Konsistenz ist hier wichtig. Vermeiden Sie Ausnahmen und versuchen Sie, Ihre Mitarbeiter gleich zu behandeln. Der Zweck einer Reisekostenrichtlinie besteht in Objektivität und Fairness. Gleichzeitig behalten Sie die Kontrolle über sämtliche Ausgaben.
2. Halten Sie es einfach
Halten Sie es einfach. Das ist kein Tippfehler; wir sagen es zweimal, da dieser wichtige Grundsatz oft vernachlässigt wird. Bedenken Sie, dass kaum jemand eine 10-seitige T&E Policy lesen, geschweige denn, sich an den Inhalt erinnern wird.
Im Idealfall sind Ihre Richtlinien kurz und klar formuliert, so dass keine Fragen aufkommen.
3. Überprüfen Sie Ihre Reisekostenrichtlinie regelmäßig
Wie die meisten betrieblichen Prozesse ist auch diese Richtlinie am effektivsten, wenn sie kontinuierlich gepflegt und aktualisiert wird. Teilen Sie diese Aufgabe am besten einem festen Mitarbeiter zu, der sich gleichzeitig um die Verteilung, eventuelle Erläuterungen und die ordnungsgemäße Anwendung kümmert.
4. Kennen Sie Regeln und Gesetze
Es sollte selbstverständlich sein, dass Ihre Reisekostenrichtlinie in Bezug auf Geschäftsausgaben den Gesetzen und Vorschriften entspricht.
Dies sind nur einige wichtige Grundsätze, die Sie beachten sollten. Wie sieht es jedoch im Einzelfall aus, welche Punkte gehören in eine gute Reisekostenrichtlinie?
Was gehört in eine Reisekostenrichtlinie?
Das Ziel
Transparenz ist unerlässlich. Erklären Sie kurz den Zweck der Regeln und welche Motivation zugrunde liegt. Auf diese Weise erhalten beide Parteien Klarheit.
Allgemeine Regeln
Es kann für Sie und Ihre Mitarbeiter hilfreich sein, wenn Sie den allgemeinen Workflow, das Genehmigungsverfahren und die Grundregeln für Kostenerstattung bzw. Reisekostenerstattung erklären.
Erklären Sie beispielsweise, dass Ausgaben nur in einem geschäftlichen Zusammenhang getätigt werden dürfen und grundsätzlich nicht an Wochenenden stattfinden sollen.
Erwähnen Sie auch die Frist für die Einreichung von Belegen und Reisekostenabrechnungen. Damit vermeiden Sie, dass Ausgaben nach dem Termin für die Umsatzsteuer-Vorerklärung und -Erstattung eingereicht werden.
Budgets und Regeln für jede Kostenkategorie oder Ausgabenart
Wir empfehlen, dass Sie zunächst die Person bestimmen, die für das Festlegen und Verwalten des Budgets für jede Kostenkategorie und jede Ausgabenart verantwortlich ist. Auf diese Weise wissen alle Mitarbeiter, an wen sie sich bei Fragen und in Zweifelsfällen wenden können.
Idealerweise sollte Ihre Reisekostenrichtlinie spezifische Budgets für jede Ausgabenart enthalten: Ausstattung für das Homeoffice, Transport, Unterkunft, Verpflegung, Bürokosten und so fort.
Unter Umständen ist es jedoch nicht möglich, eine derart klare Liste zu erstellen, da die Budgets je nach Jahreszeit, Bedarf und strategischen Prioritäten variieren können.
Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für unternehemsinterne Regeln pro Ausgabenart, die Ihnen als Orientation dienen können.
Homeoffice
- Ein Budget von bis zu € 500 pro Jahr für die Verbesserung der Ergonomie oder Ausstattung des Homeoffices.
- Ein Budget von bis zu € 100 pro Jahr für Pflanzen zur Gestaltung einer angenehmen Arbeitsumgebung oder zur Verbesserung der Luftqualität.
- Automatische Genehmigung für geringfügige Ausgaben (z. B. bis € 50) für das Homeoffice.
Transport
- Automatische Genehmigung für Kilometergeld bis zu einer monatlichen Höchstgrenze (z. B. € 100).
- Ein Limit von z.B. € 35 pro Fahrt mit Uber/Taxi. Was diesen Betrag übersteigt, wird automatisch abgelehnt.
- Keine Erstattung von Bußgeldern.
- Erstattung von Parkgebühren nur mit Beleg.
Unterkunft
- Zimmerservice wird nicht erstattet, es sei denn, dies ist aus gesetzlichen Quarantänegründen vorgeschrieben.
- Ein Höchstbetrag je nach Land oder Stadt, falls die aktuellen Übernachtungspauschalen (z.B. gemäß der Pauschbeträge des BMF).
- Kosten für einen Wäscheservice können bei Dienstreisen ab 5 Tagen erstattet werden.
Verpflegung
- Auf der Restaurantrechnung (Spesenabrechnung) müssen alle Teilnehmer aufgeführt sein.
- Ein Höchstbetrag pro Mahlzeit (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) pro Reiseziel, z. B. € 25 für ein Mittagessen in Deutschland oder € 30 für ein Abendessen in London.
- Ein etwaiger Überschuss wird nicht erstattet.
Bei den oben genannten Beträgen und Kategorien handels es sich um Beispiele! Achten Sie beim Erstellen einer Reisekostenrichtlinie unbedingt auf die gesetzlichen Regelungen zum Thema Kostenerstattung.
Zeitplan für die Erstattung
Mitarbeiter haben grundsätzlich gesagt ein Recht auf die Erstattung von Ausgaben, die sie im Namen ihres Arbeitgebers im Rahmen ihrer Tätigkeit leisten. Auch in diesem Bereich wird Transparenz zu mehr Goodwill führen.
Wie lange ist die maximale Bearbeitungszeit? Können Arbeitnehmer gegen eine Teilerstattung Widerspruch einlegen? Innerhalb welchen Zeitrahmens?
Stellen Sie sicher, dass Sie diese Fragen unmissverständlich beantworten und halten Sie sich an Ihre Absprachen, wenn Sie Wert auf zufriedene und loyale Mitarbeiter legen.
Erlaubte Zahlungsmethoden
Auch die Art und Weise, wie Ihre Mitarbeiter ihre geschäftlichen Ausgaben bezahlen, ist von Belang. Derzeit gibt es verschiedene Möglichkeiten, wie Zahlungen getätigt werden können. Ihre Reisekostenrichtlinie sollten die zulässigen Zahlungsmethoden enthalten und sie präzisieren. Zum Beispiel:
Onlinezahlungen
Immer mehr Aufwendungen werden online bezahlt und zwar nicht selten in Form eines wiederkehrenden Abonnements. Denken Sie an Verwaltungstools, ein Abo für eine E-Learning Plattform, ein Marketing Tool und dergleichen. Jeder dieser Onlinekäufe hat seine eigene Laufzeit und Zahlungsfrist. Die Mitarbeiter müssen wissen, ob und in welchem Rahmen sie diese Zahlungen tätigen können.
Vorschüsse
Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitern mitunter einen Vorschuss für teure Investitionen wie beispielsweise Auslandsreisen. Wie hantieren Sie das in Ihrem Unternehmen? Für welche Kostenarten und Beträge kann ein Vorschuss gewährt werden? Was geschieht, wenn der Mitarbeiter nach Erhalt des Vorschusses kündigt? All diese Fragen müssen vorab klar und präzise beantwortet werden.
Zahlungen mit der Firmenkreditkarte
Welche Mitarbeiter verfügen über eine Firmenkreditkarte? Wofür darf sie verwendet werden? Wer haftet im Schadenfall oder bei Verlust? Auch diese Fragen sollten Sie rechtzeitig klären.
Fazit
Jedes Unternehmen hat seine eigene Kultur und seine eigene Art, mit dem Expense Management umzugehen. Es ist wichtig, dass Ihre Reisekostenrichtlinie (T&E Policy) dies berücksichtigt und dass Sie die für Sie am besten funktionierenden Reisekostenprozesse in schriftlicher Form festlegen.
Gleichzeitig ist das Erstellen oder Aktualisieren Ihrer Reisekostenrichtlinie auch eine Zeit der Reflexion - es gibt immer Raum für Verbesserungen. Konsequenz und Transparenz werden Ihnen helfen, ein logisches und kohärentes System zu entwickeln, das für Sie, Ihre Mitarbeiter und Ihr Finanzwesen funktioniert.
