Reisenebenkosten: Definition, Beispiele, Erstattung

Reisenebenkosten setzen sich meist aus vielen kleinen Posten zusammen. Doch auch viele kleine Ausgaben können am Ende eine beachtliche Summe ergeben. 

In diesem Artikel verraten wir Ihnen einige grundlegende Informationen rund um das Thema Reisenebenkosten.

Was sind Reisenebenkosten?

Reisenebenkosten sind Kosten, die nicht zu den Verpflegungsaufwendungen, Übernachtungskosten und Fahrtkosten einer dienstlich veranlassten Reise gehören, die jedoch zur "Erledigung des Dienstgeschäfts notwendig sind" (gemäß § 10 Abs. 1 BRKG).

Beispiele für Reisenebenkosten sind Eintrittsgelder für dienstlich veranlasste Veranstaltungen (Seminare, Messen, Workshops), berufliche Telefonate oder Kundenpräsente.

Nicht zu den Reisenebenkosten zählen Kosten wie persönliche Lebenshaltungskosten wie Mahlzeiten (diese werden über die Verpflegungspauschalen abgegolten, insofern sie nicht vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden). 

Kilometergeld, Übernachtun- und Verpflegung zählen zu den Reisekosten (nicht Reisenebenkosten). Diese werden in der Regel über sogenannte Reisekostenpauschalen berechnet, können aber auch in tatsächlicher Höhe erstattet werden.

Reisenebenkosten Erstattung: Arbeitgeber vs. Steuererklärung

Die Erstattung der Reisenebenkosten kann auf zwei Arten erfolgen:

1. Erstattung durch den Arbeitgeber. Erstattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Reisenebenkosten, kann er diese widerrum als Betriebskosten geltend machen.
2. Anlage N in der Steuererklärung. Erstattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Reisekosten nicht, kann der Arbeitnehmer diese über die jährliche Steuererklärung geltend machen.

In Sachen Anspruch und Höhe der von Reisekosten und Reisenebenkosten finden Sie im Bundesreisekostengesetz weitere Informationen zu den Voraussetzungen, Ausnahmen und Sonderregelungen.

Nachweis der Reisenebenkosten

Grundsätzlich gesagt sind sämtliche Auslagen, so auch Reisenebenkosten, anhand von Belegen nachzuweisen. Daher sollten Rechnungen und Belege stets sorgfältig aufgehoben werden.

Praktisch und viel genutzt ist das mobile Scannen von Belegen. Ortsunabhängig scannt und erfasst das mobile Endgerät (Smartphone oder Tablet) des Reisenden sämtliche Belege in Echtzeit.

Gemäß der Neufassung der GoBD ist das mobile Scannen zugelassen; in vielen Fällen ist sogar das Aufbewahren des Originalbelegs überflüssig.

Reisekosten Management mit Mobilexpense

Machen Sie sich nicht mehr Arbeit als notwendig! Das manuelle Erfassen und Buchen von Belegen, die ordnungsgemäße Erstellung einer Reisekostenabrechnung unter Beachtung aller gesetzlichen Vorschriften stellt für jeden Arbeitgeber und jeden reisenden Mitarbeiter eine Herausforderung dar.

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