Business Intelligence für smarte Beschaffungsstrategien

Beschaffung ist ein grundlegender Bestandteil jedes Unternehmens. Aber was passiert, wenn moderne Herausforderungen die Effizienz der Teams einschränken?

Was sind die modernen Herausforderungen? 

1. Ungenaue Daten und fehlende Einsichten

Fundierte Entscheidungen erfordern präzise und umfassende Einsichten. Nur durch zuverlässige Daten lassen sich aussagekräftige Ergebnisse erzielen. 

2. Herausforderungen durch Compliance-Anforderungen 

Die Nichteinhaltung gesetzlicher Bestimmungen kann teuer werden. Ohne ein zentralisiertes System ist es oft schwer, die Compliance aller Transaktionen sicherzustellen. Durch die Digitalisierung der Prozesse können Beschaffungsteams papierlos arbeiten und gesetzeskonforme Rechnungen und Transaktionen gewährleisten. 

3. Langsame Technologieakzeptanz

Digitale Tools machen Beschaffungsprozesse effizienter. Die Herausforderung besteht jedoch darin, die Akzeptanz und das Engagement von Mitarbeitenden, Lieferanten und Anbietern sicherzustellen, wenn neue Systeme eingeführt werden. 

Moderne Probleme erfordern moderne Lösungen 

Kostenoptimierung durch Business Intelligence

Ein starkes Business-Intelligence-System (BI) hängt von der Qualität der Daten ab, die es erhält. Tools wie die optische Zeichenerkennung (OCR, Optical Character Recognition) erhöhen die Datenpräzision.  

Ein zuverlässiges OCR-System ist entscheidend, um Daten präzise zu erfassen und informierte Entscheidungen zu treffen. 

OCR erleichtert die Datenerfassung und -validierung aus Dokumenten und verbessert so das Nutzererlebnis. Es steigert nicht nur die Datenqualität, sondern ermöglicht es auch, mehr Informationen zu extrahieren, als es bei manueller Eingabe möglich wäre.  

Durch die Verbindung mit der neuesten KI-Technologie kann OCR problemlos Daten extrahieren und abstrakte Validierungsprozesse unterstützen, einschließlich Spracherkennung, Dokumenttyp-Identifikation, Kategorisierung und Tagging. 

Effektives Datenmanagement

Daten bringen nur dann einen Mehrwert, wenn sie relevant und strukturiert sind.  

Ein gutes Beispiel für die korrekte Nutzung von Daten ist die Analyse von Ausgabemustern. So könnten etwa Vorlieben der Mitarbeitenden für bestimmte Hotels oder Autovermietungen erkannt werden.  

Diese Einblicke ermöglichen es Einkaufsmanagern, bessere Konditionen auszuhandeln, indem sie das Ausgabenvolumen ihres Unternehmens nutzen, um Rabatte von Anbietern zu erhalten.  
 
Das Erkennen von Ausgabemustern kann zu Richtlinienänderungen führen, die positive Trends belohnen. Wenn beispielsweise bereits 70 % der Mitarbeitenden eine bestimmte Autovermietung bevorzugen, könnte das Aushandeln von Sonderkonditionen die Nutzung dieser Marke auf 95 % steigern.

Best Practices mit digitalen Tools umsetzen

Tools, die Best Practices und interne Richtlinien umsetzen, ermöglichen es Beschaffungsteams, mit minimalem Aufwand gut organisierte Daten zu erfassen.  

Ein Tool mit einem automatisierten Entscheidungs- und Genehmigungs-Workflow unterstützt die Beschaffung dabei, Entscheidungen schneller und effizienter zu treffen. Durch die erhöhte Automatisierung werden manuelle Fehler reduziert und der Beschaffungsprozess beschleunigt. 

Wir richten uns nach den Bedürfnissen unserer Kunden und bieten individuelle Lösungen, die genau auf ihre Anforderungen abgestimmt sind.

Eine zukunftssichere Lösung

Dieser Artikel erschien vor kurzem im CPOstrategy Magazine.

Sind Sie neugierig, wie Mobilexpense perfekt mit dem Next-Generation-Tech-Stack von TeamViewer harmoniert? Klicken Sie auf den Link unten. TeamViewer hat uns auf Seite 67 als vertrauenswürdigen Partner für Spesenmanagement erwähnt, und wir haben die Diskussion genutzt, um weitere Einblicke zu geben.

Lesen Sie hier den vollständigen TeamViewer-Artikel: CPOstrategy Issue 54

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