Pflichten des Arbeitgebers
Zunächst gilt, dass ein Arbeitgeber grundsätzlich Anspruch auf Erstattung ihrer Mehraufwendungen bei einer Dienstreise oder einer Einsatzwechseltätigkeit. Diese Pflicht zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt.
Jedoch haben Arbeitnehmer gesetzlich keinen Anspruch auf die pauschale Erstattung durch den Arbeitgeber, z.B. anhand der Verpflegungspauschale. Zahlt ein Arbeitgeber seinem Arbeitgeber keine pauschale Vergütung oder ist die Zahlung niedriger als der gesetzliche Pauschbetrag, kann der Arbeitnehmer den Betrag (bzw. die Differenz) im Rahmen der Einkommensteuererklärung geltend machen.
Wie werden Spesen in der Praxis abgerechnet?
In der Praxis gibt es einige Dinge rund um Spesen zu beachten.
Einerseits möchten Arbeitgeber nicht mit Erstattungsanfragen für vermeintlich notwendige Aufwendungen konfrontiert werden (z.B. Einladung eines Kunden in ein teures Restaurant). Andererseits ist es für Unternehmen wichtig, die Mitarbeiterzufriedenheit zu sichern.
Um Missverständnisse rund um die Art, Höhe und Angemessenheit von Aufwendungen zu vermeiden und Erstattungen und Spesen ordnungsgemäß abzurechnen, hantieren viele Unternehmen eine Spesenrichtlinie.
Diese beinhaltet spezifische Vorschriften, was abgerechnet werden darf und was nicht. Einige Unternehmen haben auch intern Grenzen für die Höhe der Erstattungen und Spesen festgelegt, die sie, meist mit der monatlichen Lohnabrechnung, steuerfrei auszahlen.
In der Praxis ist es üblich, dass Kilometerpauschalen durch den Arbeitgeber bezahlt werden. Hiermit werden die Fahrtkosten einer dienstlich veranlassten Fahrt mit dem Privatfahrzeug abgedeckt. Auch für den Arbeitgeber ist die pauschale Vergütung der Kilometer relativ einfach zu bewerkstelligen.
Anders sieht es bei der Verpflegungs- und Übernachtungspauschale aus. Viele kleine Unternehmen bezahlen diese Pauschalen nicht an ihre Arbeitgeber, sodass diese die Pauschalen im Rahmen der Einkommensteuererklärung als Werbekosten deklarieren müssen. In vielen großen Unternehmen ist die Zahlung von Spesen üblich. In den meisten Fällen werden die gesetzlichen Pauschbeträge gehandhabt.
Spesen am Beispiel
Beispiel 1: Spesen für eine zweitägige Dienstreise im Inland
Ein Mitarbeiter reist für 2 Tage von Frankfurt nach Hamburg. Er verlässt Frankfurt am Montagmorgen um 7 Uhr und kehrt am Dienstagabend um 19 Uhr zurück. Der Mitarbeiter hat für beide Tage einen Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand, da er eine Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden nachweisen kann. Für den Montag (Tag 1, Anreisetag) beträgt der Verpflegungsmehraufwand also 14 Euro und für den Dienstag (Tag 2, Abreisetag) ebenfalls 14 Euro. Insgesamt stehen dem Mitarbeiter für die beiden Tage 28 Euro für Verpflegungsmehraufwand zu.
Für die Übernachtung in Hamburg kann der Reisende 20 Euro Übernachtungspauschale geltend machen.
Beispiel 2: Spesen für eine dreitägige Dienstreise im Inland
Im folgenden Beispiel reist der selbe Mitarbeiter wieder von Frankfurt nach Hamburg. Dieses Mal reist er jedoch nicht am nächsten Tag (Dienstag, Tag 2) zurück, sondern erst am Mittwoch (Tag 3). Die Reise umfasst also einen Anreisetag (Montag), einen "Zwischentag" (Dienstag) und den Abreisetag (Mittwoch).
Für den An- und Abreisetag darf er wieder den kleinen Spesensatz von 14 Euro geltend machen. Für den Zwischentag darf die große Pauschale von 28 Euro geltend gemacht werden, der ab einer 24-stündigen Abwesenheit gilt. Insgesamt beträgt der Verpflegungsmehraufwand für die Reise also 56 Euro.
Für zwei Übernachtungen stehen dem Reisenden 2x 20 Euro, also insgesamt 40 Euro Übernachtungspauschale zu.
Hinweis: Ursprünglich war eine Erhöhung der Spesen für das Inland im Rahmen des Wachstumschancengesetzes geplant. Das im März 2024 verabschiedete Gesetz enthält jedoch nicht mehr die geplante Erhöhung. Demnach gelten für Dienstreisen im Inland weiterhin die oben genannten Pauschalen von 2023.
Die Pauschale für Berufskraftfahrer wurde ab dem 01.01.2024 von € 8 je Kalendertag auf € 9 je Kalendertag angehoben.
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