Einige Aspekte der Business Travel and Expense Compliance (Einhaltung der Vorschriften für Ausgaben auf Geschäftsreisen) gelten für viele Länder, einige Länder haben jedoch ihre eigenen Vorschriften und Regeln. In den Niederlanden gibt es spezielle Regelungen für die Einhaltung der Spesenbestimmungen, die es anderswo in Europa nicht gibt.
Zu den wichtigsten Aspekten der Business Expense Report Compliance gehören:
- Fahrtkostenpauschale
- Homeoffice-Zulage
- Arbeitsbezogene Kosten (WKR)
- Tagegelder
- Digitalisierung und digitale Aufbewahrung
- Mehrwertsteuer (BTW)
Nachfolgend finden Sie einen Überblick über alle wichtigen Informationen, die Sie benötigen, um in den Niederlanden rechtskonforme Geschäftsausgaben zu tätigen.
Fahrtkostenpauschale
Die steuerfreie Fahrtkostenpauschale beträgt in den Niederlanden derzeit maximal 0,21 € pro Kilometer, unabhängig vom verwendeten Fahrzeug. Alles, was über diesen Betrag hinausgeht, wird vom Belastingdienst (niederländisches Finanzamt) als steuerpflichtiges Einkommen des Arbeitnehmers betrachtet.
Die vollständigen Regeln und Sätze sind im Handboek Loonheffingen zu finden.
Homeoffice-Zulage
Da seit der Pandemie viele Menschen von zu Hause aus arbeiten, hat die Regierung am 1. Januar 2022 die Homeoffice-Zulage eingeführt.
Mit dieser Zulage sollen Arbeitnehmer für die zusätzlichen Kosten, die ihnen bei der Arbeit in den eigenen vier Wänden entstehen, entschädigt werden. Zu diesen Kosten gehören:
- Verbrauchskosten (Wasser, Gas, Strom)
- Heizung
- Verbrauchsmaterial (Tee, Kaffee, Toilettenpapier)
Arbeitgeber haben die Möglichkeit, ihren Arbeitnehmern einen steuerfreien Zuschuss von max. 2,15 € pro Tag im Homeoffice zu zahlen. Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer nur einen Teil des Tages im Homeoffice verbringt. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können sich auch auf eine feste Vergütung einigen, die sich nach der durchschnittlichen Anzahl der Tage richtet, die der Arbeitnehmer pro Monat von zu Hause aus arbeitet.
Arbeitnehmer dürfen Homeoffice-Zulage und Pendlerpauschale nicht beides für einen Tag geltend machen, beispielsweise, wenn ein Teil des Tages im Homeoffice und ein Teil der Arbeitszeit im Unternehmen verbracht wird.
Arbeitsbezogene Kosten (Werkkostenregeling, WKR)
Die niederländische Steuerverwaltung erlaubt bestimmte steuerfreie Zulagen, Sachleistungen und Rückstellungen für Arbeitnehmer innerhalb eines Ermessensspielraums.
Der vrije ruimte (Ermessensspielraum) dieser Zulagen wird als maximaler Prozentsatz der gesamten Lohnkosten des Unternehmens berechnet.
Spezifische Steuerbefreiungen und Nullbewertung (nihilwaarderingen)
Der Arbeitgeber kann bestimmte Ausgaben unabhängig von der WKR steuerfrei erstatten. Dazu gehören:
- Kosten im Zusammenhang mit der Einrichtung eines Homeoffice
- Reisekosten/Kilometergeld (siehe oben)
- Mahlzeiten und Übernachtungen, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit anfallen
Die Nullbewertung gilt nur für Sachbezüge wie beispielsweise:
- Arbeitskleidung
- Am Arbeitsplatz konsumierte Getränke
Alle oben genannten Posten werden nicht zum Ermessensspielraum gezählt.
Tagegelder
Die Tagegelder sind fix und hängen von der Dauer der Reise und dem Reiseziel ab. Wie in den meisten Ländern gelten die Tagegelder nicht als Gehalt und sind daher für Arbeitnehmer bis zu einem bestimmten Höchstbetrag nicht steuerpflichtig.
Tagegelder Inland 2023
- Nebenkosten
- Kleine Tagesspesen: 5,64 €
- Kleine Abendspesen: 16,82
- Ausgaben für Mahlzeiten
- Frühstück: 11,27 €
- Mittagessen: 17,44 €
- Abendessen: 26,39 €
- Unterkunft (ohne Frühstück): 115,36 €
Bestimmungen zum Tagegeld
Damit ein Arbeitnehmer eine der oben genannten Zulagen erhält, muss seine Dienstreise mindestens vier Stunden dauern.
Eine Frühstückspauschale wird nur für Reisen mit Übernachtung gewährt, was bedeutet, dass für den ersten Tag einer mehrtägigen Reise keine Pauschale gezahlt wird.
Die Abendpauschale wird nur gezahlt, wenn die Reise eine Übernachtung einschließt. Die volle Abendpauschale wird nur für die ersten acht aufeinanderfolgenden Abende gezahlt, danach wird sie halbiert.
Wie auch in Deutschland erhält ein Arbeitnehmer kein Geld für Mahlzeiten oder Übernachtungen, wenn diese vom Arbeitgeber oder einem Dritten bezahlt werden.
Die vollständige Liste der Bestimmungen kann auf der Website O&P Rijk Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties eingesehen werden.
Tagegelder Ausland 2023
Die Höhe der Auslandstagegelder richtet sich nach dem Reiseland und ist auf der Website CAO Rijk zu finden. Diese Tagegelder sind ebenfalls steuerfrei und dienen zur Abdeckung der Kosten für Mahlzeiten, Übernachtungen und anderen Aufwendungen eines Mitarbeiters auf einer internationalen Dienstreise.
Digitalisierung und digitale Aufbewahrung
Die digitale Aufbewahrung von Papierbelegen ist auch in den Niederlanden legal. (Mobil) eingescannte Belege haben daher die gleiche Gültigkeit wie ihre Pendants in Papierform, solange Lesbarkeit, Integrität und Authentizität der Belege gewährleistet sind.
Die Steuerbehörden können Zugang zu den digital gespeicherten Daten verlangen und Kopien in digitaler oder Papierform einfordern.
Bei der Digitalisierung von Papierbelegen müssen die Unternehmen die Daten vollständig und korrekt übertragen. Beim Einscannen eines Belegs müssen alle Seiten (Vorder- und Rückseite) und Anhänge erfasst und sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Können Echtheitsmerkmale wie Farben, Logos und Wasserzeichen nicht digitalisiert werden, muss die Echtheit des Belegs durch eine andere Maßnahme nachgewiesen werden.
Weitere Informationen zur fiskalischen Digitalisierung finden Sie in der Dokumentation geautomatiseerde administratie en fiscale bewaarplicht der niederländischen Regierung.
Rückerstattung der Mehrwertsteuer
Unternehmen, die sich an die niederländischen Vorschriften halten, können die Rückerstattung der ausländischen Mehrwertsteuer beantragen. Sie können ihre Rückforderungsanträge entweder selbst einreichen oder einen Experten mit der Rückforderung der Mehrwertsteuer beauftragen.
Zu den am häufigsten für eine Rückforderung der Mehrwertsteuer in Frage kommenden Ausgaben gehören:
- Übernachtungskosten (Hotel)
- Autovermietung
- Konferenzen und Events
- Schulungsmaßnahmen
- Marketing
Mit vielen in den Niederlanden aktiven Kunden hat Mobilexpense die Anforderungen der Business Expense Compliance bereits gemeistert. Unsere Compliance-Abteilung überwacht die gesetzlichen Vorschriften in über 70 Ländern und aktualisiert die Software entsprechend. Von Tagegeldern bis hin zu Pendlerpauschalen, Kilometergeld und integrierter Mehrwertsteuererstattung - wir garantieren unseren Kunden ein sorgenfreies und problemloses Expense Management.
Ob Sie ein niederländisches Unternehmen oder ein in den Niederlanden tätiger multinationaler Konzern sind, Mobilexpense hat die richtige Expense-Lösung für Ihre Bedürfnisse.
