In diesem Artikel lesen Sie die wichtigsten Regeln zum Thema Auslagenerstattung.
Was ist Auslagenerstattung?
Unter Auslagenerstattung versteht man Geldbeträge, die ein Reisender auf einer Dienstreise vorgestreckt hat und die er im Nachhinein von seinem Unternehmen erstattet bekommt.
Damit ein Mitarbeiter nicht auf den Zusatzkosten sitzen bleibt, ist ein Arbeitgeber grundsätzlich zur Erstattung der notwendigen Auslagen einer dienstlich veranlassten Aufwendung verpflichtet. Diese Pflicht zur Auslagenerstattung ist in § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuchs festgelegt.
Bei diesen Auslagen wird zwischen Auslagenersatz und durchlaufenden Geldern unterschieden. Auslagenersatz bedeutet, dass der Mitarbeiter den für das Unternehmen vorgestreckten Betrag (z.B. für eine Unterkunft) erstattet bekommt. Als durchlaufende Gelder werden Zahlungen bezeichnet, die der Mitarbeiter (vorab) für regelmäßig anfallende Aufwendungen (z.B. Büromaterial, Bahnkarten) erhält.
Auslagen können sein:
- Übernachtungskosten
- Fahrkarten für der ÖPNV
- Aufwendungen für Geschäftsessen
- Eintrittskarten für geschäftliche Veranstaltungen
- Parktickets
- Elektronische Geräte wie Smartphone oder Tablet
Voraussetzungen für die steuerliche Absetzung
Eine Grundvoraussetzung für die steuerliche Absetzbarkeit von Auslagen ist, dass diese betrieblich veranlasst sind. Das Eigentum an dem erworbenen Produkt geht an das Unternehmen über, da es ansonsten als Sachbezug gelten würde, wofür andere Regeln und auch andere Freibeträge in Sachen Steuern gelten.
Im Beispiel Smartphone oder Tablet handelt es sich also um eine dienstliche Aufwendung, wenn dieses Gerät beispielsweise für Dienstreisen notwendig ist (Diensthandy), jedoch kein Geschenk des Arbeitgebers darstellt, das lediglich der privaten Nutzung dient (-> Sachbezug!).
Steuerfreie Auslagenerstattung
Gemäß § 3 Nr. 50 des Einkommensteuergesetzes ist der Auslagenersatz steuerfrei. Ebenfalls steuerfrei sind durchlaufende Gelder, also Beträge, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erhält, um sie für ihn auszugeben (z.B. eine Anschaffung zu tätigen).
Damit das Finanzamt den steuerfreien Charakter einer Aufwendung anerkennt, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Diese sind unter anderem von der Art und Höhe der Aufwendung abhängig.
Bei der pauschalen Erstattung (z.B. Zahlung des Verpflegungsmehraufwands zur Deckung der Mehrkosten im Rahmen einer dienstlich veranlassten Reise) gelten eigene Regeln. Die sogenannten Spesen sind bis den gesetzlichen Pauschbeträgen steuerfrei.
Beim Thema Auslagenerstattung, Spesen und Steuern gibt es zahlreiche Regeln und Besonderheiten, die nicht Gegenstand dieses Artikels sind. Dieser Artikel soll lediglich einen ersten Überblick zum Thema verschaffen, anhand einiger Beispiele. Es besteht kein Anspruch auf Vollständigkeit. Konsultieren Sie immer einen Steuerberater, um sich rund um die für Sie geltenden Bestimmungen beraten zu lassen.
Auslagenerstattung berechnen mit Mobilexpense
Auf einer Dienstreise fallen dienstliche Aufwendungen für Verpflegung und Unterkunft an. Auch legt ein reisender Mitarbeiter oft Geld für Parktickets, Bahnkarten oder Geschäftsessen aus.
Dank der Neufassung der GoBD darf der Reisende sämtliche Belege mobil scannen und muss diese nicht nach jeder Dienstreise persönlich einreichen, digitalisieren und abheften.
Noch einfacher wird die Verwaltung der Reisekostenabrechnung, wenn Sie Ihren Mitarbeitern eine Firmenkreditkarte zur Verfügung stellen, die in die Reisekosten-App integriert wird. Zuvor wird ein Budget festgelegt, innerhalb welchem die Mitarbeiter Zahlungen mit der Firmenkreditkarte vornehmen dürfen. Die App ordnet Zahlungen sofort den eingescannten Belegen zu, so dass eine manuelle und zeitaufwändige Überprüfung der getätigten Auslagen überflüssig ist.
Stellen Sie Ihren reisenden Mitarbeitern die praktische Reisekosten-App von Mobilexpense - mit integrierter Kreditkartenfunktion - zur Verfügung und bearbeiten Sie mit unserer Reisekostensoftware die Auslagenerstattungen mit wenigen Klicks!
