3 praktische Tipps für ein effektives Ausgabenmanagement

Ausgabenmanagement kann schnell komplex werden, und der erste Schritt zur digitalen Transformation fällt oft schwer. 

Kein Grund zur Sorge! Christian Elsaesser, Managing Partner und Director bei ExpenseBrain, weiß: Mit praxisnahen Lösungen lässt sich viel bewirken.

ExpenseBrain ist eine deutsche Beratungsgesellschaft, die Unternehmen bei der Digitalisierung ihres Travel Managements unterstützt. Zu den Dienstleistungen gehören die Auswahl passender Systeme, die Projektsteuerung sowie die Implementierung von Lösungen für Reisebuchungen und das Ausgabenmanagement. Dank individueller Beratung hilft ExpenseBrain Unternehmen, ihre Reisekostenprozesse effizienter zu gestalten und Kosten zu reduzieren.

Warum Ausgabenmanagement 2025 entscheidend ist

Ausgabenmanagement ist mehr als eine administrative Aufgabe – es gehört zu den strategischen Prioritäten moderner Unternehmen. Digitale Lösungen wie virtuelle Karten und detaillierte Datenanalysen helfen, Compliance zu gewährleisten, Kosten zu senken und ESG-Standards (Environmental, Social & Governance) einzuhalten..  

2025 werden Unternehmen mit Echtzeit-Reporting und nahtlosen Nutzererfahrungen einen klaren Wettbewerbsvorteil haben – sowohl in der Budgetkontrolle als auch bei der Mitarbeiterbindung.

Auf dem Expense Summit 2024 teilte Christian praxisnahe und klare Handlungsempfehlungen für Unternehmen, die ihre Reise- und Ausgabenmanagement optimieren möchten.

3 praktische Tipps für ein effektives Ausgabenmanagement

1. Die Flexibilität virtueller Karten nutzen 

Weniger Plastik. Weniger Aufwand.

Virtuelle Karten können in wenigen Minuten gesperrt, eingefroren oder neu ausgestellt werden – und damit den Stress bei verlorenen oder gestohlenen Karten sofort beseitigen.

„Virtuelle Karten lassen sich individuell anpassen, etwa durch Ausgabenkontrollen nach Händlerkategorien“, erklärt Christian. „Sie erleichtern Mitarbeitenden das Bezahlen und sorgen gleichzeitig für Compliance – eine clevere Lösung für Unternehmen.“

Immer mehr Unternehmen setzen auf virtuelle Karten, um Flexibilität und Kontrolle in ihre Ausgabenstrategien zu integrieren.

2. Budgets mit Daten gezielt steuern

Moderne Technologien schaffen mehr Transparenz und ermöglichen detaillierte Einblicke in Ausgabenmuster. Wer sie richtig nutzt, kann Budgetkontrolle und Compliance verbessern.

„Mit Firmenkreditkarten erfassen wir mehr Datenpunkte als je zuvor, was ein Echtzeit-Tracking ermöglicht“, erklärt Christian. „Das verbessert nicht nur die Compliance, sondern erleichtert auch detaillierte Analysen – etwa die Nachverfolgung von CO₂-Emissionen einzelner Ausgaben.“

ExpenseBrain setzt auf datenbasierte Erkenntnisse und zeigt, warum Echtzeitinformationen für strategische Entscheidungen und Compliance immer wichtiger werden.

3. Mitarbeitende in den Prozess einbinden

Eine erfolgreiche Lösung entsteht nicht nur durch technisches Know-how – auch die Mitarbeitenden, die das System täglich nutzen, sollten einbezogen werden. Nur wenn ihre Bedürfnisse berücksichtigt werden, wird das Tool wirklich praktikabel.

Ein nutzerzentrierter Ansatz ist entscheidend für den Erfolg im Ausgabenmanagement. Je besser Mitarbeitende das System verstehen und ihm vertrauen, desto höher ist die Akzeptanz und Nutzung.

ExpenseBrain kombiniert modernste Technologie mit einem praxisnahen, nutzerfreundlichen Ansatz – und ist damit ein verlässlicher Partner für Unternehmen, die ihr Ausgabenmanagement optimieren möchten.

Mehr erfahren 

Möchten Sie noch mehr praxisnahe Tipps von Christian und den anderen Panel-Teilnehmenden? Sehen Sie sich die komplette Diskussion vom Expense Summit an und entdecken Sie, wie führende Experten die Zukunft des Ausgabenmanagements angehen.