1. Fahrtkosten für Pendler und Dienstreisende
Tägliche erstattbare Fahrten zum selben Arbeitsplatz können in der Mobilexpense App auf einmal verarbeitet werden. Ganz einfach können mehrere Tage zugleich ausgewählt werden, an denen die gleichen Fahrtkosten entstandensind. Diese werden dann zusammengefasst aufgenommen. Somit sparen sich Mitarbeiter die Mühe, jede Fahrt einzeln aufzulisten. Auch dienstlich veranlasste Fahrten lassen sich in der App verwalten.
2. Flexibler Workflow
Der Workflow über verschiedene Genehmiger kann flexibel je nach Bedarf gestaltet werden. Beispielsweise kann im Workflow festgelegt werden, dass bei Ausgaben über 500 € die Genehmigung über einen zusätzlichen Manager erfolgen muss. Ein weiteres Beispiel ist, dass je nach Kostenstelle der Bericht an einen anderen Genehmiger gesendet wird. Hier sind alle möglichen komplexen Konstellationen vorstellbar, die von Mobilexpense umgesetzt werden können.
3. Buchungsbestätigungen als PDF
Wenn ein Mitarbeiter eine Buchungsbestätigung, beispielsweise für einen Flug, erhält, kann er diese als PDF an eine E-Mail-Adresse schicken (von der E-Mail-Adresse, mit der er bei Mobilexpense angemeldet ist). Somit wird automatisch eine Ausgabe hinzugefügt, worin die Bestätigung als Beleg gespeichert wird. So muss nur noch der entsprechende Bericht zugeordnet werden.
4. Flexibler Identitätswechsel
Mitarbeiter, die für mehrere Unternehmen arbeiten, können innerhalb der App einfach zwischen den Konten wechseln. Des Weiteren ist es auch möglich, dass Mitarbeiter der Assistenz auf das Konto anderer Mitarbeiter zugreifen können und in deren Namen die Ausgaben eintragen.
5. Single Sign-on
Der Login in das Mobilexpense Konto kann sowohl mit den Mobilexpense Login-Daten erfolgen als auch über ein Single Sign-on in das Google Konto. Somit wird ein schneller Zugriff ermöglicht.
6. White-Label Lösung
Mobilexpense bietet Unternehmen an, die App und die Webanwendung an unternehmensspezifische Layouts anzupassen. Somit verhält sich Mobilexpense für Mitarbeiter noch mehr als integrierter Bestandteil im Unternehmen.
7. Berichtsverlauf
Innerhalb eines Berichts kann der bisherige Verlauf des Berichts nachvollzogen werden. Die Verlaufstabelle zeigt jeden Arbeitsschritt und die Genehmigungen und Änderungen, die die jeweiligen Vorgesetzten vorgenommen haben.
8. Individuelle Exportformate
Für das Exportieren der Berichte können individuelle Formate festgelegt werden. Ganz flexibel kann angegeben werden, welche Informationen benötigt werden und nach welchen Gesichtspunkten entsprechende Spalten im Export hinzugefügt werden sollen.
9. Benutzerdefinierte (Pflicht-) Felder
In der Administration können neben individuellen Exportformaten auch benutzerdefinierte Felder für die Mitarbeiter festgelegt werden. Wenn beispielsweise Mitarbeiter von mehreren Büros aus arbeiten, kann eingestellt werden, dass die Angabe des zugehörigen Büros bei der Eingabe von Ausgaben verpflichtend ist.
10. Smart Reports
Das Feature Smart Reports ermöglicht eine automatische Kreierung und Zuordnung von Berichten, je nach flexibel festgelegten Bestimmungen (wie beispielsweise nach Monaten oder sogar nach Kostengruppen). Dies nimmt dem Mitarbeiter die Arbeit, selbst den passenden Bericht zu erstellen und auszusuchen, ab. Für das Unternehmen hat es den Vorteil, dass vereinheitlichte Berichtsformate zu einer besseren Übersicht führen. Eine weitere Eigenschaft der Smart Reports ist das automatische Einreichen der Berichte je nach eingestellten Vorgaben (beispielsweise Ende des Monats).
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