Die Vorteile der Umsatzsteuer-Konformität zahlen sich jedoch aus und Sie möchten in der Lage sein, die Vorsteuer auf erstattungsfähige Ausgaben zurückzufordern.
In diesem Artikel nennen wir vier der häufigsten Probleme im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer-Konformität und wie Sie diese vermeiden können.
1. Fehlende Belege
Ein Stück Papier kann die Ursache vieler Probleme sein: Belege zerknittern in Hosentaschen, verblassen im Laufe der Zeit und können leicht mit etwas Unwichtigem verwechselt und versehentlich weggeworfen werden.
Leider ist dieses "Stück Papier" erforderlich, um einen Kauf ordnungsgemäß zu dokumentieren und Ihnen einem Unternehmen eine Mehrwertsteuerrückerstattung zu ermöglichen.
Glücklicherweise lassen sich derlei Situationen leicht vermeiden, indem man eine mobile Expense Management Lösung verwendet, mit der die Mitarbeiter ortsunabhängig Belege scannen und automatisch in Ihrer Buchhaltungssoftware speichern können.
Am Ende des Monats muss Ihre Finanzabteilung niemandem wegen fehlender Belege hinterherlaufen, nach denen sodann stundenlang hektisch gesucht wird. Das bedeutet Entspannung für alle.
2. Doppelte Ansprüche
Ein häufiger Fehler bei der Umsatzsteuer ist das Zurückfordern der Vorsteuer sowohl auf der Proforma-Rechnung als auch auf der Rechnung selbst.
Der Zeitabstand zwischen dem Erhalt der beiden Dokumente ist oft derart groß, dass man sich nicht mehr an die Bearbeitung des ersten erinnert, wenn das zweite eintrifft.
Mit Hilfe einer automatisierten Expense Management Lösung, die Duplikate vor der fehlerhaften Erfassung (und Beantragung) erkennt, sind doppelte Ansprüche jedoch kein Problem mehr.
Ihre Finanzabteilung kann sich in dem Wissen zurücklehnen, dass das System duplizierte Rechnungen erkennt, auch wenn ein Mitarbeiter sich nicht mehr erinnern kann.
3. Aktualisierungen der Umsatzsteuerregelungen
In Deutschland gibt es verschiedene Mehrwertsteuersätze. Auf viele Produkte und Dienstleistungen gilt der Mehrwertsteuersatz von 19 %. Produkte wie Bücher haben einen Mehrwertsteuersatz von 7 %. Andere Produkte sind von der Mehrwertsteuer befreit. Bei internationalen Transaktionen gibt es noch weitere Regeln rund um die Mehrwertsteuer, wie das Reserve Charge Verfahren.
Insbesondere Unternehmen, die in mehreren Ländern tätig sind, wissen, wie schwierig es sein kann, mit den Steuervorschriften jedes Landes auf dem Laufenden zu bleiben. Änderungen treten regelmäßig auf, teilweise auch vorübergehend.
Für global tätige Unternehmen lohnt es sich insbesondere, die Dienste eines Steuerbüros in Anspruch zu nehmen, um Fehler zu vermeiden (und den Aufwand für die Gewährleistung der Umsatzsteuer-Konformität zu reduzieren).
(Internationale) Steuerexperten sind stets über Änderungen in den Umsatzsteuerregelungen weltweit auf dem Laufenden. Mit diesem Know-how unterstützen sie Sie dabei, berechtigte Ansprüche zu identifizieren und einzureichen.
4. Mehrwertsteuerrückforderung bei Bewirtung und Unterhaltung
Die Zeiten, in denen potenziellen Kunden oder wichtigen Geschäftspartnern ein luxuriöses Essen und Unterhaltung geboten wurde, neigen sich in vielen Unternehmen dem Ende zu.
Tatsächlich überlegen sich viele Unternehmer heute zweimal, bevor sie ihren Kunden teures Entertainment anbieten, da diese Art von Ausgaben in vielen Ländern in der Regel nicht umsatzsteuerlich geltend gemacht werden und im Falle einer Steuerprüfung zu Problemen führen kann.
Die gute Nachricht ist, dass Sie Ihre hart arbeitenden Mitarbeiter noch stets mit Teambuilding-Aktivitäten und Betriebsfeiern belohnen können. Diese Art von Unterhaltung ist in den meisten Fällen steuerlich absetzbar.
Die Grenze zwischen diesen Arten von Unterhaltungskosten kann verschwimmen. Stellen Sie daher sicher, dass Sie die geltenden Umsatzsteuerregelungen einhalten, um unerwünschte Steuerprüfungen und Strafen zu vermeiden.
Obwohl automatisierte Software viele Aufgaben für Sie übernehmen kann, ist die menschliche Überprüfung bei komplexen Angelegenheiten wie der Umsatzsteuer-Konformität nach wie vor wichtig. Stehen Ihnen dafür nicht genügend interne Ressourcen zur Verfügung, sollten Sie in eine Expense Management Software investieren, die sowohl automatisierte Eingaben als auch menschliche Überprüfung ermöglicht.
Fordern Sie noch heute eine kostenlose Demo an und lassen Sie sich rund um die Möglichkeiten im Expense Management beraten.
Hinweis: Bei der Umsatzsteuer-Konformität gibt es zahlreiche Regeln und Ausnahmen, die sich von Land zu Land unterscheiden und sich ständig ändern können. Dieser Artikel bietet lediglich einen groben Überblick zu der Thematik und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Konsultieren Sie einen Steuerberater, um sich mit den aktuell gültigen Regeln der Umsatzsteuer vertraut zu machen und Umsatzsteueransprüche zu klären.
