Nachstehend finden Sie 5 grundlegende Fakten rund um den Verpflegungsmehraufwand, die Dienstreisende kennen sollten.
1. Zahlung von Verpflegungsmehraufwand ist freiwillig
Auch wenn viele Unternehmen Ihren Mitarbeiter Reisekostenpauschalen (darunter den Verpflegungsmehraufwand) zahlen, ist die Zahlung dieser Pauschalen eine freiwillige Leistung.
Der Arbeitgeber ist zur Zahlung des Verpflegungsmehraufwands nicht verpflichtet. Erhält der Dienstreise keinen Verpflegungsmehraufwand vom Arbeitgeber, oder liegt die Erstattung unter dem Pauschbetrag des BMF, kann er die Pauschale bzw. die Differenz bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Es gilt ein jährlicher Freibetrag von aktuell € 1.230 (Stand: 1.1.2024).
2. Unterschiedliche Pauschalen je nach Dauer und Ort
Es gibt beim Verpflegungsmehraufwand unterschiedliche Pauschalen, die sich nach der Dauer der Dienstreise und dem Ort/Land richten.
Reist ein Arbeitnehmer innerhalb Deutschlands, steht ihm der Pauschbetrag für das Inland zu. Hierbei wird zwischen der kleinen und der großen Pauschale entschieden. Die kleine Pauschale gilt für eine Abwesenheit von 8-24 Stunden, die große für eine Abwesenheit von mehr als 24 Stunden. Der Verpflegungsmehraufwand Deutschland beträgt aktuell € 14 (kleine Pauschale) bzw. € 28 (große Pauschale). Die Pauschalen gelten für alle Bundesländer.
Hinweis: Ursprünglich war eine Erhöhung der Spesen für das Inland im Rahmen des Wachstumschancengesetzes geplant. Das im März 2024 verabschiedete Gesetz enthält jedoch nicht mehr die geplante Erhöhung. Demnach gelten für Dienstreisen im Inland weiterhin die oben genannten Pauschalen von 2023. Die Pauschale für Berufskraftfahrer wurde ab dem 01.01.2024 von € 8 je Kalendertag auf € 9 je Kalendertag angehoben.
Reist ein Arbeitnehmer ins Ausland, gelten abweichende Werte. Die Pauschalen werden für jedes Land einzeln bestimmt. Für manche Länder gibt es sogar mehrere Pauschalen (je nach Ort / Region). Ein Beispiel dafür ist Frankreich, wo die Pauschale für Paris (und ausgewählte "Départements") höher ist, als für den Rest des Landes. Auch beim Verpflegungsmehraufwand im Ausland wird zwischen kleiner und großer Pauschale unterschieden.
Die Pauschbeträge werden jedes Jahr vom Bundesfinanzministerium bekannt gegeben. Alle Werte (weltweit) und wichtige Besonderheiten zum Verpflegungsmehraufwand entnehmen Sie dem Schreiben des BMF.
3. Der Verpflegungsmehraufwand kann gekürzt werden
Einerseits steht dem Reisenden der Verpflegungsmehraufwand zur freien Verfügung. Er ist also nicht verpflichtet, diesen Betrag auch tatsächlich auszugeben.
Es gibt jedoch Situationen, in denen der Verpflegungsaufwand gekürzt wird. Grundsätzlich gilt, dass eine Kürzung erfolgt, wenn dem Dienstreisenden Mahlzeiten kostenfrei zur Verfügung gestellt werden (durch den Arbeitgeber oder Dritte bezahlt).
Beispiel: Ist bei einer durch den Arbeitgeber bezahlten Übernachtung das Frühstück im Hotelpreis inbegriffen, wird der Verpflegungsmehraufwand für den betreffenden Tag um 20% gekürzt. Werden dem Dienstreisenden Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt, beträgt die Kürzung 40% der Tagespauschale.
In unserem Beitrag finden Sie weitere Informationen zum Thema Kürzung des Verpflegungsmehraufwands. Die genauen Regeln, Besonderheiten und Ausnahmen entnehmen Sie dem Einkommenssteuergesetz.
4. Der Verpflegungsmehraufwand ist auf 3 Monate begrenzt
Grundsätzlich gilt, dass die maximale Dauer für die Zahlung des Verpflegungsmehraufwands drei Monate beträgt. Dies ist auch als Dreimonatsfrist bzw. 3-Monats-Frist bekannt.
Es gibt wiederum diverse Ausnahmen und Besonderheiten zu dieser Regel. Ausgenommen von dieser Regelung sind beispielsweise Einsätze auf mobilen Einrichtungen wie Flugzeugen, Schiffen und Fahrzeugen. Auch zum Thema Unterbrechung gibt es klare Regeln. Genaues zur Dreimonatsfrist finden Sie unter anderem in § 9 Abs. 4a Satz 6 des EStG.
5. Die Berechnung kann digital erfolgen
So einfach die Berechnung Verpflegungsmehraufwand auch scheinen mag, so schnell können sich Fehler einschleichen. Insbesondere, weil es neben den Pauschbeträgen zahlreiche Besonderheiten und Ausnahmen gibt, wie - unter anderem - die in diesem Artikel besprochenen Kürzungen und zeitliche Begrenzungen.
Anhand der Tabelle des BMF und der Regeln des Einkommensteuergesetzes kann eine Reisekostenabrechnung manuell erstellt werden. Bei mehreren reisenden Mitarbeitern, die nicht nur in Deutschland, sondern weltweit, mit verschiedenen Transportmitteln und in andere Zeitzonen reisen, stellt eine gesetzeskonforme Reisekostenabrechnung und der korrekte Umgang mit dem Verpflegungsmehraufwand unter Beachtung der aktuellen Werte und Gesetze jedoch eine Herausforderung für Arbeitgeber und Reisenden dar.
Um eine mögliche Fehlberechnung zu vermeiden und Ihnen Zeit und Kosten zu ersparen, bietet Mobilexpense die intuitive Reisekosten-App an. Sie geben lediglich die variablen Daten der Reise ein, den Rest erledigt die App für Sie. Sämtliche Belege können ortsunabhängig mobil gescannt werden. Die Reisekosten-App übermittelt die Daten in OCR-Realtime an den heimischen Server, wo sie digital gespeichert und jederzeit abrufbar sind.
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Die Werte der Reisekostenpauschalen sind in der App nach den Vorgaben des BMF immer auf dem neuesten Stand. Sie können aber auch eigene Raten in Ihrem System hinterlegen und die App mit diesen arbeiten lassen.
