Dienstreisen sind auch in der Zeit von Online-Meetings sinnvoll und unverzichtbar, um bestehende Geschäftsbeziehungen zu pflegen und neue Kontakte zu knüpfen.
Allerdings sind Dienstreisen, besonders, wenn diese mehrere Tage dauern oder internationalen Charakter haben, mit Kosten verbunden. Um den Reisenden nicht auf seinen Kosten sitzen zu lassen, wurden die Begriffe Verpflegungsmehraufwand und Verpflegungspauschale geschaffen.
Grundlegende Informationen rund um den Verpflegungsmehraufwand, wie Sie diesen berechnet sowie einige wichtige Besonderheiten, lesen Sie in diesem Artikel.
Was ist Verpflegungsmehraufwand?
Der Verpflegungsaufwand ist Teil der Reisekosten. Zu den Reisekosten zählen Verpflegung (Verpflegungsmehraufwand), Unterkunft (Übernachtungspauschale), Fahrtkosten (Kilometerpauschale) und Reisenebenkosten.
Der Verpflegungsmehraufwand umfasst also den Teil der Verpflegung. Er soll dazu dienen, die Kosten für Mahlzeiten, die ein Mitarbeiter auf einer Dienstreise für seine Ernährung hat, abzudecken.
Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand
Ist der Verpflegungsmehraufwand für auswärtige Tätigkeiten beruflich oder geschäftlich veranlasst, kann er als Werbungskosten oder Betriebsausgaben berücksichtigt werden.
Der Verpflegungsmehraufwand kann entweder vom Unternehmen erstattet oder bei der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.
Der Arbeitgeber ist zur Zahlung des Verpflegungsmehraufwands nicht verpflichtet; dies ist eine freiwillige Leistung ohne Rechtsanspruch.
Bekommt der Reisende den Verpflegungsmehraufwand nicht von seinem Arbeitgeber, kann er diesen bei seiner jährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen. Hier gilt ein jährlicher Freibetrag von aktuell € 1.230 (Stand: 2024).
Verpflegungsmehraufwand beantragen
Wie und wo beantrage ich den Verpflegungsmehraufwand?
Viele Arbeitgeber zahlen Ihren Dienstreisenden den Verpflegungsmehraufwand. Hierbei können entweder die Werte des BMF genutzt werden (mehr dazu später) oder unternehmensinterne Beträge hantiert werden. Letzteres wird vor allem in größeren Unternehmen in einer Reisekostenrichtlinie festgelegt.
Zahlt der Arbeitgeber keine Verpflegungspauschale, kann der Verpflegungsmehraufwand bei der jährlichen Steuererklärung geltend gemacht werden. Der Verpflegungsmehraufwand kann in der Anlage N der Steuererklärung eingetragen werden. Bei der digitalen Steuererklärung (Elster) finden Sie das Formular unter “weitere Vordrucke”. Ab Zeile 52 können Sie die Mehraufwendungen für die Verpflegung eintragen.
Welche Belege zum Beantragen des Verpflegungsmehraufwands?
Die Verpflegungspauschale kann auch dann von der Steuer abgesetzt werden, wenn kein tatsächlicher Verpflegungsmehraufwand entstanden ist. Wie anfangs erwähnt, stehen die Spesen dem Mitarbeiter zur freien Verfügung. Hat der Reisende beispielsweise Brote eingepackt oder selbst gekocht, hat er demnach Anspruch auf die Verpflegungspauschale, unter der Voraussetzung, dass er die Voraussetzungen erfüllt. Hierzu zählen - unter anderem - die Abwesenheitsdauer von der ersten Tätigkeitsstätte bzw. vom Wohnort und der dienstliche Charakter der Reise. Die genauen Voraussetzungen und Bedingungen finden Sie im Bundesreisekostengesetz.
Bei der pauschalen Erstattung für Verpflegung gemäß der Pauschalen des BRKG muss der Arbeitnehmer keine Belege als Nachweis eingereicht werden.
Bei einer exakten Kostenerstattung (z.B. von Reisenebenkosten) gilt es, sämtliche Belege aufzubewahren. Dank der Neufassung der GoBD müssen Belege jedoch nicht mehr in Papierform aufbewahrt werden, sondern können - unter bestimmten Voraussetzungen - gescannt und lediglich digital gespeichert werden.
Scannt der Reisende seine Belege mobil (mit OCR) in eine Reisekosten-App, werden diese digital und fälschungssicher auf dem heimischen Server gespeichert und sind jederzeit abrufbar.
Ist der Verpflegungsmehraufwand steuerfrei?
Der Arbeitgeber kann auf freiwilliger Basis Verpflegungspauschalen und Übernachtungspauschalen auszahlen, um seinen Mitarbeiter zu entlasten. Diese Vergütungen sind bis zur Höhe der Pauschalen in der Tabelle des Bundesfinanzministeriums steuerfrei.
Erhält ein Arbeitnehmer einen Verpflegungsmehraufwand vom Arbeitgeber, der beispielsweise 20 % höher ist als der in der Tabelle des BMF, wird dieser Teil als normales Einkommen angesehen und ist somit steuerpflichtig. Die genauen Regeln und Besonderheiten rund um die steuerliche Behandlung des Verpflegungsmehraufwands entnehmen Sie unter anderem dem Einkommensteuergesetz.
Höhe des Verpflegungsmehraufwands 2024
Für das In- und Ausland gelten verschiedene Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand.
Der Verpflegungsmehraufwand, auch Verpflegungspauschale oder Spesen genannt, wird in die "kleine Pauschale" und die "große Pauschale" unterteilt. Für eine Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden erhält der Reisende die kleine Pauschale. Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands beträgt diese € 14. Bei einer Abwesenheit über 24 Stunden darf der Reisende die große Pauschale verwenden, die im Inland € 28 beträgt.
Hinweis: Ursprünglich war eine Erhöhung der Spesen für das Inland im Rahmen des Wachstumschancengesetzes geplant. Das im März 2024 verabschiedete Gesetz enthält jedoch nicht mehr die geplante Erhöhung. Demnach gelten für Dienstreisen im Inland weiterhin die oben genannten Pauschalen von 2023. Die Pauschale für Berufskraftfahrer wurde ab dem 01.01.2024 von € 8 je Kalendertag auf € 9 je Kalendertag angehoben.
Für Dienstreisen in das Ausland gibt es eigene Pauschalen des Verpflegungsmehraufwands. Eine Übersicht der Pauschbeträge für einige europäische Länder finden Sie in unserem Artikel Reisekostenpauschalen Ausland. Alle aktuellen Beträge sind in der Tabelle des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) aufgelistet.
Kürzung des Verpflegungsmehraufwands
Eine wichtige Besonderheit beim Verpflegungsmehraufwand ist das Thema Kürzungen. Die Kürzung der Verpflegungspauschale ist tagesbezogen vorzunehmen. Dies bedeutet, dass von dem täglichen Pauschbetrag des betreffenden Landes 20 % für ein Frühstück abgezogen werden und 40 %, wenn ein Mittag- oder Abendessen vom Arbeitgeber oder einem Dritten (z.B. Kunden des Arbeitgebers) bezahlt wird.
Weitere Informationen und eine Beispielrechnung finden Sie in unserem ausführlichen Artikel zum Thema Kürzung des Verpflegungsmehraufwands. Die Regeln und Besonderheiten rund um das Thema Kürzungen entnehmen Sie dem Einkommenssteuergesetz, u.a. § 6 (2) des BRKG.
Dreimonatsfrist
Eine weitere Besonderheit beim Verpflegungsmehraufwand ist die sogenannte Dreimonatsfrist. Diese besagt, dass die Dauer des Anspruchs drei Monate beträgt. Bleibt der Dienstreisender länger als drei Monate an einem auswärtigen Ort, endet der Anspruch auf die Verpflegungspauschale.
Natürlich gibt es auch bei dieser Regelung zahlreiche Besonderheiten und Ausnahmen. Die Dreimonatsfrist gilt nicht für jede Berufsgruppe und jeden Dienstreisen. Auch zum Thema Unterbrechung gibt es klare Regeln. Die Regeln rund um die Dreimonatsfrist sind in § 9 Abs. 4a Satz 6 des EStG verankert.
Berechnung des Verpflegungsmehraufwands
Der Verpflegungsmehraufwand kann anhand den Pauschbeträgen aus der Tabelle des BMF berechnet werden, oder anhand der unternehmensinternen Beträge, sollte das Unternehmen eigene Reisekostenrichtlinien hantieren.
Zu beachten gilt jedoch, dass die in diesem Artikel genannten Werte und Punkte lediglich die allerwichtigsten Punkte des Verpflegungsmehraufwands abdecken. Das Gesetz sieht zahlreiche weitere Regeln, Ausnahmen und Besonderheiten vor.
Um Fehler bei der Berechnung des Verpflegungsmehraufwands zu vermeiden, gibt es die praktische App von Mobilexpense. Die Zeiten der manuellen Erstellungen einer Reisekostenabrechnung sind dank dieser App Vergangenheit. Zudem ist die manuelle Berechnung des Verpflegungsmehraufwands, der Übernachtungskosten sowie der Fahrtkosten außerordentlich zeitraubend.
Schneller und korrekter ist eine Reisekostenabrechnung mit der Reisekosten-App von Mobilexpense. Die App enthält alle aktuellen Reisekostenpauschalen (In- und Ausland) und berücksichtigt internationale Mehrwertsteuersätze. Nutzen reisende Mitarbeiter zudem eine Firmenkreditkarte, werden sämtliche auf Dienstreisen getätigte Zahlungen automatisch den eingescannten Belegen zugeordnet, so dass auch die Zettelwirtschaft der Vergangenheit angehört.
