Anspruch auf die Verpflegungspauschale: Freiwillige Leistung oder Pflicht?
Ein weitverbreiteter Irrtum unter Arbeitnehmern ist die Annahme, dass der Arbeitgeber zur Zahlung der Verpflegungspauschale verpflichtet sei. Tatsächlich handelt es sich dabei jedoch um eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers. Im Gegensatz zur Pflicht der Auslagenerstattung, ist die Zahlung von Pauschalen eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers.
Sollte der Arbeitgeber die Verpflegungspauschale gewähren, steht es dem Arbeitnehmer frei, wie er das Geld verwendet. Er kann es beispielsweise für Mahlzeiten in Restaurants nutzen oder, um Kosten zu sparen, selbst mitgebrachte Verpflegung konsumieren. Sollte der Arbeitgeber jedoch keine Verpflegungspauschale zahlen, besteht die Möglichkeit, die Pauschbeträge im Rahmen der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend zu machen. Aktuell beträgt der jährliche Steuerfreibetrag für Verpflegungsmehraufwand 1.230 Euro (Stand 2023).
Aktuelle Werte der Verpflegungspauschale 2024: Kleine und große Pauschale
Es gibt zwei Pauschbeträge bei der Verpflegungspauschale: die kleine Pauschale und die große Pauschale. Die kleine Pauschale gilt ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden. Sie beträgt € 14 pro Tag. Die große Pauschale wird bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden angewendet und beträgt € 28.
Ist der Reisende beispielsweise drei Tage unterwegs, wird für den An- und Abreisetag jeweils die kleine Pauschale und für den Zwischentag die große Pauschale berechnet.
Die Höhe der Verpflegungspauschale richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit des Arbeitnehmers von seinem Wohn- oder Arbeitsort. Hier wird zwischen der sogenannten kleinen und großen Pauschale unterschieden.
- Kleine Pauschale: Sie gilt für Dienstreisen, bei denen der Arbeitnehmer mehr als acht Stunden abwesend ist. Der Pauschbetrag liegt bei 14 Euro pro Tag.
- Große Pauschale: Sie wird für Dienstreisen von mehr als 24 Stunden gewährt und beträgt 28 Euro pro Tag.
Die Pauschale wird auch anteilig für An- und Abreisetage berechnet. Bei einer mehrtägigen Geschäftsreise wird somit an den Tagen der An- und Abreise die kleine Pauschale und für volle Tage die große Pauschale angesetzt.
In der folgenden Tabelle sehen Sie ein Beispiel einer 3-tägigen Geschäftsreise innerhalb Deutschlands:
| Tag |
Abwesenheit |
Fahrtstrecke |
Verpflegungspauschale |
| Tag 1 |
08:00 - 00:00 (16 Std) |
Berlin - Hamburg |
€ 14,00 |
| Tag 2 |
00:00 - 00:00 (24 Std) |
Hamburg - Kiel - Lübeck |
€ 28,00 |
| Tag 3 |
00:00 - 15:30 (15,5 Std) |
Lübeck - Berlin |
€ 14,00 |
Hinweis: Ursprünglich war eine Erhöhung der Spesen für das Inland im Rahmen des Wachstumschancengesetzes geplant. Das im März 2024 verabschiedete Gesetz enthält jedoch nicht mehr die geplante Erhöhung. Demnach gelten für Dienstreisen im Inland weiterhin die oben genannten Pauschalen von 2023.Die Pauschale für Berufskraftfahrer wurde ab dem 01.01.2024 von € 8 je Kalendertag auf € 9 je Kalendertag angehoben.
Besonderheiten bei der Verpflegungspauschale: Kürzung und Dreimonatsfrist
Die Verpflegungspauschale unterliegt einigen Besonderheiten, die sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer beachten sollten.
Kürzung der Verpflegungspauschale
Grundsätzlich steht dem Arbeitnehmer die Pauschale zur freien Verfügung. Doch es gibt Fälle, in denen eine Kürzung vorgenommen wird, um eine „Doppelverpflegung“ zu vermeiden. Wenn zum Beispiel bei einer vom Arbeitgeber bezahlten Hotelübernachtung das Frühstück im Preis inbegriffen ist, wird die Verpflegungspauschale um 20 % gekürzt. Erhält der Arbeitnehmer zusätzlich ein Mittag- oder Abendessen, reduziert sich die Tagespauschale um jeweils 40 %.
Beispielsweise könnte die Pauschale bei einem Arbeitstag mit gestelltem Mittagessen von 14 Euro auf 8,40 Euro reduziert werden. Diese Kürzungen verhindern, dass Arbeitnehmer doppelt profitieren, wenn sie Verpflegung vom Arbeitgeber erhalten und gleichzeitig die Pauschale beanspruchen.
Erfahren Sie mehr zum Thema Kürzung der Verpflegungspauschale.
Dreimonatsfrist: Begrenzung der Verpflegungspauschale
Grundsätzlich ist die Zahlung der Verpflegungspauschale auf drei Monate begrenzt, was auch als Dreimonatsfrist bekannt ist. Verbleibt ein Arbeitnehmer beispielsweise 4 Monate in einer anderen Stadt (z.B. zur Ausführung eines Kundenauftrags), hat er einen Spesenanspruch von drei Monaten.
Diese Regelung ist in § 9 Abs. 4a Satz 6 des EStG verankert. Dort lesen Sie alle Besonderheiten und Ausnahmen zur Dreimonatsfrist. So gilt diese z.B. nicht für Arbeitnehmer auf mobilen Einrichtungen uvm.
Hinweis: Die in diesem Artikel genannten Informationen dienen der groben Orientierung zum Thema, ohne Anspruch auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Beim Thema Reisekosten gibt es zahlreiche Regeln und Ausnahmen zu beachten. Konsultieren Sie stets einen Steuerberater.
Verpflegungspauschalen berechnen mit Mobilexpense
Für Unternehmen mit vielen reisenden Mitarbeitern, die in verschiedenen Ländern unterwegs sind, kann die korrekte Berechnung der Verpflegungspauschalen eine erhebliche Herausforderung darstellen. Besonders, wenn neben der Verpflegungspauschale auch die Übernachtungspauschale und andere Reisekosten zu berücksichtigen sind, entstehen schnell komplexe Abrechnungsprozesse.
Um Fehler und unnötigen Verwaltungsaufwand zu vermeiden, setzen viele Unternehmen auf digitale Lösungen wie die Mobilexpense App. Mit dieser App lassen sich Reisekosten schnell und korrekt erfassen. Sie bietet stets aktuelle Pauschalbeträge, sodass Unternehmen und Mitarbeiter sicher sein können, dass die Abrechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Fazit: Die Verpflegungspauschale als wichtige Komponente der Reisekostenabrechnung
Die Verpflegungspauschale ist ein zentraler Bestandteil der Reisekostenabrechnung und ermöglicht es Arbeitnehmern, ihre durch Dienstreisen entstandenen Kosten steuerlich geltend zu machen. Obwohl es keine Verpflichtung für den Arbeitgeber gibt, diese Pauschale zu zahlen, bietet sie dennoch eine flexible Möglichkeit, die Verpflegungskosten zu decken. Dabei sollten jedoch die Kürzungen, die Dreimonatsfrist und aktuelle Änderungen wie die Erhöhung der Pauschale für Berufskraftfahrer beachtet werden.
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