FRABA und Mobilexpense: Ausgaben-Compliance auf drei Kontinenten

Problempunkte und Herausforderungen

Die Mitarbeiter der FRABA sind über internationale Niederlassungen aufgeteilt. Jede Einheit hat ihre eigenen Richtlinien, Ermäßigungen und Arbeitsabläufe, mit denen sie zurechtkommen muss. Dies kann eine Herausforderung darstellen, wenn es darum geht, Prozesse wie die Spesenverwaltung zu zentralisieren oder zu optimieren, insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung lokaler Gesetze.

Die Mobilexpense-Lösung

Soumya Prakash, Markt Designer Digital Process Transformation für FRABA’s CREDEMUS teilte mit, dass alle  Mitarbeiter, Mobilexpense im Unternehmen nutzen. Jeder FRABA-Standort wendet seine eigenen Richtlinien und Sätze für Tagegelder und Kilometergelder an, die auf den gesetzlichen Sätzen basieren.

Die Konfiguration von Mobilexpense im Unternehmen ist Standard. Direkte Vorgesetzte erhalten Ausgaben zur Genehmigung, die dann an die Kollegen der Buchhaltung zur Kontrolle weitergeleitet werden. Die Mitglieder des regionalen Finanzteams führen die Ausgabenkontrolle durch.

Mit Mobilexpense werden abweichende Ausgaben an den genehmigenden Manager und den Controller gemeldet. Der gesamte Genehmigungs-, Kontroll- und Rollback-Workflow findet innerhalb von Mobilexpense statt, um schnelle und genaue Erstattungen zu gewährleisten.

Für ihre Geschäftsreisen nutzen die FRABA-Mitarbeiter Egencia. Obwohl das Unternehmen Egencia aufgrund der relativ geringen Anzahl von Reisenden noch nicht in Mobilexpense integriert hat, wird diese Integration in Betracht gezogen. Dies würde das Leben der Geschäftsreisenden vereinfachen, ihnen wertvolle Zeit im T&E-Prozess sparen und dessen Effizienz verbessern.

Aspekte der Lösung, auf die sich die FRABA-Mitarbeiter am meisten verlassen

FRABA-Mitarbeiter schätzen die Möglichkeit, sowohl Mobilexpense Desktop als auch Mobilexpense Mobile apps. Dies wird durch die 37,05 %ige Akzeptanz der mobilen App durch das Unternehmen unterstrichen. Berater, die regelmäßig reisen, nutzen eher die mobile App, insbesondere in den USA und China. Während " stationäre " Mitarbeiter eher die Desktop-App für ihre Ausgaben nutzen.

Da die Einrichtungen der FRABA über drei Kontinente verteilt sind, ist die FRABA auf die Durchsetzung der Einhaltung der lokalen Vorschriften als auch dessen Geschäftsrichtlinien. Jede Einheit hat ihre eigenen Richtlinien und Arbeitsabläufe in Mobilexpense. Und alle Einheiten verfügen über ein zweistufiges Genehmigungsverfahren. Sobald der genehmigende Manager grünes Licht für eine Ausgabe gegeben hat, wird sie nach dem Vier-Augen-Prinzip an einen Controller weitergeleitet. Aufgrund der unterschiedlichen gesetzlichen Bestimmungen der einzelnen Einheiten ist dieser Aspekt der Compliance besonders wichtig.

Was den Prozess anbelangt, so werden Unstimmigkeiten und Fehler sofort gekennzeichnet. Dies vereinfacht die Aufgabe sowohl für die genehmigenden Manager als auch für die Kontrolleure. Und die Rollback-Funktionen der Lösung machen die Kommunikation schnell und einfach und stellen sicher, dass gültige Ausgaben nicht länger als nötig blockiert werden.

FRABA und Mobilexpense

"Für uns ist es wichtig, dass die Anwendung benutzerfreundlich ist, auch für diejenigen, die technisch nicht so versiert sind. Und Mobilexpense hat diesen Vorteil, so dass ich es auf jeden Fall empfehlen würde. Vor allem wegen der Transparenz, der guten Benutzerfreundlichkeit und der schnellen Reaktionszeiten." - Soumya Prakash

" Das Team versteht, was ich von ihnen verlange. Und wenn sie es nicht verstehen, stellen sie die richtigen Fragen. Die Reaktion des Supports ist hervorragend. Und das ist für uns entscheidend, weil wir über den ganzen Globus verteilt sind."

FRABA empfiehlt Mobilexpense Unternehmen, die mehr Transparenz bei den Ausgaben ihrer Mitarbeiter, eine benutzerfreundliche Anwendung und ein reaktionsschnelles Supportteam wünschen. In der App ist auf einen Blick ersichtlich, wofür die Mitarbeiter das Geld des Unternehmens ausgeben, wie viel und warum. Und das Support-Team passt sich schnell an die geschäftlichen Anforderungen der Kunden an.

"Die Reaktionszeit ist bei Mobilexpense hervorragend. Für mich ist es wichtig, dass ich schnelle Antworten erhalte, da manchmal 20-30 Personen auf eine Antwort warten. Ich finde es sehr hilfreich, dass ich, wenn sich jemand mit einem Problem an mich wendet und ich heute eine E-Mail an Mobilexpense sende, definitiv bis morgen eine Antwort erhalte."