success story

Vom Papier zum Pixel: Die Entwicklung der Spesenabrechnung bei Hunter Douglas

Hunter Douglas wählte Mobilexpense für die digitale Spesenabrechnung. Der Ausgangspunkt war eine benutzerfreundliche Lösung für die Mitarbeiter und ein transparenter Prozess. Veronica van der Pol, HR-Verantwortliche, erklärt, wie die Entscheidung für Mobilexpense gefallen ist und welche Ergebnisse bisher erzielt wurden. 

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Herausforderungen

Bis vor einigen Jahren verwendete Hunter Douglas noch papierbasierte Spesenformulare und Belege, die mit der internen Post verschickt wurden. Sobald ein Mitarbeiter seine Spesen eingereicht hatte, war der Überblick über den Status und den Zeitpunkt der Zahlung verloren gegangen. Hunter Douglas wollte dies ändern und den Verwaltungsaufwand für seine Mitarbeiter reduzieren sowie den Spesenprozess transparenter gestalten. 

Warum Mobilexpense

Hunter Douglas führte Gespräche mit mehreren Anbietern und verglich die Kosten und die angebotenen Möglichkeiten. Letztendlich entschied sich Hunter Douglas für Mobilexpense aufgrund des innovativen Ansatzes und der Fähigkeit, eine kundenspezifische Lösung zu liefern, die perfekt auf die einzigartigen Anforderungen des Unternehmens abgestimmt ist. 

Dies bedeutete, dass spezifische Anforderungen noch angepasst werden konnten und Mobilexpense das beste Preis-Qualitäts-Verhältnis bot. 

Expense management Anforderungen

  • Eine äußerst benutzerfreundliche Lösung
  • Einfache Nutzung mit einem klaren Prozess (keine Möglichkeit für Mitarbeiter, fehlerhafte Angaben zu machen)
  • Einfache Lösung für die Rückerstattung der Kilometergelder

Einführung des Mobilexpense-Tools

Einer der Hauptvorteile der Mobilexpense-Lösung ist die benutzerfreundliche Online-Webanwendung, die es den Nutzern ermöglicht, eine Vielzahl von Aufgaben unabhängig zu verwalten.

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Außerdem wurde eine Datei mit allen Beteiligten zur Verfügung gestellt, die Mobilexpense in einem Schritt in das System geladen hat, so dass alle Mitarbeiter sofort mit der Arbeit beginnen konnten. 

Ergebnis

Die Mitarbeiter haben einen deutlichen Unterschied in der Schnelligkeit der Erstattung festgestellt. Wenn eine Spesenabrechnung am Mittwoch eingereicht wird, kann sie oft schon am Freitag derselben Woche bei den Auszahlungen berücksichtigt werden. 

Der Papieraufwand hat sich verringert, und die digitale Spesenabrechnung ist viel moderner. Kilometerabrechnungen können schnell eingegeben und in der Lohnbuchhaltung verarbeitet werden. Und schließlich bietet die klare Übersicht über den verbleibenden Saldo in der Regelung für arbeitsbezogene Aufwendungen (WKR) einen zusätzlichen Komfort für den gesamten Prozess der Spesenverwaltung.

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ÜBER DAS UNTERNEHMEN

Hunter Douglas ist der weltweit führende Hersteller von Fensterabdeckungen und ein bedeutender Hersteller von Architekturprodukten.

Das Unternehmen entwickelt firmeneigene Produkte, die weltweit in Millionen von Wohnungen und Geschäftsgebäuden zu finden sind.

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