Über ITONICS

ITONICS ist ein global operierendes Unternehmen, tätig im Innovationsmanagement, das seinen Kunden bei der Gestaltung ihrer Zukunft zur Seite steht. ITONICS liefert die führende Innovationsmanagement-Software für mehr Transparenz und Wachstum. Intelligente Softwarelösungen gehen Hand in Hand mit maßgeschneiderten Beratungskonzepten und bedienen einen internationalen Kundenstamm.

Seit Kurzem arbeitet ITONICS mit Mobilexpense. Wir sprachen mit der Office- und Accountmanagerin, Frau Kuntzsch, unter anderem über den Implementierungsprozess Mobilexpenses, welche Vorteile Mobilexpense dem Unternehmen bereits bietet und wie die Mitarbeiter die App angenommen haben.

• Operiert global, in Europa, USA, Asien und Afrika mit dem Hauptsitz in Deutschland
• 120 Mitarbeiter
• Unterstützt Kunden auf dem Weg in die Zukunft
• Internationaler Kundenstamm
• Gefestigt in zahlreichen Branchen, darunter Automobilindustrie, Bank- und Finanzwesen, Technik- und Energiebranche

Problempunkte vor der Implementierung von Mobilexpense

Vor der Implementierung von Mobilexpense wurden die Prozesse im Reisekostenmanagement manuell ausgeführt. Reisende und Mitarbeiter im Inland und an ausländischen Stützpunkten füllten Exceltabellen und Berichte per Hand aus und reichten Belege wöchentlich oder monatlich ein.

Sämtliche Belege, Zahlungsvorgänge und Spesenabrechnungen mussten einzeln geprüft und genehmigt werden. Reisende orientierten sich zwar an den aktuellen Reisekostenpauschalen des BMF, reichten aber oft Abrechnungen und dazugehörige Belege zu spät oder unvollständig ein, da man bekanntermaßen lästige Dinge (wie beispielsweise die jährliche Steuererklärung) gerne im allerletzten Moment erledigt.

Auch wenn die Kommunikation zwischen der Buchhaltung und den Mitarbeitern nicht das Problem war, musste doch nach einer für beide Seiten zufriedenstellenden Lösung gesucht werden, die das Reisekostenmanagement deutlich vereinfachen und Unternehmen und Mitarbeitern gleichermaßen Zeit und Mühe sparen konnte.

Die Entscheidung für Mobilexpense

ITONICS suchte einen Partner, der zu der ISO-Zertifizierung des Unternehmens passt. Einige Anbieter erschienen interessant, konnten jedoch die Anforderungen nicht erfüllen oder reagierten nicht mit der gewünschten Zuverlässigkeit. Schließlich entschied sich ITONICS für Mobilexpense. Mobilexpense reagierte schnell und ging umfassend auf die Wünsche und Andorderungen von ITONICS ein. Mobilexpense konnte zudem einfach mit Oracle Netsuite verbunden werden, welches bei ITONICS bereits als ERP System im Einsatz war.

Zielsetzung und Entscheidungsprozess

Ziel der Implementierung einer Lösung für das Ausgaben- und Spesenmanagement war die Vereinfachung und Beschleunigung des Reisekostenmanagements und des damit verbundenen Rückerstattungsprozesses. Abrechnungen und Belege sollten schneller eingereicht werden können und nicht mehr einzeln kontrolliert werden müssen. Die Zeit für die einzelnen Prozesse innerhalb des Ausgaben- und Spesen-Managements sollte mittels mobilem Scannen und Datentransfer in Echtzeit reduziert werden. Manuelle Genehmigungen, Kontrollen und Rückerstattungen sollten dank der Kreditkartenintegration der Reisekosten-App überflüssig werden.

Implementierung

Die Implementierung von Mobilexpense verlief gut. Die Mitarbeiter installierten die Reisekosten-App teils auf ihren mobilen Endgeräten und nutzten ebenfalls die Mobilexpense Web-Applikation. Das Feedback der Mitarbeiter war durchweg positiv. Das mobile Scannen mit Hilfe der Mobilexpense Echtzeit-OCR Erkennung und das Erstellen der Reisekostenabrechnung mit wenigen Klicks wird inzwischen als enorme Arbeitserleichterung empfunden.

Auch in der Buchhaltung bei ITONICS profitiert man von der Implementierung Mobilexpenses. Dauerte das manuelle Prüfen einer Reisekostenabrechnung (mit allen Rückfragen und Korrekturen) früher oft bis zu zwei Stunden, kann dieser Prozess nun in wenigen Minuten abgeschlossen werden. Rückfragen an die Mitarbeiter und lästige Ermahnungen zum Einhalten von Abgabefristen entfallen. Die App ist stets auf dem neuesten Stand (Reisekostenpauschalen; internationale USt) und arbeitet konform der Gesetze der einzelnen Länder.

ITONICS und Mobilexpense

Sowohl Mitarbeiter an Stützpunkten als auch international Reisende nutzen die Reisekosten-App von Mobilexpense. Reisende Mitarbeiter profitieren vor allem von der Möglichkeit des mobilen Scannens und des Einreichens der Reisekostenabrechnung mit wenigen Klicks. Mitarbeiter, die an den Stützpunkten tätig sind, erfahren eine Arbeitserleichterung dank der in der App enthaltenen Kreditkartenfunktion, die internationale Zahlungen enorm vereinfacht. Für alle entfällt lästige Zettelwirtschaft sowie das verspätete Einreichen von oftmals verblassten oder zerknitterten Belegen.

Benefits - Gemeinsam zum Erfolg

Mobilexpense unterstützt ITONICS mit der Reisekosten-App an allen Stützpunkten rund um die Welt. Beide Seiten hoffen auf eine vertrauensvolle und langfristige Zusammenarbeit. ITONICS kann sich stets auf eine aktuelle und gesetzeskonforme App verlassen, die die internationalen Gesetze und Steuervorschriften beachtet. Mobilexpense ist stolz, einen wertvollen Partner wie ITONICS gewonnen zu haben, mit dem man gemeinsam in eine erfolgreiche Zukunft blicken kann. Und zu guter Letzt kann sich Mobilexpense mit dem Mantra von ITONICS “Empower everybody to innovate” bestens identifizieren.