Wie Knauf sein globales Ausgabenmanagement optimierte

Die Herausforderung

In der Vergangenheit stand Knauf vor erheblichen Komplexitäten bei der Harmonisierung der globalen Reisekostenprozesse. Knauf war:  

• Für 117 Gesellschaften weltweit verantwortlich. 
• Mit unterschiedlichen gesetzlichen Anforderungen in verschiedenen Ländern konfrontiert.
• Abhängig von einem Excel-basierten Ausgabenmanagement-System.
• Auf der Suche nach einem gemeinsamen Tool für alle Mitarbeitenden weltweit.

Die bisherige Verwendung von Excel zur Verwaltung der Mitarbeiterausgaben erwies sich als zu kompliziert und zeitaufwändig für die komplexen globalen Abläufe des Unternehmens. Dies führte zu Ineffizienzen und hohen administrativen Belastungen.  

Die Lösung 

Was ist eine Ausgabenmanagement-Lösung?  

Eine Ausgabenmanagement-Lösung ist ein System, das den Prozess der Nachverfolgung und Kontrolle von Geschäftsausgaben optimiert. Es stellt sicher, dass Ausgaben wie Spesen und Reisekosten korrekt erfasst, den internen Richtlinien entsprechend dokumentiert und effizient erstattet werden. 

Im Rahmen dieses Projekts entwickelte Knauf in Zusammenarbeit mit Mobilexpense einen „Blueprint“. Dieser „Blueprint“ dient als Basis für den Roll-out jeder neuen Gesellschaft innerhalb des Unternehmens. 

Knaufs Ziel war es, einen harmonisierten Ansatz zu etablieren, der in allen Ländern und Unternehmen einheitlich angewendet wird, um einen standardisierten Prozess unabhängig vom Standort zu gewährleisten. In der heutigen Geschäftswelt ist Standardisierung unverzichtbar. Sie bietet einen klaren Leitfaden für die schrittweise Implementierung und ermöglicht eine effiziente und konsistente Umsetzung. 

Von Anfang an verdeutlichte dieser umfassende Blueprint-Prozess die enge Zusammenarbeit zwischen den beiden Partnern

Die Hauptgründe für die Wahl von Mobilexpense waren:  

• Knauf konnte durch die Einführung einer umfassenden Automatisierung der Reisekostenprozesse nicht nur Ressourcen sparen, sondern auch die Datenqualität und -genauigkeit erheblich steigern.
• Mobilexpense unterstützte Knauf mit fundierten Branchenkenntnissen und trug so zu einer erfolgreichen Partnerschaft bei. 
• Mobilexpense stellte eine standardisierte, benutzerfreundliche Plattform bereit, die die Prozessharmonisierung und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben vereinfachte.

Knauf konnte den gesamten Ausgabenprozess dadurch deutlich vereinfachen.

Die Ergebnisse 

Um ihre Herausforderungen zu meistern, entschied sich das Finanzteam von Knauf, Mobilexpense als globale Ausgabenmanagement-Lösung einzuführen. Der Übergang zur neuen Plattform erfolgte schrittweise. Begonnen wurde mit Knauf Insulation, bevor die Einführung auf weitere Knauf-Geschäftsbereiche ausgeweitet wurde.  

Diese Implementierung brachte für Knauf mehrere bedeutende Vorteile: 

• Harmonisierte Prozesse: Durch die Nutzung von Mobilexpense wurden die Prozesse in den weltweiten Tochtergesellschaften standardisiert. Dies vereinfachte den konzerninternen Stellenwechsel und erhöhte die Benutzerfreundlichkeit.
• Effizienzsteigerungen: Der Übergang von manuellen Dokumenten zu digitalen Anhängen in SAP reduzierte den administrativen Aufwand und verbesserte die Ressourcennutzung.
• Kostensenkungen: Die Kosten pro Bericht für die Rechnungsverarbeitung sanken, was sich positiv auf die finanzielle Performance auswirkte.
• Verbesserte Kommunikation: Regelmäßige Meetings und die kontinuierliche Zusammenarbeit mit Mobilexpense führten zu Prozessverbesserungen und erhöhter Compliance. 
• Flexible Kartenintegration: Knauf konnte nun verschiedene Arten von Kreditkarten in die Ausgabenplattform Mobilexpense integrieren, darunter auch Lodge Cards und privat finanzierte Karten. Diese Flexibilität ermöglichte maßgeschneiderte Lösungen für unterschiedliche Geschäftsanforderungen.
• Benutzerzufriedenheit: Die Endanwender lobten besonders die einfache Handhabung der Mobilexpense-App, die es ihnen ermöglicht, Belege in Sekundenschnelle zu erfassen und hochzuladen. 

Darüber hinaus überträgt Knauf mit Mobilexpense Belegkopien gemeinsam mit den Buchhaltungsdateien direkt ins ERP-System (optisches Archiv). Diese Automatisierung entlastet das Knauf-Finanzteam spürbar und macht die lästige Suche nach Belegen überflüssig. 

Außerdem hat Knauf kürzlich eine neue Initiative gestartet und freut sich über die Aktivierung der OCR-Technologie (Optical Character Recognition, auf Deutsch: optische Zeichenerkennung). Diese Integration extrahiert automatisch wichtige Informationen aus Belegen und Rechnungen, wodurch die manuelle Eingabe der Daten entfällt.

Ergebnisse im Überblick 

Durch die Zusammenarbeit mit Mobilexpense konnte Knauf seine Effizienz steigern, Kosten reduzieren und die globale operative Abstimmung verbessern. 

Die kontinuierliche Verbesserung, der proaktive Kundenservice und das benutzerfreundliche Design von Mobilexpense waren ausschlaggebend für diese Erfolge. Günter Müller lobte die einfache Anwendung und die unterstützende Zusammenarbeit mit Mobilexpense. 

Die Implementierung von Mobilexpense bei Knauf hat den Wert schlanker Prozesse, effektiver Kommunikation und kontinuierlicher Verbesserungen deutlich hervorgehoben. 

Knauf hat erfahren, was es bedeutet, durch ein straffes Finanz- und Ausgabenmanagement operative Höchstleistungen zu erreichen. 

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