Wie Ausgaben für Proximus mit Mobilexpense unsichtbar geworden sind

Eine belgische Erfolgsstory

Proximus ist ein belgischer Anbieter von digitalen Dienstleistungen und Kommunikationslösungen, der auch international tätig ist. Das Unternehmen bietet kundenorientierte Lösungen und Produkte mit dem Schwerpunkt auf Innovation, um nachhaltiges Wachstum zu schaffen.

Das Unternehmen wurde 1992 als Belgacom S.A. gegründet und 2014 in Proximus umbenannt. Es hält etwa 45 % des belgischen Telekommunikationsmarktes und zählte im Jahr 2022 fast 12.000 Beschäftigte.

Proximus ist seit 2008 zufriedener Kunde von Mobilexpense.

Spesenmanagement unsichtbar gemacht

Henrik Ahtela, ist als Finance Systems and Process Manager bei Proximus für die Implementierung neuer Technologien und Dienstleistungen wie Mobilexpense verantwortlich.

Mobilexpense ist in die SAP-Anwendung von Proximus integriert, so dass die Ausgaben der Mitarbeiter automatisch in das ERP-System gebucht werden können. Die Benutzer geben ihre Ausgaben in die App und unser optisches Zeichenerkennungssystem erkennt die Ausgabendaten (Betrag, Mehrwertsteuer, Händler usw.) und füllt die entsprechenden Felder aus.

Die Benutzerfreundlichkeit der App wird dadurch erhöht, dass Nutzer ein Foto von ihrer Quittung machen können und die passende Kreditkarten Funktionalität. Beides verbessert die Genauigkeit und sorgt für schnellere Erstattungen.

"Mobilexpense ist für uns fast zu einem unsichtbaren System geworden. Wir müssen es kaum beachten, und es funktioniert zur Zufriedenheit aller".

Henrik Ahtela - Finance Systems & Process Manager, Proximus

Geringere Arbeitsbelastung

Mobilexpense wurde bei Proximus zunächst eingeführt, um die Arbeitsbelastung in der Buchhaltung zu reduzieren. Im Jahr 2019 bekundete Proximus sein Interesse an einem Upgrade seiner Mobilexpense-Lösung und der Integration der mobilen App, um die Prozesse weiter zu vereinfachen. Ein Teil dieser Vereinfachung bestand darin, Kreditkartentransaktionen in die Lösung zu importieren, um den Abgleichprozess zu vereinfachen.

"Mitarbeiter, die geschäftlich viel unterwegs sind, und ihre Assistenten genießen jetzt zusätzliche Effizienz."

Laurence Kervyn de Meerendre - Leiterin der Unternehmensbuchhaltung- Proximus

Nutzerprofile

Eine wichtige Anforderung für Proximus war die Möglichkeit, verschiedene Benutzerprofile zu erstellen, einschließlich eines reduzierten Umfangs für Fachkräfte, die nur bestimmte Arten von Kosten ausgeben können. Benutzerprofile sind eine Schlüsselkomponente von Mobilexpense und machen es zu einer effektiven Lösung für große Unternehmen mit mehreren Hierarchieebenen oder Arbeitsbereichen.

Höchste Sicherheit

Als Telekommunikationsdienstleister hat Proximus hohe Sicherheitsstandards, die von Mobilexpense erfüllt wurden. Zahlreiche Tests haben die Sicherheit der mobilen App gewährleistet, und die Nutzer von Proximus nutzen die App nun gerne, um Ausgaben unterwegs zu erfassen und zu genehmigen.