Was ist ein Eigenbeleg?

Hauptmerkmale eines Eigenbelegs

1. Was ist der Zweck eines Eigenbelegs?
Ein Eigenbeleg dient als Ersatznachweis für eine geschäftliche Ausgabe, wenn der Originalbeleg verloren gegangen oder nicht verfügbar ist.

2. Welche Angaben sollte ein Eigenbeleg enthalten?
Ein Eigenbeleg sollte bestimmte Informationen enthalten, um als gültiger Ersatznachweis zu dienen. Dazu gehören das Datum der Ausgabe, der Betrag, die Art der Ausgabe sowie eine Begründung für das Fehlen des Originalbelegs. Zudem muss der Eigenbeleg von der oder dem Mitarbeitenden unterschrieben werden.

3. Welche rechtliche Bedeutung hat ein Eigenbeleg?
Ein Eigenbeleg ist eine formelle Erklärung, mit der Mitarbeitende bestätigen, dass die Angaben wahrheitsgemäß sind. Unternehmen können zusätzliche Anforderungen festlegen, um Missbrauch zu verhindern.

4. Sollte ein Unternehmen einen Eigenbeleg akzeptieren?
Die Entscheidung liegt bei der Finanz- oder Compliance-Abteilung des Unternehmens, um sicherzustellen, dass der Eigenbeleg den internen Richtlinien entspricht.

5. Wann wird ein Eigenbeleg im Spesenprozess verwendet?
Ein Eigenbeleg sollte nur erstellt werden, wenn keine andere Dokumentation der Ausgabe verfügbar ist.

Beispiel für einen Eigenbeleg

Ein Mitarbeitender verliert die Quittung für ein Geschäftsessen. Um die Ausgabe dennoch nachzuweisen, erstellt die Person einen Eigenbeleg, der das Datum, den Betrag, den Zweck des Essens sowie die Namen der Teilnehmenden enthält. Zudem wird eine Erklärung vermerkt, warum der Originalbeleg fehlt.

Vorteile der Nutzung eines Eigenbelegs

• Verantwortlichkeit: Stellt sicher, dass Mitarbeitende für die angegebenen Ausgaben rechenschaftspflichtig sind.
• Compliance: Unterstützt die Einhaltung interner Richtlinien und steuerlicher Vorschriften, wenn ein Beleg fehlt.
• Nachvollziehbarkeit: Ermöglicht eine geordnete Dokumentation und reduziert das Risiko fehlerhafter oder betrügerischer Spesenabrechnungen.

Ein Eigenbeleg sollte immer mit größter Sorgfalt genutzt werden, um Transparenz und Regelkonformität im Spesenmanagement sicherzustellen.