Was ist eine Spesenabrechnung?

Wichtige Grundsätze einer Spesenabrechnung

1. Was ist der Zweck einer Spesenabrechnung?
   Eine Spesenabrechnung dient der Erstattung geschäftlich bedingter Ausgaben. Typische Kategorien sind Transport, Unterkunft, Verpflegung, Geschäftsessen und sonstige Geschäftsausgaben.

2. Welche Nachweise sind für eine Spesenabrechnung erforderlich?
   In der Regel müssen Belege wie Quittungen oder Rechnungen eingereicht werden, die Angaben zu Datum, Betrag und Verwendungszweck enthalten. Welche Nachweise erforderlich sind, hängt von den jeweiligen Unternehmensrichtlinien ab.

3. Wie wird eine Spesenabrechnung eingereicht?
   Mitarbeitende erfassen ihre Ausgaben in einem Spesenbericht und reichen diesen zur Genehmigung ein – oft über eine digitale Lösung für das Spesenmanagement.

4. Wie erfolgt die Genehmigung einer Spesenabrechnung?
   Unternehmen definieren eine Spesenrichtlinie, die Mitarbeitende einhalten müssen. Nach Prüfung durch Vorgesetzte oder zuständige Teams wird die Erstattung freigegeben.

5. Was bedeutet Erstattung?
   Eine Spesenabrechnung wird erstattet, wenn alle Richtlinien eingehalten wurden und der Antrag nach Prüfung genehmigt wurde. Die Rückerstattung erfolgt dann in der Regel über die Buchhaltung des Unternehmens.

Beispiel für eine Spesenabrechnung:

Eine Geschäftsreise kostet 940 € für Flug, Hotel, Verpflegung und Taxis. Die oder der Mitarbeitende reicht eine Spesenabrechnung mit den entsprechenden Belegen ein. Nach der Genehmigung erfolgt die vollständige Erstattung in Höhe von 940 €.

Enthält eine Spesenabrechnung beispielsweise einen Posten wie „Alkohol 40 €“, kann diese abgelehnt werden, wenn alkoholische Getränke laut Unternehmensrichtlinie nicht erstattet werden. In diesem Fall muss die oder der Mitarbeitende die Abrechnung überarbeiten oder eine Begründung für den Posten liefern.

Eine Spesenabrechnung ist der erste Schritt im Erstattungsprozess und hilft Unternehmen, Ausgaben transparent und regelkonform zu verwalten.