Was ist eine Verpflegungspauschale?

Wichtige Grundsätze der Verpflegungspauschale:

Was ist der Zweck einer Verpflegungspauschale?

• Die Verpflegungspauschale deckt den Verpflegungsmehraufwand, also zusätzliche Verpflegungskosten auf Dienstreisen.
• Die Übernachtungspauschale kann genutzt werden, wenn keine Hotelrechnung vorliegt.
• Die Pauschalen ersetzen die Notwendigkeit, einzelne Belege für Mahlzeiten oder Übernachtungen einzureichen.

Wie hilft eine Verpflegungspauschale bei der Einhaltung der Reiserichtlinien?

• Stellt sicher, dass Ausgaben innerhalb der gesetzlichen Vorgaben bleiben.
• Bietet einheitliche Sätze für alle Mitarbeitenden und erleichtert so Budgetierung und Finanzplanung.
• Die Beträge sind gesetzlich festgelegt und unterscheiden sich je nach Reiseland. Eine vollständige Liste der aktuellen Sätze für das Inland und Ausland findet sich in den offiziellen Tabellen des Bundesfinanzministeriums.

Beispiel der Verpflegungspauschale

Ein Mitarbeitender reist geschäftlich für einen Tag nach München. Für diesen Tag erhält sie oder er eine Verpflegungspauschale von 14 € (bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden). Bei einer vollen 24-stündigen Abwesenheit steigt die Pauschale auf 28 €. Für eine Übernachtung ohne Hotelrechnung könnte eine Übernachtungspauschale von 20 € angesetzt werden.

Reist dieselbe Person ins Ausland, gelten andere Pauschalen – z. B. für eine Dienstreise nach Paris eine Verpflegungspauschale von 35 € (halbtags) bzw. 56 € (ganztags) sowie eine Übernachtungspauschale von 155 € (Stand: aktuelle BMF-Tabelle).

Vorteile einer Verpflegungspauschale

• Einfache Handhabung – Erleichtert die Spesenabrechnung und reduziert den Verwaltungsaufwand.
• Kalkulierbarkeit – Unterstützt Unternehmen bei der Budgetierung und Kostenkontrolle.
• Regelkonformität – Stellt sicher, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.
• Effizienz – Beschleunigt den Erstattungsprozess, da komplexe Belegprüfungen entfallen.

Die Verpflegungspauschale und die Übernachtungspauschale ermöglichen eine transparente, standardisierte und gesetzeskonforme Erstattung von Reisekosten. Eine Übersicht der geltenden Pauschalen für Inland und Ausland ist beim Bundesfinanzministerium abrufbar.