Korrekter Umgang mit dem Kreditkarten-Datenfeed

Was ist ein Datenfeed?

Ein Datenfeed ist eine automatische Übertragung von Bankdaten an ein externes Softwarepaket. Im Fall eines Kreditkarten-Datenfeeds betrifft dies die Transaktionsdaten.

Sämtliche Ausgaben, die mit einer Kreditkarte bezahlt wurden, werden, zusammen mit allen relevanten Informationen der Transaktion, automatisch übertragen.

Zu den Informationen gehören Betrag, Datum, Valuta, Wechselkurs, Name des Verkäufers / Ausstellers der Rechnung, Händlercode (MCC - merchant category code) und weitere Angaben.

Wie funktioniert es?

Durch das Aktivieren eines Datenfeeds können Mitarbeiter, die eine Corporate Kreditkarte pro-aktiv nutzen, über ihre Transaktionen auf dem Laufenden gehalten werden.

Mit Realtime Push-Nachrichten kann pro Transaktion ein entsprechender Beleg angefordert werden. Für den betroffenen Mitarbeiter erleichtert dies die Rechtfertigung seiner betrieblichen Ausgaben. Als Resultat werden zudem die administrativen Prozesse der Kreditkartenabrechnungen deutlich beschleunigt und zugleich effektiver. Die Buchhaltung weiß immer, ob alles komplett ist oder ob noch Belege fehlen.

Für welche Karten?

Die Verfügbarkeit eines automatischen Datenfeeds ist vom Kartentyp (Anbieter) und dem Herausgeber der Karte abhängig. Der Herausgeber ist im Normalfall Ihr Kreditinstitut.

Nutzt Ihre Organisation beispielsweise AMEX Kreditkarten? Dann ist die Prozedur simpel; AMEX arbeitet nämlich als einziges Netzwerk ohne eine Bank als Herausgeber. AMEX hat direkten Kontakt mit seinen Kunden. Das Erstellen eines Datenfeeds ist entsprechend einfach und obendrein gratis.

Verwenden Sie eine Mastercard von Ihrer Bank, ist es etwas komplizierter, aber dennoch möglich. Bei einer Mastercard muss das Kreditinstitut als Herausgeber über eine sogenannte Smart Data Online Lizenz von Mastercard verfügen.

Diese Lizenz ist erforderlich, um überhaupt Datenfeeds für Endkunden aktivieren zu können. In den Niederlanden verfügen unter anderem ICS und ING über eine solche Smart Data Online Lizenz, die Rabobank jedoch (noch) nicht. Verwenden Sie von der Rabobank herausgegebene Kreditkarten, ist die Einrichtung eines Datenfeeds derzeit noch nicht möglich.

Mit VISA Karten ist es aktuell noch komplizierter. Es steht nämlich (noch) kein “Produkt” zur Verfügung, um Transaktions-Datenfeeds einzurichten. Banken können demnach keine Lizenz erhalten. Möchten Sie VISA-Transaktionen automatisch empfangen, muss die Bank als Herausgeber der Karte den Datenfeed selbst entwickeln und Ihnen die Transaktionen zusenden.

Sie sind in diesem Fall dem Wohlwollen der Bank ausgeliefert, einen solchen Datenfeed zu entwickeln. Unseren Informationen zufolge existieren derzeit keine Banken, die einen Datenfeed für VISA Karten anbieten.

Kein Datenfeed möglich?

Ist das Einrichten eines Datenfeeds für Ihre Kreditkarten-Transaktionen nicht möglich? Dies ist kein Grund zur Sorge!

Expense Management Tools bieten oftmals eine Lösung. Die Abrechnungen, die Sie monatlich von Ihrem Kreditkartenanbieter erhalten, können durchweg und einfach importiert werden.

Transaktionen werden automatisch ausgelesen und dem entsprechenden Mitarbeiter zugeordnet. Bereits vorhandene Belege werden unmittelbar an die passende Transaktion gekoppelt.

Ist noch kein Beleg vorhanden, kann dieser zu einem späteren Zeitpunkt hinzugefügt werden. Diese Arbeitsmethode ist in den Niederlanden die kosteneffizienteste Alternative zur automatischen Verarbeitung von VISA Karten.

Datenfeed Management

Ein weiterer Vorteil der Expense Management Lösung ist, dass Mitarbeiter sämtliche betrieblichen Ausgaben in nur einer, benutzerfreundlichen App verwalten und rechtfertigen können.

Das Fotografieren eines Beleges ist mit einem Smartphone im Handumdrehen geschehen. Neben einer aktuellen Übersicht der verfügbaren Kreditkarten-Transaktionen hat der Mitarbeiter ebenfalls Realtime Einblick in Kilometerabrechnungen und privat vorgelegte Aufwendungen, die nach Prüfung vom Arbeitgeber erstattet werden.

Die Lösung mit Mobilexpense

Mobilexpense steht für benutzerfreundliche und einfach zu installierende Plug & Play Apps. Der Datenfeed-Import geschieht in Realtime (Echtzeit). Bei einigen Kartenanbietern erscheint die Bezahlung in der App sogar vor dem Drucken des Beleges!

Mitarbeiter erhalten umgehend eine Push-Nachricht, wodurch das Fehlen eines Beleges in der Buchhaltung fast unmöglich wird. So wird die geschäftliche Tasse Kaffee mit der Buchhaltung besonders angenehm, da man den Beleg in der App auch in Echtzeit genehmigen kann.

Darüber hinaus unterstützt Mobilexpense (automatische) Uploads aller Arten von Abrechnungen im CSV- oder PDF-Dateiformat und macht keinen Unterschied, was den Herausgeber der Karte betrifft.

Melden Sie sich jetzt gratis an und erleben Sie selbst, wie Sie mit Mobilexpense durchschnittlich mehr als 50% bei der Verarbeitung von Kreditkartenausgaben sparen können.