So optimieren Sie die Auslagenerstattung für Ihre Mitarbeitenden

Nahezu jedes Unternehmen führt routinemäßig eine Auslagenerstattung für Mitarbeitende durch, um sie für verauslagte Kosten zu entschädigen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit entstehen.

Kosten, die Ihre Mitarbeitenden während ihrer Arbeit tätigen, gelten letztlich als Ausgaben Ihres Unternehmens.

Dazu zählen unter anderem verauslagte Kosten für Benzin, Geschäftsreisen, Übernachtungen, Mahlzeiten, medizinische Behandlungen und Unterhaltungskosten.

Wie Sie die Auslagenerstattung Ihrer Mitarbeitenden organisieren, spiegelt Ihre Effizienz als Unternehmen und Arbeitgeber wider.

Dieser Artikel enthält wertvolle Tipps zur Auslagenerstattung für Mitarbeitende, die dazu beitragen, Ihre Mitarbeitenden zufriedenzustellen und zu halten, sowie Ihr Unternehmen effizienter zu führen.

Was ist eine Auslagenerstattung für Mitarbeitende?

Unter der Auslagenerstattung für Mitarbeitende versteht man den Vorgang, bei dem Mitarbeitende für verauslagte Kosten entschädigt werden, die ihnen bei der Ausübung ihrer Arbeit entstanden sind.

In der Regel erstattet ein Unternehmen die verauslagten Kosten, die ein Mitarbeitender für geschäftliche Zwecke aus eigenen Mitteln aufgewendet hat.

Es gibt verschiedene Arten der Auslagenerstattung für Mitarbeitende:

• Sie kennen vermutlich bereits Ausgaben wie Kraftstoff, Reisen, Weiterbildung, Arbeitsmaterialien, Werkzeuge und andere damit verbundene verauslagte Kosten.
• Unterhaltungskosten sind eine weitere Kategorie, die Geschenke für Kunden oder Geschäftsessen umfasst.
• Das Unternehmen kann außerdem verauslagte Kosten für Umzugskosten, Transport und Unterkünfte erstatten. Auch Studiengebühren für weiterführende akademische Abschlüsse und Kosten für die Kinderbetreuung können Mitarbeitenden rückerstattet werden.
• Kilometerpauschalen und Reisekostenerstattungen stellen wichtige Kategorien dar. Ihre spezifischen Merkmale unterscheiden sie von anderen Arten der Auslagenerstattung.
• Standardisierte Kilometerpauschalen ermöglichen es Arbeitgebern, ihren Mitarbeitenden verauslagte Kosten für Kraftstoff und Fahrzeugverschleiß zu erstatten. Zusätzlich können Arbeitgeber eine Tagespauschale für Unterkunft, Verpflegung und Reisekosten anbieten.
• Programme zur Rückerstattung medizinischer Ausgaben ermöglichen es Unternehmen, ihren Mitarbeitenden verauslagte Kosten für gesundheitliche Ausgaben zu erstatten.
• Eine weitere Art der Auslagenerstattung ist der Mitarbeitenden-Zuschuss. Zuschüsse bieten eine flexible Möglichkeit, zusätzliche Vorteile und Vergünstigungen in Ihrem Unternehmen anzubieten, um Top-Talente anzuziehen und zu binden. Sie ermöglichen es, eine monatliche Pauschale für Mitarbeitende festzulegen und die Leistungen individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen.

Mitarbeitende reichen Anträge auf Auslagenerstattung ein, um ihre Ausgaben genehmigen zu lassen.
Beliebte Zuschüsse umfassen die Rückerstattung von Kosten für Gesundheitsleistungen, Wohlbefinden, Weiterbildung, Transport und andere Ausgaben.

Der Prozess der Auslagenerstattung für Mitarbeitende

Der Genehmigungsprozess umfasst alle Schritte, die eine Erstattungsanfrage in Ihrem Unternehmen durchläuft. Der Ablauf startet, wenn ein Mitarbeitender eine Anfrage zur Auslagenerstattung einreicht, die dann zur Prüfung und Genehmigung an eine Führungskraft übergeben wird.

Je nach Art der Erstattungsanfrage kann der Prozess auch eine zweite Genehmigungsrunde durch die Finanzabteilung umfassen.

Mit einer zentralen Plattform können Ausgaben effizienter verwaltet werden, da sie zeitintensive, repetitive und fehleranfällige Prozesse überflüssig macht.

So erstellen Sie eine Richtlinie für die Auslagenerstattung

Egal, welche Methode Sie für die Erstattung von Mitarbeiterausgaben wählen, eine klare und gut durchdachte Richtlinie für die Auslagenerstattung ist unerlässlich.

Auf diese Weise sind Ihre Mitarbeitenden informiert und wissen, welches Budget ihnen zur Verfügung steht, sowie wie sie ihre Ausgaben nachverfolgen und verwalten können. Sie erfahren zudem, wie und wann sie mit einer Erstattung rechnen können.

Die Erstellung einer Richtlinie zur Auslagenerstattung für Ihr Unternehmen umfasst fünf zentrale Schritte:

1. Definieren Sie Ausgabenkategorien: Klare und eindeutige Kategorien sind essenziell, da sonst die Wahrscheinlichkeit für Missverständnisse und Fehler zunimmt.
2. Sichern Sie sich die Akzeptanz der Mitarbeitenden: Ermitteln Sie durch Feedback Ihrer Mitarbeitenden, was sie als faire Richtlinie für die Auslagenerstattung betrachten.
3. Legen Sie klare Regeln fest: Mitarbeitende halten sich eher an die Richtlinien, wenn die Regeln, Einschränkungen und Prozesse einfach und verständlich sind.
4. Etablieren Sie einen effizienten Genehmigungsprozess: Die Genehmigung sollte schnell, korrekt und für die Mitarbeitenden möglichst unkompliziert sein. 
5. Kommunizieren Sie die Richtlinie umfassend: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden die Richtlinie verstehen und jederzeit leicht darauf zugreifen können, damit sie stets präsent bleibt.

Die Herausforderungen des manuellen Ausgabenmanagements

Unternehmen können kaum effizient arbeiten, wenn ihnen der Überblick darüber fehlt, wohin ihr Geld fließt.

Trotzdem fehlt es vielen Unternehmen weiterhin an effektiven Richtlinien und Prozessen, um ihre Ausgaben nachvollziehbar zu dokumentieren.

Ein Beispiel ist der Ausgabenbetrug: Laut dem britischen Betrugspräventionsdienst Cifas nahmen die Fälle von betrügerischem Verhalten im Jahr 2023 um nahezu 40 % zu.

Egal, ob es sich um Betrug, menschliche Fehler, doppelte Abrechnungen oder Schwierigkeiten beim Verfolgen von Belegen handelt – ineffektives Ausgabenmanagement kann die Effizienz eines Unternehmens stark beeinträchtigen.

Auch bei den zunehmenden Reisekosten haben viele Unternehmen Probleme, ihre Ausgaben im Griff zu behalten, da oft zu viel für Reisen bezahlt wird.

Ohne klare Richtlinien und Prozesse, die Mitarbeitende bei ihren Entscheidungen unterstützen, lassen sich solche Kosten nur schwer steuern.

Optimierung der Mitarbeitendenerfahrung

Angesichts der Vielzahl sensibler persönlicher und finanzieller Informationen im Ausgabenmanagement ist ein ungesichertes System mit isolierten Prozessen für Unternehmen keine Option mehr.

Veraltete Methoden im Ausgabenmanagement, die Daten aus unterschiedlichen Systemen nutzen, führen oft zu Problemen.

Dazu zählen unter anderem unerwartete Kosten, eine unzureichende Übersicht darüber, wer Geld ausgibt, welche Anschaffungen getätigt werden und warum bestimmte Ausgaben notwendig sind.

Ein wesentlicher Nachteil ist die unzusammenhängende Nutzererfahrung. In zahlreichen Unternehmen geben Mitarbeitende ihre Ausgaben in einer App ein, während die Erstattung über ein separates System erfolgt. Der Prozess kann dadurch fragmentiert wirken.

Manuelles Reporting kann zu Fehlern, veralteten Informationen und einer lückenhaften Erfassung von Zeit und Kosten im Unternehmen führen.

Für Unternehmen, die täglich Hunderte von Spesenabrechnungen bearbeiten, können die Kosten erheblich sein. Die Global Business Travel Association schätzt, dass die manuelle Bearbeitung einer einzigen Abrechnung durchschnittlich 20 Minuten dauert und 58 US-Dollar kostet.

Was versteht man unter automatisiertem Ausgabenmanagement?

Automatisiertes Ausgabenmanagement bezieht sich auf den Einsatz von Software, um den gesamten Prozess von der Einreichung über die Genehmigung bis hin zur Prüfung und Erstattung zu verwalten. 

Mobile Apps, die eine schnelle und unkomplizierte Rückerstattung ermöglichen, sind eine hervorragende Lösung für Unternehmen mit aufwendigen Spesenabrechnungen.

Warum sollte man das Ausgabenmanagement automatisieren?

Automatisierte Systeme, die manuelle Eingabeformulare ersetzen, können die Bearbeitungszeit für Ausgabenabrechnungen erheblich verkürzen.

Zu den Vorteilen von Lösungen wie Mobilexpense gehören: 

• Die Möglichkeit, den gesamten Ausgabenmanagement-Prozess von Anfang bis Ende zu automatisieren und zu integrieren.
• Verschafft Ihnen einen vollständigen Überblick darüber, aus welchen Abteilungen die Ausgaben stammen und warum.
• Manuelle Prozesse und Eingaben entfallen, wodurch Sie Ihre Ausgaben mühelos im Blick behalten können.
• Genehmigungen erfolgen schneller, und Mitarbeitende werden rechtzeitig erstattet.

Automatisierte und pünktliche Erstattungen tragen zu einem effizienten und reibungslosen Ausgabenmanagement bei, das Mitarbeitende zufrieden und motiviert hält.

Ein effektiver Erstattungsprozess trägt dazu bei, neue Talente anzuziehen und bestehende Mitarbeitende im Unternehmen zu halten.

Ein reibungsloser Prozess sorgt dafür, dass Mitarbeitende ihre verauslagten Kosten zügig erstattet bekommen und ermöglicht eine präzise Übersicht über die in den Geschäftsbetrieb investierten Mittel.

Software für das Ausgabenmanagement

Mobilexpense stellt eine Reihe von Lösungen bereit, die Unternehmen dabei unterstützen, Zeit zu sparen und ihre Ausgaben effizient zu verwalten.

Diese reichen von Beratungsleistungen, die Ihnen helfen, Reisedaten zu analysieren, bis hin zu unserer mobilen App, mit der Sie Belege überall automatisch scannen können.

Mit unserer automatisierten Ausgabenmanagement-Lösung gestalten Sie den Prozess nicht nur einfacher, sondern behalten auch die Flexibilität, Ihre individuellen Richtlinien zu definieren.

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