Reisekostenpauschalen 2025: Alle Werte und Informationen
Geschäftsreisen sind für viele Unternehmen ein fester Bestandteil des Arbeitsalltags. Ob Kundentermine, Schulungen oder Messen – wer beruflich reist, ist mit einer Vielzahl an Kosten konfrontiert.
Neben Transport und Unterkunft spielt vor allem die Verpflegung eine zentrale Rolle, da Mahlzeiten unterwegs oft teurer sind als zuhause oder in der Kantine. Um diese Mehrkosten zu decken, gibt es die gesetzlich festgelegten Reisekostenpauschalen.
Doch wie funktionieren Reisekostenpauschalen genau? Welche Beträge gelten für das Jahr 2025, und was ändert sich gegenüber dem Vorjahr? Dieser Artikel bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über die aktuellen Werte, die rechtlichen Grundlagen und die praktische Anwendung der Pauschalen in Ihrem Unternehmen.
Was sind Reisekostenpauschalen?
Reisekostenpauschalen sind steuerlich anerkannte Pauschalbeträge, die Arbeitnehmern oder Selbstständigen für Mehraufwendungen auf Dienstreisen erstattet werden. Sie decken vor allem Kosten für Verpflegung, Unterkunft und Fahrtkilometer, ohne dass Belege eingereicht werden müssen. Dies vereinfacht die Abrechnung erheblich und spart Unternehmen sowie Mitarbeitenden wertvolle Zeit.
Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, Reisekosten abzurechnen:
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Tatsächliche Ausgaben: Hierbei werden alle entstandenen Kosten belegt und dem Unternehmen zur Erstattung vorgelegt. Dies umfasst beispielsweise Hotelrechnungen, Restaurantbelege oder Bahntickets. Voraussetzung ist, dass die Ausgaben konform mit den Reisekostenrichtlinien des Unternehmens sind.
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Pauschale Erstattung: Anstelle von Belegen kann der Arbeitgeber steuerfreie Reisekostenpauschalen zahlen. Diese sind nicht verpflichtend, bieten aber eine effiziente und transparente Möglichkeit, Mitarbeitende zu unterstützen.
Anspruch auf Reisekostenpauschalen
Ein Anspruch auf Reisekostenpauschalen besteht für Arbeitnehmer grundsätzlich, wenn sie dienstlich mehr als acht Stunden unterwegs sind. Der Arbeitgeber ist jedoch nicht verpflichtet, diese Pauschalen zu zahlen. Falls keine Erstattung durch den Arbeitgeber erfolgt, können die Kosten in der jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Für das Steuerjahr 2025 gilt weiterhin der Freibetrag von 1.230 Euro für Werbungskosten, sofern keine höheren beruflich bedingten Ausgaben nachgewiesen werden können.
Reisekostenpauschalen 2025: Alle aktuellen Werte
Verpflegungspauschale 2025
Die Verpflegungspauschale wird gestaffelt nach der Abwesenheitsdauer berechnet:
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Ab 8 Stunden Abwesenheit: 14 Euro pro Tag
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Ab 24 Stunden Abwesenheit: 28 Euro pro Tag
Wichtig: Die ursprünglich geplante Erhöhung der Pauschalen wurde im Rahmen des Wachstumschancengesetzes nicht umgesetzt. Somit bleiben die Werte aus 2024 auch im Jahr 2025 bestehen.
Besonderheit für Berufskraftfahrer: Die zusätzliche Verpflegungspauschale für Berufskraftfahrer beträgt seit dem 1. Januar 2024 9 Euro pro Kalendertag und gilt auch für 2025.
Verpflegungspauschalen 2025 für das Ausland
Die Pauschalen für Geschäftsreisen ins Ausland variieren je nach Land. Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht jährlich eine aktualisierte Liste mit den spezifischen Werten für einzelne Staaten.
Für viele europäische Länder sowie internationale Geschäftsreiseziele haben sich die Pauschalen für 2025 gegenüber 2024 geändert. Beispielsweise wurde die Pauschale für Geschäftsreisen nach Frankreich und in die USA leicht angehoben, während sie für einige asiatische Länder gesenkt wurde. Eine vollständige Übersicht der neuen Auslandspauschalen ist auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen abrufbar.
Hinweis: In der verlinkten PDF-Datei des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) sind alle Beträge, die sich im Vergleich zum Vorjahr geändert haben, fettgedruckt hervorgehoben. Eine vollständige Übersicht der aktuellen Spesenpauschalen für über 180 Länder und Landesteile finden Sie direkt im offiziellen BMF-Schreiben. Hier geht’s zur Liste der Reisekostenpauschalen 2025.
Übernachtungspauschale 2025
Für Dienstreisen mit Übernachtung innerhalb Deutschlands gilt eine Pauschale von 20 Euro pro Nacht. Für das Ausland gelten je nach Land individuelle Pauschalen, die das Bundesministerium der Finanzen jährlich aktualisiert.
Kilometerpauschale 2025
Wer mit dem eigenen Fahrzeug dienstlich unterwegs ist, kann folgende Kilometerpauschalen ansetzen:
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PKW: 0,30 Euro pro Kilometer
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Motorrad/Moped: 0,20 Euro pro Kilometer
Diese Werte gelten für das In- und Ausland und bereits ab dem ersten Kilometer.
Reisekostenabrechnung leicht gemacht mit Mobilexpense
Reisekostenabrechnungen sind oft komplex, insbesondere wenn mehrere Mitarbeitende in verschiedenen Ländern mit unterschiedlichen Spesensätzen reisen. Fehlberechnungen können zu finanziellen Verlusten oder steuerlichen Nachteilen führen.
Die Mobilexpense App bietet eine effiziente Lösung, um Reisekosten einfach und gesetzeskonform zu verwalten:
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Automatische Berechnung der aktuellen Pauschalen für In- und Ausland
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Berücksichtigung individueller Unternehmensrichtlinien
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Digitale Belegverwaltung und Abrechnung in wenigen Klicks
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Integration mit bestehenden ERP- und Buchhaltungssystemen
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Automatisierte Einhaltung steuerrechtlicher Vorgaben und GoBD-konforme Verwaltung
Durch den Einsatz einer digitalen Lösung wie Mobilexpense reduzieren Unternehmen den administrativen Aufwand erheblich und stellen sicher, dass alle Reisekosten korrekt erfasst, erstattet und steuerrechtlich konform dokumentiert werden.
Optimierte Reisekostenabrechnung 2025
Reisekostenpauschalen sind ein wichtiger Bestandteil der geschäftlichen Mobilität. Auch im Jahr 2025 bleiben die geltenden Werte weitgehend stabil, was Unternehmen Planungssicherheit gibt.
Mit digitalen Lösungen wie Mobilexpense können Unternehmen die Abrechnung von Reisekosten optimieren, Zeit sparen und Compliance-Risiken vermeiden. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: den Erfolg Ihrer Geschäftsreisen.
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